GIẢI PHÁP CHO NHÂN SỰ TRONG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI

KPI là công cụ quản lý giúp Doanh nghiệp (DN) kiểm soát hiệu quả những tiến triển trong thực hiện mục tiêu kinh doanh đã xác định. Tại Tọa đàm “KPI - Thử thách và Giải pháp cho Nhân sự” hơn 80 Chuyên gia, Giám đốc, chuyên viên Nhân sự đã chia sẻ những giải pháp mà chính họ đã thực hiện thành công tại doanh nghiệp của mình.

Tâm huyết của nhân sự và cam kết của Ban Lãnh đạo

Đây là giải pháp đầu tiên cũng là giải pháp quan trọng nhất. Các chuyên gia cho rằng nó quyết định phần lớn sự thành bại của dự án KPI.

Ông Phan Văn Dũng chia sẻ: Giám đốc nhân sự phải là người đi sâu tìm hiểu, nắm vững phương pháp xây dựng mục tiêu và KPI; không ngại khó, kiên trì trao đổi, soạn thảo và thuyết phục CEO xem xét, phê duyệt và ra quyết định ban hành Bảng mục tiêu và KPI của công ty. Làm được bước đầu tiên này đòi hỏi tâm huyết của người nhân sự.

Phát pháo đầu tiên do chính CEO thực hiện đã thể hiện cụ thể cam kết của Ban lãnh đạo công ty, đồng thời đặt toàn thể quản lý cấp trung vào trạng thái phải xây dựng mục tiêu và KPI của phòng ban. Đến đây, nhân sự lại tiếp tục hỗ trợ các cấp quản lý trong việc làm thế nào để kết nối chức năng nhiệm vụ của phòng ban vào mục tiêu và KPI của công ty bằng các buổi đào tạo hướng dẫn các cấp quản lý sử dụng kết hợp mô hình OGSM, BSC và KPI để xây dựng mục tiêu và KPI gắn kết từ chức năng nhiệm vụ của phòng ban vào mục tiêu và KPI của công ty.

Khi Ban lãnh đạo (BLĐ), các quản lý cấp trung đã cụ thể hóa bằng văn bản mục tiêu và KPI của công ty và phòng ban rồi thì động lực được khởi tạo và thúc đẩy tiến trình triển khai KPI trong toàn công ty.

Nhân sự phải làm gì khi lãnh đạo chưa quán triệt về KPI?

Theo bà Lê Hà Mai Thảo, điều đầu tiên cần làm là hãy thuyết phục lãnh đạo cùng các quản lý tham dự một khoá về KPI. Khi đội ngũ nòng cốt đã thông suốt thì công tác triển khai sẽ rất thuận lợi.

Phân bổ KPI như thế nào là hợp lý?

Bà Lê Hà Mai Thảo lý giải nguyên lý xây dựng KPI là đi từ trên xuống, nên đầu tiên phải thiết lập được mục tiêu - KPI Công ty (căn cứ vào định hướng hoạt động, chiến lược sản xuất kinh doanh và theo mô hình Thẻ điểm cân bằng - BSC). Từ KPI Công ty phân rã thành KPI của các phòng ban/ bộ phận dựa vào chức năng-nhiệm vụ của từng đơn vị; từ KPI đơn vị phân bổ thành các nhiệm vụ cụ thể/ KPI cho từng cá nhân phù hợp với mô tả công việc của vị trí mà nhân viên đó đảm nhận.

Bà Mai Thảo cho biết thêm tỷ trọng là yếu tố không nên bỏ qua. Doanh nghiệp có thể xem xét và thiết lập hệ thống tỷ trọng theo các khía cạnh BSC, tỷ trọng cho từng KPI và cả tỷ trọng phòng ban, tỷ trọng cho từng cấp bậc/ vị trí… để xác định cụ thể các giá trị được hình thành.

