9 KỸ THUẬT ĐỂ TĂNG NĂNG SUẤT VÀ HIỆU SUẤT
Cải thiện năng suất và hiệu suất có thể mang tính chiến lược và đa diện.
Nội dung
1. Tạo ra các mục tiêu có thể định lượng:
Làm rõ và cụ thể hóa mục tiêu là một trong những cách tốt nhất để phát triển năng suất và hiệu suất trong nhóm. Khi nhân viên thực sự biết họ đang làm việc vì điều gì, họ sẽ dễ dàng tập trung và ưu tiên những gì họ làm hơn.
Thiết lập mục tiêu phải tuân theo tiêu chí SMART, bao gồm các khía cạnh cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Mục tiêu rõ ràng sẽ tạo động lực cho nhân viên cũng như cách nhân viên nên sử dụng thời gian và năng lượng của mình.
2. Tận dụng công nghệ để tự động hóa
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong thời đại số ngày nay về mặt năng suất cũng như hiệu suất. Các công cụ và phần mềm tự động sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu, lập lịch hoặc một số loại công việc hành chính. Nhân viên có thể được giao thực hiện các tác vụ có giá trị cao.
Các công cụ quản lý dự án có tác dụng rất lớn trong việc hợp lý hóa quy trình làm việc và theo dõi tiến độ cũng như sự cộng tác giữa các nhóm.
Công cụ theo dõi thời gian giúp nhân viên duy trì chiến lược quản lý thời gian, do đó đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả.
Các tổ chức áp dụng công nghệ sẽ tránh được tình trạng thông tin sai lệch, quy trình nhanh chóng và nhân viên sẽ làm việc ở mức năng suất cao nhất.
Để tăng năng suất đòi hỏi phải quản lý công việc hiệu quả và không phải mọi công việc đều như nhau, do đó, người lao động phải biết ưu tiên những công việc thực sự quan trọng.
Ngoài ra còn có Ma trận Eisenhower, phân loại nhiệm vụ cần thực hiện thành bốn phần tư: khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không khẩn cấp cũng không quan trọng. Khi sử dụng phương pháp này, thời gian dành cho các hoạt động lãng phí được giảm thiểu và dành tối đa cho các hoạt động có tác động cao.
Quản lý thời gian cũng nên được thúc đẩy. Khuyến khích nhân viên áp dụng một cái gì đó giống như Kỹ thuật Pomodoro – khi họ làm việc trong thời gian dài hơn sau đó là các khoảng thời gian ngắn – và chặn thời gian để giúp họ không bị kiệt sức.
4. Tạo cảm hứng cho một nơi làm việc hợp tác cởi mở
Văn hóa cộng tác hỗ trợ thúc đẩy sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và truyền bá kiến thức – tất cả các yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu suất. Các nhóm cộng tác làm việc nhanh hơn, đưa ra nhiều góc nhìn khác nhau và giúp đỡ nhau vượt qua thách thức.
Khuyến khích giao tiếp cởi mở và các hoạt động xây dựng nhóm để nuôi dưỡng văn hóa tin tưởng và hợp tác. Các cuộc kiểm tra, họp và các buổi động não thường xuyên cũng sẽ giúp các nỗ lực của nhóm được thống nhất và đảm bảo mọi người đều làm việc theo cùng một hướng.
Lực lượng lao động có tay nghề cao vừa có năng suất vừa có hiệu suất cao. Các cơ hội phát triển liên tục mở ra con đường cho người lao động có được các kỹ năng mới, cải thiện các kỹ năng hiện có và vươn lên để duy trì khả năng cạnh tranh tại nơi làm việc.
Các hội thảo, khóa học đào tạo nội bộ và cố vấn có thể là khoản đầu tư tuyệt vời cho sự phát triển của nhân viên. Điều này có lợi cho cả tổ chức và tăng sự gắn kết và giữ chân nhân viên.
6. Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều cần thiết để đạt được năng suất và hiệu suất bền vững cao hơn. Nhân viên làm việc quá sức sẽ có xu hướng kiệt sức, làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc của họ một cách đáng kể.
Khuyến khích văn hóa làm việc xác định thời gian nghỉ, sử dụng thời gian nghỉ phép và duy trì sự tách biệt giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Theo cách đó, nhân viên sẽ tràn đầy năng lượng và tập trung hơn để duy trì năng suất ở mức mong muốn trong thời gian dài hơn.
Sự công nhận là động lực to lớn. Ấn tượng về những nỗ lực chăm chỉ của họ được ghi nhận và đánh giá cao đảm bảo rằng nhân viên sẽ tiếp tục làm việc tốt ở mức hiệu suất cao.
Giới thiệu một kế hoạch đánh giá cao để ghi nhận thành tích của nhân viên ở cấp độ cá nhân và nhóm. Sự đánh giá cao đó có thể đơn giản như truyền miệng tốt trong nhóm, hoặc quà tặng và thẻ quà tặng, hoặc thời gian nghỉ có lương.
8. Sử dụng hệ thống quản lý hiệu suất
Hệ thống quản lý hiệu suất có thể được các tổ chức sử dụng để theo dõi và cải thiện năng suất và hiệu suất hàng ngày của nhân viên. Hệ thống này phát triển một quy trình chính thức để khởi xướng các mục tiêu, theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi. Hệ thống quản lý hiệu suất có thể được thiết kế để nhân viên luôn phù hợp với những gì được kỳ vọng ở họ trong công ty, liên tục nâng cao khả năng và năng lực của họ và nhận được phản hồi mang tính xây dựng để có hiệu suất tốt hơn.
Các tổ chức có thể tận dụng các Mô hình Quản lý Hiệu suất khác nhau để có những nỗ lực cải tiến được cấu trúc. Các mô hình phổ biến như Thẻ điểm cân bằng hoặc Phản hồi 360 độ chắc chắn sẽ giúp đánh giá hiệu suất trở nên toàn diện, xem xét cả đóng góp của cá nhân và động lực của nhóm. Các mô hình này cung cấp cái nhìn toàn diện về việc nhân viên đang làm tốt như thế nào, những lĩnh vực nào họ cần cải thiện và thậm chí là cách nâng cao năng suất của họ.
Kết luận:
Hiệu suất làm việc hiệu quả đi kèm với năng suất là dấu hiệu của một tổ chức thành công và phát triển. Mục tiêu như vậy sẽ được hiện thực hóa thông qua việc triển khai các chiến lược trong việc thiết lập mục tiêu, sử dụng công nghệ, theo đuổi quản lý thời gian, cộng tác và phát triển nhân viên.
Những yếu tố đó được ưu tiên không chỉ vì kết quả kinh doanh được cải thiện mà còn vì nhân viên có môi trường làm việc giúp họ gắn bó, có động lực và được coi trọng. Hệ thống quản lý hiệu suất và Mô hình quản lý hiệu suất phù hợp sẽ giải phóng toàn bộ tiềm năng của tổ chức để duy trì khả năng cạnh tranh cũng như thúc đẩy thành công lâu dài.
