CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT ĐỂ ĐÀO TẠO CHÉO NHÂN VIÊN

Bạn có đang đào tạo chéo nhân viên của mình và trao quyền cho họ để phát huy hết tiềm năng của họ không? Trong hướng dẫn về các phương pháp hay nhất này, chúng ta thảo luận về đào tạo chéo là gì, cách bắt đầu và những lợi ích bạn có thể mong đợi từ việc đào tạo chéo cho nhân viên của mình.

Đào tạo chéo luôn là một cách phổ biến để mở rộng năng lực của lực lượng lao động và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Ngày nay, với yêu cầu về kỹ năng không ngừng phát triển, các công ty có thể hưởng lợi từ việc đào tạo chéo nhân viên để tối đa hóa nguồn nhân tài sẵn có. Và họ đang đi đúng hướng. Đào tạo chéo là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện hiệu suất của cả cá nhân và nhóm, nâng cao hiệu quả của nhân viên tại nơi làm việc.

Vậy, bạn làm cách nào để đào tạo chéo nhân viên của mình? Có tập hợp các phương pháp hay nhất nào có thể giúp bạn tăng cường tác động của nó không? Trước khi thảo luận về những câu hỏi này, chúng ta hãy xem xét định nghĩa về đào tạo chéo nhân viên một cách chi tiết hơn.

Đào tạo chéo nhân viên là gì?

Đào tạo chéo nhân viên là quá trình giúp nhân viên tiếp thu các kỹ năng bên ngoài vai trò trực tiếp của họ. Nó có thể bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, nhưng thông thường, các công ty tập trung vào kỹ năng cứng khi đào tạo chéo nhân viên của họ. Điều này là do các kỹ năng mềm phổ biến hơn rất nhiều và gần như phù hợp với mọi công việc.

Ví dụ: giả sử bạn đã thuê một sinh viên tốt nghiệp có bằng cử nhân công nghệ cho vai trò nhà phát triển phần mềm. Theo thời gian, bạn nhận thấy rằng nhà tuyển dụng cũng có năng khiếu viết quảng cáo. Bạn có thể chọn đào tạo chéo nhân viên, cộng tác với nhóm tiếp thị, cuối cùng chuyển họ sang vai trò mà kiến thức về phát triển phần mềm cũng như khả năng viết quảng cáo của họ được sử dụng hiệu quả.

Đào tạo chéo sẽ đặc biệt cần thiết do khoảng cách kỹ năng ngày càng lan rộng trên toàn thế giới.
Ví dụ, Diễn đàn Kinh tế Thế giới gần đây đã báo cáo Mở một cửa sổ mới: 82% đó các công ty phải đối mặt với tình trạng thiếu kỹ năng an ninh mạng – 71% nói rằng điều này gây tổn hại trực tiếp đến tổ chức của họ. Nếu việc thuê toàn bộ nhóm an ninh mạng là không khả thi đối với một công ty, bạn có thể chỉ định một chuyên gia làm “huấn luyện viên” hoặc “cố vấn” cho các buổi đào tạo chéo, mời các chuyên gia công nghệ quan tâm đến lĩnh vực này tham gia.

An ninh mạng chỉ là một ví dụ – bạn có thể áp dụng đào tạo chéo trong nhiều lĩnh vực khác nhau, miễn là nó phù hợp với ngành nghề kinh doanh của bạn và có mong muốn học hỏi từ nhân viên. Bây giờ chúng ta hãy khám phá các phương pháp hay nhất để bắt đầu.

Các phương pháp hay nhất dành cho nhân viên đào tạo chéo

Một số nghiên cứu khẳng định lại sự cần thiết của việc đào tạo chéo nhân viên. Ví dụ, PwC nhấn mạnh rằng đào tạo chéo đặc biệt phù hợp trong thời đại AI, vì nó giúp xây dựng một nhóm “đa ngôn ngữ” có thể nói bằng cả ngôn ngữ tập trung vào công nghệ và kinh doanh.