Quá nhiều KPI

Ở một số công ty lãnh đạo xây dựng KPI với kì vọng gia tăng doanh thu, tối ưu hoá nguồn lực, hoàn thiện ISO,... Ông Bùi Đức Chính chia sẻ qua nhiều năm làm tư vấn về xây dựng và triển khai KPI, có  công ty, bảng KPI của một nhân viên có trên 20 KPI. Trong quy định đánh giá xét thưởng phạt thì tổng KPI đạt 80% là đạt. Như vậy, một số KPI có tỷ trọng chia nhỏ đến 1% thì nhân viên có thể nghĩ  “cho không luôn” và không cần nỗ lực. Nếu KPI đạt 85% được thưởng 1,5 tháng lương thì 15% KPI đã “cho luôn” rồi. Bà Trần Mai Anh, Giám Đốc Nhân sự cho biết không nên chia KPI kiểu cào bằng. Dựa theo bảng phân công công việc, mỗi nhân viên sẽ nhận phần trách nhiệm nhiều hơn ở KPI này và ít đi ở KPI khác

Ông Trần Đình Phúc, cựu Giám đốc Nhân sự làm việc ở nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam cho biết: Tại các công ty này, KPI làm đơn giản. Mục tiêu công ty liên quan tới doanh số, lợi nhuận. Kết gắn lợi nhuận với chi tiêu ngân sách về từng đơn vị. Nếu đơn vị nào có xu hướng xài vượt ngân sách thì hệ thống kế toán tài chính sẽ báo cáo cho CEO cảnh báo đến bộ phận. Kết hợp với hệ thống theo dõi hàng tháng để đạt được mục tiêu.

Toàn bộ nhân viên tập trung cho mục tiêu công ty. Nếu công ty có quá nhiều mục tiêu dẫn đến nhân viên có quá nhiều KPI sẽ bối rối và bị áp lực. Mỗi nhân viên nên được giao 5 - 6 KPI then chốt và đo lường được.

Việt Nam đi sau, học hỏi nhiều nên biết nhiều. Xây dựng hệ thống quá hoành tráng nên thách thức ở đây lại là giữ sự đơn giản.

Truyền thông là công tác đi đầu

Tất cả các người tham dự đều đồng quan điểm về tầm quan trọng của công tác truyền thông khi DN bắt tay xây dựng KPI. Ông Phan Văn Dũng cho biết: Phòng nhân sự phải là phòng truyền thông đến từng cá nhân và từng phòng ban. Họ cần phải hiểu rõ KPI là gì, KPI mang lại lợi ích gì… Ngoài ra hiểu biết của các quản lý, trưởng phòng ban về KPI phải tiệm cận với nhau. Bà Lê Hà Mai Thảo cũng nhấn mạnh “Nhiệm vụ tối thượng của KPI là gia tăng giá trị tạo ra và giảm thiểu chi phí tiêu hao cho doanh nghiệp; nên khi triển khai xây dựng KPI thì doanh nghiệp phải chú trọng công tác truyền thông (tại sao chúng ta làm điều này/ lợi ích là gì?) và cần truyền đạt kiến thức chung đến tất cả mọi người được hiểu để đồng lòng thực hiện”.

Bà Võ Thu Hà chia sẻ thêm: Sau khi đã chốt lộ trình tiến độ chiến lược mục tiêu, công ty tổ chức hội thảo với toàn bộ lãnh đạo các đơn vị như một hình thức truyền thông. Nội dung xây dựng KPI bao gồm những thứ gì, tiến độ chạy như thế nào,… Vietravel có 30 chi nhánh toàn quốc nên việc tập hợp về một nơi là rất khó khăn. Vì vậy ưu tiên họp quý, tranh thủ phổ biến các nội dung KPI. Với từng bước triển khai thì đi đến từng cụm khu vực tổ chức hội thảo cho từng cụm đó, phổ biến tại chỗ hỗ trợ các anh chị thực hành xác định chức năng nhiệm vụ theo ma trận RACI, phân quyền, … Từng bước một làm việc với đơn vị và thực hành tại chỗ để họ hiểu rằng nó khó nhưng không phải không làm được và từ từ từng chút một thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn gì họ có thể trao đổi thẳng với chuyên gia. Ban Tổ chức Nhân sự luôn hỗ trợ, hướng dẫn làm như thế nào là được,…, giải quyết nhanh và chính xác theo trao đổi trực tiếp hàng ngang chứ không phải chuyển về nhân sự rồi nhân sự rà soát, rồi trả kết quả lại phòng ban.

Xong từng bước theo cụm thì sơ kết, báo cáo tiến độ đã làm việc đến đâu cho lãnh đạo cùng làm việc với nhau, trao đổi cách làm có hiệu quả đã đem lại sự cảm thông cùng với nhau khi triển khai.