[Webinar] Quản Trị Hiệu Quả Công Việc - Khoảng Cách Từ Mục Tiêu Đến Thực Thi & Giải Pháp Kết Nối

Ngày 03/03/2021 vừa qua, Webinar "Quản trị hiệu quả công việc - Khoảng cách từ mục tiêu đến thực thi và giải pháp kết nối" do BCC và BASE.VN đồng tổ chức đã diễn ra thành công với sự góp mặt của hơn 200 doanh nghiệp và 3 chuyên gia tư vấn Quản Trị Nhân Sự trong ngành. 

Mở đầu Webinar, các chuyên gia đã chia sẻ quan điểm tổng quan về quản trị hiệu quả công việc. Chuyên gia Tư vấn & Đào tạo Nhân Sự BCC - Ông Nguyễn Quốc Thi đã có chia sẻ: “Để hiểu rõ được bản chất quản trị hiệu quả công việc trước tiên là phải nắm được công việc ở đây là toàn bộ những gì một tổ chức cần làm để đạt được mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược. Hình thức thể hiện rõ nhất ở đây là bảng mô tả công việc từ chính đến phụ.”

Hiểu đơn giản mục tiêu cuối cùng của quản trị hiệu quả công việc chính là tạo hiệu suất tối đa trong công việc và tạo động lực cho nhân viên thực hiện đạt hiệu quả, từ đó đạt kết quả tổng thể cho doanh nghiệp.

 

1. Nguyên nhân và các yếu tố dẫn đến quản trị nhân sự không hiệu quả

Với phương pháp quản trị công việc, ông Nguyễn Quốc Thi cũng đã đưa ra những công cụ như KPI/OKR được dùng khi đo lường hiệu quả công việc. Tuy nhiên, các doanh nghiệp đã và có thể đang hiểu lầm, kỳ vọng và thực hiện sai chức năng của các công cụ này trong việc quản trị hiệu quả công việc.

Lấy ví dụ hiện tại các doanh nghiệp đang sử dụng KPI để tăng động lực thúc đẩy nhân viên làm việc và dùng công cụ đó tác động vào lương thưởng của họ và hiển nhiên đây không phải một cách làm đúng đắn.

Ông Nguyễn Quốc Thi chia sẻ rằng: “Việc tạo hiệu suất và tạo động lực vốn dĩ nó nằm trong bức tranh tổng thể của quản trị nhân sự nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng. Các công cụ chỉ có thể hỗ trợ chứ không góp phần đưa ra được kết quả hoàn chỉnh nhất cho bài toán hiệu suất.” 

Các yếu tố trọng yếu tác động đến bài toán hiệu suất này gồm có:

- Tầm nhìn, chiến lược, sứ mệnh và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

- Văn hóa doanh nghiệp và yếu tố con người cụ thể là năng lực của đội ngũ nhân viên, người quản lý, đội triển khai và thực hiện dự án.

- Các chính sách, quy trình và quy định của mục tiêu doanh nghiệp hướng đến.

- Quy trình lập kế hoạch triển khai, thực thi và đánh giá công việc.   

 

(Chiến lược, mục đích và quan điểm kinh doanh là yếu tố trọng yếu tác động đến hiệu suất)

 

2. Sự khác biệt giữa các công cụ hỗ trợ KPI và OKR

2.1. Phân tích:

Phân tích và đưa ra những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng để khi bắt tay vào thực hiện việc quản trị, lựa chọn công cụ nào để hỗ trợ là KPI hay OKR. Để chọn được phương pháp nào phù hợp cho việc quản trị của cá nhân doanh nghiệp đó, ông Nguyễn Quốc Thi cũng đã thực hiện so sánh giữa KPI và OKR. 

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số năng suất chính, chỉ số đo lường và là thước đo quan trọng. OKR (viết tắt của Objective Key Result) là mục tiêu và kết quả then chốt.

KPI và OKR đều có điểm tương đồng là có "Key" liên quan trực tiếp và trọng yếu đối với mục tiêu của doanh nghiệp. "Key" ở đây là số ít, là mục tiêu chính tách nhiều mục tiêu phụ khác để phục vụ bản chất của doanh nghiệp là ổn định và phát triển. 