Dưới đây là tám phương pháp hay nhất cần ghi nhớ nếu đào tạo chéo nhân viên là ưu tiên chính của tổ chức của bạn trong năm nay:
1. Bắt đầu bằng việc phân tích (và hạn chế) rủi ro

Phân tích rủi ro là bước quan trọng nhất trong việc triển khai chương trình đào tạo chéo. Bạn có thể gặp phải những rủi ro này trước khi triển khai chương trình:

Nhân viên có thể coi đó là một bài tập hạn chế chuyên môn khiến họ chuyển hướng khỏi lĩnh vực trọng tâm của mình. Các chuyên gia cấp cao đã có nhiều năm kinh nghiệm trong một lĩnh vực có thể đặc biệt quan tâm.

Nhân viên có thể trở nên lo lắng về việc sa thải sắp xảy ra vì cho rằng công ty có thể đang sử dụng kỹ năng chéo để chuẩn bị cho động thái này. Tại đây, bộ phận nhân sự sẽ phải can thiệp và trấn an nhân viên về giá trị/vai trò của họ trong tổ chức, đồng thời thông báo cho họ về lợi ích của việc đào tạo chéo.

Quy trình làm việc thường xuyên của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng trong quá trình đào tạo chéo và từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất. Để được đào tạo chéo, nhân viên không cần phải thỏa hiệp về các lĩnh vực kết quả chính cốt lõi (KRAs) và các mục tiêu hiệu suất hàng năm/hai năm một lần.

Để hạn chế những rủi ro như vậy, các công ty cần có chiến lược quản lý thay đổi mạnh mẽ trước khi đào tạo chéo nhân viên.

Điều này bao gồm bốn thành phần: giao tiếp, phản hồi, xác định “những nhà vô địch” về thay đổi và sắp xếp lại.

Bước đầu tiên là truyền đạt nhu cầu và lợi ích của việc đào tạo chéo cho toàn bộ lực lượng lao động. Họ sẽ thu được lợi ích gì từ cuộc tập trận này? Ngược lại, tác động bất lợi của việc không trải qua đào tạo chéo là gì? Bước này tạo ra cảm giác cấp bách phải thay đổi.

Tiếp theo, tiến hành một cuộc khảo sát để thu thập phản hồi về nỗi sợ hãi/nhận thức của nhân viên về đào tạo chéo. Xác định những người ủng hộ đào tạo chéo – “nhà vô địch” của bạn – để giúp nhân viên dễ dàng tham gia chương trình mới, giảm bớt mọi lo ngại.

Cuối cùng, sắp xếp lại chương trình để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của nhân viên. Ví dụ: nếu một nhóm bày tỏ lo ngại về tác động của đào tạo chéo đối với các hoạt động công việc cốt lõi, công ty có thể giải thích rằng họ dự định đầu tư vào việc giảm khối lượng công việc.

2. Hãy làm điều đó một cách tự nguyện

Không giống như các chương trình đào tạo thông thường, đào tạo chéo phải luôn mang tính tự nguyện và hướng tới một nhóm nhân viên được chọn lọc. Việc đào tạo chéo bắt buộc sẽ dẫn đến mức độ rủi ro cao làm giảm tác động của chương trình đào tạo. Nó cũng có thể làm giảm cơ hội nhận được sự ủng hộ từ lực lượng lao động của bạn.

Đó là lý do tại sao nên truyền đạt rõ ràng bản chất tự nguyện của việc đào tạo chéo nhân viên, nó sẽ tăng thêm khả năng làm việc tổng thể của họ như thế nào và các phần thưởng/khuyến khích ngắn hạn liên quan. Một cách bạn có thể làm điều này là phát động một chiến dịch tiếp thị nội bộ tập trung vào lợi ích của đào tạo chéo (được đề cập sau), dần dần thu hút sự quan tâm của lực lượng lao động của bạn.

Cuối cùng, xác định một nhóm nhân viên cụ thể sẽ trải qua đào tạo chéo – hãy nhớ rằng một số công nhân sẽ muốn tiếp tục chuyên môn hóa của mình. Những người khác có thể chỉ mới bắt đầu ở một vai trò cụ thể.

Bạn nên cân nhắc việc phân tích tiềm năng học tập của nhân viên và mời những người phù hợp nhất tham gia tự nguyện để học các kỹ năng mới ngoài vốn hiện tại của họ.

3. Các chương trình đào tạo chéo dựa trên phân tích hiệu suất

Bạn xác định chính xác nhóm nhân viên để đào tạo chéo như thế nào? Sử dụng phân tích hiệu suất.

