(PHẦN 2) 10 CÁCH THỰC TẾ ĐỂ TĂNG HIỆU SUẤT NHÓM
Như mọi người đều biết, hiệu suất là một chủ đề luôn rất được cấp quản lý và lãnh đạo quan tâm thường xuyên. Cho dù bạn có nói về những gì bạn làm để làm việc hiệu quả hơn hay những thứ đang hạn chế nó, kết quả mà mọi người đang hướng tới là như nhau: tăng hiệu suất (làm việc hiệu quả).
Nội dung
Mặc dù luôn có cơ hội để cải thiện, một trong những cách tốt nhất để tiến lên một cách hiệu quả là huấn luyện sức mạnh của đội bạn. Dành thời gian nói chuyện với các cá nhân trong nhóm của bạn về những gì họ thích làm việc và nơi họ cảm thấy là cơ hội quan trọng nhất của họ để cải thiện.
Khi bạn xác định và làm việc với thế mạnh của thành viên nhóm, bạn có thể cung cấp cho họ các dự án theo điểm mạnh của họ. Làm việc với thế mạnh của họ đảm bảo rằng họ sẽ làm tốt nhất công việc của họ và thích làm điều đó.
Tạo một môi trường tin cậy và trung thực trong nhóm của bạn để mọi người cảm thấy thoải mái khi nói về những gì đang diễn ra với họ. Bắt đầu từ đầu bằng cách trung thực và cởi mở về nơi bạn có cơ hội thăng tiến. Nếu bạn định vị được những điểm tại hoạt động học tập và phát triển tại nơi làm việc, là cơ hội học tập, nó sẽ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn – họ có thể tiến về phía trước và thử những điều mới mà không phải lo lắng về việc bị phạt vì thất bại.
Một trong những đặc điểm nổi bật của một nhóm tốt là làm việc cùng nhau. Nhưng làm thế nào bạn phải làm việc cùng nhau nếu bạn không biết bạn đang cố gắng đi đâu? Hãy tưởng tượng một cuộc đua ba chân, nơi cả hai người tham gia đang cố gắng chạy theo các hướng khác nhau – họ sẽ không đi được rất xa!
Điều tương tự cũng xảy ra với nhóm của bạn nếu họ không có mục tiêu hoặc số liệu thống nhất mà họ đang cố gắng đánh. Trước khi bạn bắt đầu cố gắng tăng hiệu suất của mình, hãy xác định những điều lớn sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Từ đó, chưng cất thành các mục tiêu và số liệu có thể đạt được.
Một số liệu "Ngôi sao phía Bắc" là một biện pháp có khả năng chỉ ra thành công nhất cho một công ty hoặc nhóm. Trong trường hợp hỗ trợ, số liệu “ngôi sao phía bắc” có thể là: Sự hài lòng của khách hàng (CSAT), Điểm nỗ lực của khách hàng (CES), KPIs, Sale Target.
Hoặc, nó có thể là một cái gì đó tập trung vào các số liệu tổng thể của công ty bạn. Ví dụ: nếu công ty của bạn đặt một số liệu của Star Star về số lượng khách hàng và muốn tăng từ 10.000 đến 30.000 khách hàng trong một năm, nhóm của bạn sẽ cần đặt một số mục tiêu phục vụ cho điều đó.
Một trong những cách tốt nhất để tăng hiệu suất trong nhóm của bạn là ưu tiên tốt các mục tiêu của bạn và giúp các thành viên trong nhóm của bạn ưu tiên của họ. Khi bạn đã xác định các ưu tiên và bắt đầu làm việc với họ như một nhóm, hãy kiểm tra thường xuyên để xem họ có cần thay đổi hoặc phát triển với khả năng nhóm của bạn và mục tiêu của công ty bạn không.
Có một vài cách khác nhau để ưu tiên các nhiệm vụ. Phổ biến nhất là theo đó các nhiệm vụ có thời hạn sắp tới hoặc nhiệm vụ nào sẽ có tác động cao nhất khi hoàn thành. Sử dụng kết hợp hai yếu tố này để giúp xác định dự án nào sẽ được thực hiện trước. Nhận ra rằng thời hạn có thể thay đổi, như có thể tác động và sẵn sàng điều chỉnh ưu tiên khi cần thiết.