Nếu ở đây doanh nghiệp có 20 Key, tức là doanh nghiệp không có gì cả, vì chẳng có thước đo đâu là sự ưu tiên mà doanh nghiệp cần quan tâm nhất để nỗ lực. 

KPI và OKR thực hiện đều cần sự kiểm soát và đánh giá thường xuyên. Đồng thời chúng đều được áp dụng từ cấp độ cơ bản đến nâng cao. 

Tuy nhiên, sự khác biệt của chúng đến từ phương thức. OKR đơn giản, gọn, dễ xử lý và tập trung hướng đến việc cần tập trung làm. KPI lại là chỉ số đo lường và là thước đo quan trọng. 

- OKR hướng đến O (Objective), tức mục tiêu. Bạn cần xác định mình muốn gì trước khi xác định các kết quả then chốt phải đạt được, nó linh hoạt trong cách ứng dụng.

- KPI tập trung vào I (Indicator), tức chỉ số. Ở đây bạn hướng đến kết quả then chốt, nó trở thành thước đo trong đánh giá những gì kỳ vọng đạt được.

Lấy ví dụ: Cuộc họp giữa BGĐ và toàn thể quản lý cấp trung của công ty XYZ vào cuối quý 1 đã đề ra mục tiêu sau: 

Mục tiêu (Objective): Phát triển kinh doanh nhanh chóng trong quý 2 năm 2021

Kết quả (Key Result): Doanh thu quý 2 năm 2021 đạt 25 tỷ.

Từ KPI 25 tỷ bạn bắt đầu chia xuống cho từng phòng ban khác nhau như sau:

KPI phòng Sale: Tỉ lệ chuyển đổi KH mới 40%, Tỉ lệ chuyển đổi KH cũ 50% (giá trị trung bình khách hàng: 5 Triệu đồng)

KPI phòng Marketing: Số lượng Lead khách hàng tiềm năng (khách hàng để lại thông tin mới): 7500 người

KPI cho từng phòng ban khác nhau nhưng đều hướng đến kết quả then chốt là đạt 25 tỷ. Và kết quả then chốt 25 tỷ là thể hiện mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty đạt hiệu quả nhanh chóng. 

Tổng kết lại, OKR là hành vi thực hiện thúc đẩy kết quả một bên đến mục tiêu và bên còn lại KPI là thước đo.

Điểm nổi bật của OKR là nó tập trung hơn, hướng đến mục tiêu các công việc quan trọng cần phải làm gì, bỏ hết những phần râu ria không cần thiết. OKR và KPI song hành cùng nhau, bổ sung cho nhau, trong một số điều kiện cụ thể mới tồn tại độc lập.

 

2.2. Sự khác biệt:

- OKR tìm đến sự thay đổi, bức phá và tìm đến những cái mới. KPI thúc đẩy tăng trưởng từ những giá trị cũ.

- Thời gian với OKR ngắn hơi (thường trong 3 tháng) nên nó mang tính rủi ro cao. KPI thì dài hơi do phải đo lường định kỳ nên nó an toàn.

- OKR tự do và linh hoạt hơn KPI

- OKR tạo cảm hứng nhưng lại dễ thất bại hơn KPI

OKR phù hợp với doanh nghiệp, cá nhân hoặc dự án đang phát triển với tốc độ nhanh. Thuộc các lĩnh vực kinh doanh có tốc độ thay đổi nhanh, năng lực đội ngũ nhân viên mạnh có tố chất lãnh đạo dám mạo hiểm và dám thất bại. OKR sau khi hoàn thành vẫn có thể chuyển sang trạng thái KPI.

Ngoài ra, chuyên gia cũng đã gợi ý một số trong việc lựa chọn phương pháp nào là phù hợp cho doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển và điều kiện cũng sẽ khác nhau. Trách nhiệm nằm ở người chủ doanh nghiệp, quan sát và nắm rõ toàn bộ tình hình tiến triển của doanh nghiệp đã, đang và sẽ phát triển như thế nào để chọn được phương pháp phù hợp và áp dụng hiệu quả cho thực trạng doanh nghiệp.