Dữ liệu từ hệ thống quản lý hiệu suất của bạn có thể tiết lộ những hiểu biết có giá trị (và thường gây ngạc nhiên) về tiềm năng của nhân viên.

Giả sử một nhân viên được đồng nghiệp đánh giá tích cực là “đã giúp đỡ các nhóm khác, ngoài KRA”. Bạn có thể bắt đầu một cuộc thảo luận trực tiếp với các nhóm cụ thể mà nhân viên quan tâm, điều gì ở những công việc đó có vẻ hấp dẫn và liệu nhân viên có thực sự quan tâm đến việc học một kỹ năng mới hay không.

Điều thú vị là khoảng cách về hiệu suất cũng có thể làm nổi bật các cơ hội đào tạo chéo.
Ví dụ: một nhà phát triển phần mềm có hiệu suất làm việc ở mức “trung bình” nhưng được đánh giá là “đặc biệt” về kỹ năng giao tiếp và kỹ năng mềm có thể được hưởng lợi từ việc đào tạo về bán hàng.

Việc triển khai phân tích hiệu suất sẽ làm nổi bật những lĩnh vực này, đề xuất chính xác những nhân viên nào cần đưa vào chương trình đào tạo chéo năm 2020 của bạn.

4. Sử dụng các chương trình cố vấn và cố vấn ngược

Sự cố vấn có thể chứng tỏ là vô giá đối với chương trình đào tạo chéo nhân viên của bạn.

Đào tạo chéo đòi hỏi nhân viên phải mạo hiểm ra ngoài vùng an toàn của họ, thường đào sâu vào các chủ đề mà họ có rất ít kiến thức trước đó. Người cố vấn đóng vai trò là người hướng dẫn trong suốt quá trình này, làm sáng tỏ những vấn đề phức tạp và giúp người học có được bức tranh rõ ràng hơn về những gì họ có thể mong đợi.

Chương trình cố vấn cũng chứng minh giá trị thực tế của đào tạo chéo. Giả sử một nhà phát triển phần mềm đang được đào tạo về tiếp thị - bạn có thể ghép người học với một chuyên gia tiếp thị kỳ cựu có kỹ năng lãnh đạo. Sự thành công trong ngành của người cố vấn sẽ khuyến khích người học tiếp thu các kỹ năng mới, ngay cả khi người cố vấn cung cấp sự tiếp xúc hết sức quan trọng của con người vào chương trình đào tạo.

Một chiến thuật hữu ích khác là tư vấn ngược. Trong những tình huống như vậy, các chuyên gia cấp cao được ghép đôi với một thành viên nhóm cấp dưới, khuyến khích luồng ý tưởng tự do. Điều này đặc biệt hiệu quả đối với đào tạo chéo kỹ thuật số - ví dụ: một nhà tiếp thị báo in có được kỹ năng khoa học dữ liệu. Bạn có thể chỉ định một sinh viên tốt nghiệp ngành khoa học dữ liệu bản địa kỹ thuật số làm “người cố vấn ngược”, cho phép cả hai nhân viên thu được lợi ích từ bộ kỹ năng và thế giới quan của nhau.

5. Đưa yếu tố giảm khối lượng công việc vào ngân sách đào tạo chéo cho nhân viên của bạn

Không còn cách nào khác: đào tạo chéo chắc chắn sẽ đòi hỏi phải có thời gian dành riêng, khiến nhân viên rời xa công việc tạo doanh thu cốt lõi của họ. Đó là lý do tại sao bạn cần mở rộng phạm vi đầu tư, tính đến thời gian và cơ hội bị mất, bên cạnh chi phí thuê giảng viên hoặc triển khai nền tảng học tập.

Đánh giá số giờ dự kiến nhân viên sẽ dành cho việc đào tạo chéo. Tiếp theo, liên kết nó với ước tính nỗ lực liên quan, định lượng giá trị được tạo ra mỗi giờ bằng đào tạo chéo.

Liệu một chương trình đào tạo chéo trên toàn công ty có thể làm giảm khả năng thu hút khách hàng mới không? Các doanh nghiệp hiện tại có thể bị ảnh hưởng? “Chi phí cơ hội bị mất” này phải có trong ngân sách đào tạo chéo cho nhân viên của bạn.
Đây là phương pháp thực hành quan trọng nhất, đặc biệt đối với các nhà lãnh đạo cấp C và cấp C-trừ, vì nó đảm bảo tính bền vững tổng thể của sáng kiến đào tạo, hướng dẫn sáng kiến đi theo định hướng chiến lược đúng đắn.