Hiệu suất nhóm được vững chắc dựa trên cách các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau. Nếu bạn không có các công cụ hoặc thực tiễn để hỗ trợ năng suất đó, thì sẽ gặp nhiều hạn chế.
Bắt đầu nhỏ bằng cách đưa các thực hành hỗ trợ vào vị trí, như các cuộc họp thường trực và kiểm tra thường xuyên trong các cuộc họp nhóm hoặc nhóm. Từ đó, xem liệu có bất kỳ công cụ nào mà bạn có thể sử dụng để tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm. Càng nhiều người trong nhóm của bạn giao tiếp và kiểm tra với nhau, họ càng có khả năng càng có ích.
Sử dụng các công cụ cung cấp cho một cái nhìn về mọi thứ mà nhóm của bạn đang làm việc, cả ở cấp độ cá nhân và toàn diện. Hãy chắc chắn mở quyền truy cập vào công cụ này để các thành viên khác trong nhóm cũng có thể sử dụng nó để xem tiến trình khi cần thiết.
Khi bạn triển khai các công cụ mới, hãy linh hoạt với các chính sách và cách bạn đang sử dụng sản phẩm. Phải mất thời gian để làm quen với các quy trình mới và có thể mọi thứ cần thay đổi khi nhóm của bạn quen với việc sử dụng nó.
Thật khó để hiểu nếu các hành động bạn đang thực hiện có bất kỳ tác động nào nếu bạn không có điểm chuẩn hoặc cách đo lường chúng. Trước khi bạn thực hiện quá nhiều nỗ lực tha thiết để tăng năng suất của nhóm bạn, điều cần thiết là tìm đường cơ sở cho hiệu suất của nhóm bạn hiện đang đứng.
Mặc dù có nhiều cách để hiểu loại đầu ra mà nhóm của bạn đang có, nhưng hiệu suất không dễ dàng định lượng như số lượng dự án mà ai đó hoàn thành. Tuy nhiên, để hiểu sự cải thiện về đầu ra có một vài điều bạn có thể theo dõi.
Đầu tiên, sử dụng các công cụ bạn đã triển khai để theo dõi mức độ nhanh chóng của nhóm của bạn chuyển qua các nhiệm vụ và dự án. Nếu bạn thấy sự gia tăng các dự án đã hoàn thành hoặc tốc độ hoàn thành, bạn có thể cho rằng bạn đang tăng hiệu nhóm.
Thứ hai, xem số liệu của bạn. Mặc dù điều này chắc chắn là một chỉ số thành công bị trễ, nhưng nếu bạn thấy sự cải thiện trong các số liệu chính cho nhóm của bạn và bạn chưa thuê ai mới, thì có khả năng vì nhóm của bạn đang làm việc hiệu quả hơn. Nó không phải là một mối tương quan trực tiếp, nhưng nó là một cách tuyệt vời để kiểm tra nếu mọi thứ trở nên tốt hơn.
Cuối cùng, dựa vào người của bạn. Nếu bạn đã làm việc để nuôi dưỡng một nền văn hóa cởi mở, trung thực tập trung vào hạnh phúc, những người trong nhóm của bạn sẽ có thể nói về việc họ có hiệu quả hơn hay không. Ngay cả khi không có một công cụ báo cáo hoặc số liệu cứng và nhanh, chúng sẽ là một phong vũ biểu tốt cho những nỗ lực của bạn. Nói về nó trong các cuộc họp thường trực của bạn hoặc trực tiếp và hỏi chi tiết hơn nếu họ cung cấp cho bạn câu trả lời mà bạn không mong đợi. Tương tự, nếu các ngoại lệ trả lời khác với phần còn lại của nhóm của bạn, hãy đảm bảo theo dõi – họ sẽ có những hiểu biết hữu ích.
Hãy từ từ với hiệu suất
Khi cố gắng cải thiện hiệu suất của nhóm của bạn, đừng vội vã. Nếu bạn cố gắng tăng nhiệt trên đầu ra của nhóm bạn quá nhanh, bạn có thể gây ra sự kiệt sức. Ngược lại, nhóm của bạn có thể mất nhiệt tình về các dự án và hiệu suất của họ có thể giảm nếu bạn quá mờ nhạt.
Hãy nỗ lực để cải thiện hiệu suất từ từ và kiểm soát. Hãy nhớ rằng, mọi người càng cảm thấy có vị trí trong việc ra quyết định và hành động, họ sẽ càng hiệu suất.