 

(KPI và OKR là hai công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị)

2.3. Kết quả và tác dụng khi áp dụng các phương pháp

Duy trì và phát triển là hai yếu tố doanh nghiệp luôn phải giữ nó ở trạng thái song song. Nếu áp dụng một trong hai đều được nhưng phải chú ý đến tính chất của nó và mục tiêu của doanh nghiệp đang hướng đến là gì.

Nếu doanh nghiệp muốn đột phá thì dùng OKR, còn duy trì nhịp tăng trưởng thì chọn KPI, quan trọng hơn hết vẫn là phụ thuộc vào chiến lược, mục tiêu kinh doanh.

Trong trường hợp sử dụng cả OKR và KPI vẫn ổn nhưng xảy ra “tác dụng phụ” như sau: đo lường khó khăn, nhân viên khó xác định được công việc và chính sách cũng khó thiết kế hơn.

 

3. Thực trạng của doanh nghiệp từ năm 2020 đến nay:

Thực trạng năm 2020 và 2021 dùng OKR sẽ dễ dàng hơn cho nhân viên bởi vì sự biến đổi quá nhanh và khó lường, không mang tính ổn định.

Thực trạng là bức tranh lớn trong việc quản trị hiệu quả công việc, ngoài ra các yếu tố như tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu và quan điểm tư duy kinh doanh của doanh nghiệp. 

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận đến từ sản phẩm, để đạt được lợi nhuận cao không chỉ đến từ cá nhân sản phẩm mà người dẫn dắt công ty phải quyết định được cách sử dụng người của mình, KPI hay OKR chỉ là công cụ để chủ doanh nghiệp thực hiện được chiến lược và phương thức kinh doanh của mình.

 

(Con người, văn hóa doanh nghiệp và chính sách là những yếu tố chịu tác động trực tiếp)

3.1. Các yếu tố trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng

Đầu tiên, phải nói đến là con người, doanh nghiệp nhìn về hướng đội ngũ nhân viên thuộc quyền mình họ có năng lực tới đâu và những kỹ năng họ có được hay sự linh hoạt trong việc xử lý các tình huống có thể xảy đến bất ngờ thì họ có thể giải quyết nó được hay không.

Dưới góc nhìn của một người đầu tàu thì bản thân chủ doanh nghiệp phải lường trước được các khả năng có thể và chuẩn bị được ít nhiều cho nhân viên của mình phải như thế nào nếu tình huống ập đến bất ngờ.

Tiếp đến là yếu tố văn hóa, thời thế tạo anh hùng. Một ví dụ, văn hóa ghi nhận của doanh nghiệp, có tình huống và đang bế tắc trong hướng giải quyết thì người lãnh đạo có để nhân viên cùng tham gia vào các hoạt động xử lý, thiết lập mục tiêu cho học cái quyền chủ động tiếp nhận và xử lý những ca khó không? 

Đây là văn hóa ‘làm chủ’ hay ‘làm thuê’. 

Đối với các chính sách, quy trình hay quy định cũng cần phải được xây dựng đúng hướng mà chiến lược được vẽ ra. Phải hướng đến mục tiêu là thúc đẩy và gia tăng hiệu suất. 

Những quy trình nào quá rườm rà và không cần thiết thì nên bỏ, để rà soát được chúng ta có thể thông qua khảo sát và so sánh để cắt bỏ sự không cần thiết. 

 

4. Tổng kết: 

Quản trị hiệu quả công việc là bức tranh tổng quan bao gồm nhiều yếu tố bám chặt vào chiến lược, sứ mệnh, tầm nhìn, quan điểm tư duy và định hướng phát triển kinh doanh của công ty để thực hiện. Vì là tổng quan nên sẽ có nhiều chi tiết cũng như các khâu nhỏ cũng cần phải được thực thi bài bản và kỹ càng.

Nguyên nhân dẫn đến quản trị không hiệu quả là do đánh giá sai và áp dụng sai với kích thước doanh nghiệp. Cần phải xác định đúng hướng đi thì việc quản trị mới đạt được hiệu quả như mong muốn.