Hơn nữa, nó giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên trong việc thực hiện đào tạo bên cạnh các trách nhiệm cốt lõi, thường xuyên của họ. Họ được đảm bảo rằng ban lãnh đạo đã dành một phần ngân sách cụ thể để giảm khối lượng công việc (tức là giảm năng suất) và có thể tập trung vào việc tiếp thu các kỹ năng mới một cách tự do hơn.

6. Đảm bảo rằng các kỹ năng đào tạo chéo có thể chuyển giao được

Khả năng chuyển giao các kỹ năng đóng một vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên đào tạo chéo ngay từ đầu.
Ví dụ: nếu một nhà phát triển phần mềm tiếp thu các kỹ năng tiếp thị ở công ty của bạn và bằng cách nào đó có thể thể hiện việc học được khi chuyển sang một công ty mới, họ sẽ quan tâm đến chương trình hơn nhiều.

Điều này không có nghĩa là những nhân viên được đào tạo chéo chắc chắn sẽ tìm kiếm những đồng cỏ xanh hơn. Còn xa - đào tạo trong các lĩnh vực liên ngành thậm chí có thể hoạt động như một chiến lược giữ chân!

Tuy nhiên, chúng tôi khuyến nghị các công ty nên lưu ý đến lợi ích và nguyện vọng lâu dài của nhân viên khi thiết kế một chương trình đào tạo chéo. Điều này có nghĩa là cung cấp các chứng chỉ và thông tin xác thực nội bộ có thể được chuyển nhượng ngay cả bên ngoài tổ chức của bạn. Có hai cách để làm điều này:

Hợp tác với các tổ chức giáo dục và tuyển chọn danh mục các khóa học phù hợp cho nhân viên tham gia. Công ty tài trợ cho khóa học (một phần hoặc toàn bộ), nhân viên áp dụng các kỹ năng mới vào nơi làm việc và bằng cấp/chứng chỉ do tổ chức cung cấp có thể được chuyển tiếp.

Hãy cân nhắc việc cung cấp cho nhân viên của bạn những thông tin xác thực vi mô. Trong mô hình này, mỗi kỹ năng được gán một huy hiệu kỹ thuật số, huy hiệu này sẽ được thêm vào danh mục kỹ năng của nhân viên sau khi hoàn thành khóa học. Bạn có thể làm cho các huy hiệu có thể chuyển nhượng được (như PwC đã làm), đảm bảo rằng nó tiếp tục phù hợp trong thời gian dài nhất có thể.

7. Đi theo lộ trình đạt được ba hướng

Điều cần thiết là phải liên kết đào tạo chéo với kết quả rõ ràng. Điều này là do các kỹ năng mà nhân viên sẽ học không nằm trong KRA trước mắt của họ, do đó cơ hội tiếp thu và duy trì có thể thấp nếu nhân viên không nhận thấy giá trị từ các kỹ năng đào tạo chéo.

Bạn có thể xem xét lộ trình kết quả theo ba hướng, bao gồm phần thưởng, sự phát triển và sự kế thừa:

Khen thưởng và công nhận: Sự công nhận là điều cần thiết đối với những nhân viên hoàn thành thành công chương trình đào tạo chéo. Nó sẽ khiến người khác quan tâm hơn đến các hoạt động trong tương lai. Bạn cũng có thể tăng cường sự công nhận bằng các phần thưởng hữu hình, từ thẻ quà tặng đơn giản đến thời gian nghỉ có lương bổ sung (PTO).

Tăng trưởng bên: Điều thú vị là không bắt buộc phải đào tạo chéo sẽ dẫn đến thay đổi vai trò bên. Kỹ năng mới có được có thể chỉ đơn giản là khiến nhân viên trở thành một công nhân tốt hơn, được thông tin bởi bối cảnh rộng hơn và thế giới quan phong phú hơn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đề xuất các cơ hội tăng trưởng theo chiều ngang cho những người thể hiện sự quan tâm thực sự đến một miền mới.

Lập kế hoạch kế nhiệm: Đào tạo chéo nhân viên có thể cực kỳ có lợi cho việc phát triển khả năng lãnh đạo và lập kế hoạch kế nhiệm. Nó cung cấp cho các nhà lãnh đạo tương lai của bạn kiến thức thực tế về các lĩnh vực khác nhau mà họ sẽ dẫn đầu. Điều này sẽ cho phép các ứng viên kế nhiệm của bạn phát triển sự đồng cảm với các thành viên khác nhau trong nhóm.

8. Lợi ích của nhân viên đào tạo chéo là gì?

Mặc dù có vẻ như là một khoản đầu tư lớn nhưng đào tạo chéo sẽ giúp ích cho tổ chức của bạn theo nhiều cách. Bằng cách đào tạo chéo nhân viên, bạn có thể:

Hợp lý hóa quá trình hội nhập: Những tân binh trải qua giai đoạn đào tạo chéo ban đầu, làm quen với các bộ phận khác nhau để giúp tầm nhìn của công ty bạn trở nên sống động.

Khuyến khích hợp tác: Nhân viên giữa các phòng ban có hiểu biết cơ bản về cách các đồng nghiệp của họ hoạt động, giúp việc cộng tác trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Giới thiệu tính linh hoạt: Giả sử có cơ hội thực hiện một chiến dịch tiếp thị quy mô lớn nhưng bạn đang làm việc với một nhóm tinh gọn. Những nhân viên được đào tạo chéo có thể tham gia và tăng thêm giá trị cho chiến dịch.

Tăng cường sự sẵn sàng cho tương lai: Đây có lẽ là lợi ích đáng kể nhất của việc đào tạo chéo nhân viên, giúp lực lượng lao động của bạn được trang bị để đón nhận những thách thức và cơ hội trong tương lai.

Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục: Nhân viên được đào tạo chéo có thể giúp duy trì năng suất trong khi bạn chờ tuyển dụng và mở rộng quy mô.

Thúc đẩy tính di động nội bộ: Nghiên cứu của Wharton Mở một cửa sổ mới nhận thấy rằng tuyển dụng bên ngoài có hiệu suất thấp hơn và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn so với tuyển dụng nội bộ. Những nhân viên được đào tạo chéo có thể thăng tiến (hoặc chuyển tiếp) hiệu quả hơn, cải thiện chất lượng tuyển dụng đồng thời giảm thời gian tuyển dụng của bạn.

Khuyến khích sự đồng cảm: Chúng ta không thể không nhấn mạnh điều này - sự đồng cảm là nền tảng của sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Hơn nữa, những gã khổng lồ như LinkedIn, Microsoft và Facebook coi sự đồng cảm là một đặc điểm quan trọng của nhân viên.

Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất, bạn có thể đào tạo chéo nhân viên để tận dụng những lợi ích rõ ràng này – và có thể hơn thế nữa!

Trong một thế giới nơi yêu cầu về kỹ năng và động lực thị trường liên tục thay đổi, mọi tổ chức đều cần có chiến lược đào tạo chéo hiệu quả. Diễn đàn Kinh tế Thế giới dự đoán Mở một cửa sổ mới rằng việc thu hẹp khoảng cách kỹ năng có thể mang lại con số khổng lồ là 11,5 nghìn tỷ USD cho nền kinh tế toàn cầu vào năm 2028. Và hai lĩnh vực trọng tâm mà báo cáo khuyến nghị là thứ nhất, học tập suốt đời + nâng cao kỹ năng và thứ hai, sự sẵn sàng cho tương lai + khả năng làm việc. Đào tạo chéo nhân viên là rất quan trọng để đạt được cả hai yếu tố này.

Cũng lưu ý rằng kỹ năng chéo khuyến khích trao đổi rộng rãi kiến thức và thông tin, một số trong đó có thể liên quan đến sở hữu trí tuệ (IP). Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tập trung cao độ vào bảo mật và tuân thủ khi đào tạo chéo nhân viên .
Với các biện pháp phù hợp được áp dụng và bằng cách tuân theo các phương pháp hay nhất về đào tạo chéo nhân viên, bạn có thể xây dựng một lực lượng lao động có năng lực cao, nhanh nhẹn và hiệu quả.