CÁC THÁCH THỨC KHI XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI CỦA DOANH NGHIỆP Các chuyên gia và người tham dự đã chia sẻ những trải nghiệm thực tế và đôi khi “khắc nghiệt” khi xây dựng và triển khai KPI tại nhiều doanh nghiệp

Toạ đàm “KPI – Thách thức và Giải pháp cho Nhân sự” do Công ty CP Nhân lực BCC tổ chức tại Khách sạn Sao Việt, Quận 3, TP.HCM vào ngày 18/8/2018 với các thành phần tham dự:

  • Chuyên gia dẫn dắt và điều phối: Ông Bùi Đức Chính, Giám đốc Công ty CP Nhân lực BCC;
  • Chuyên gia về Quản lý hiệu suất nhân viên: Bà Lê Hà Mai Thảo, Nguyên Phó TGĐ NNL Tập đoàn TTC;
  • Chuyên gia thực hành KPI: Ông Phan Văn Dũng, Giám đốc Nhân sự Công ty Vinasoy;
  • Bà Võ Thu Hà, Giám đốc Nhân sự Công ty Vietravel; và
  • Hơn 80 CEO, Cấp quản lý, Giám đốc Nhân sự, Trưởng phòng Nhân sự, Chuyên viên Nhân sự tham dự.

Các chuyên gia và người tham dự đã chia sẻ những trải nghiệm thực tế sinh động, thú vị và đôi khi “khắc nghiệt” khi xây dựng và triển khai KPI tại nhiều doanh nghiệp.

Kết thúc tọa đàm, 13 thách thức phổ biến nhất mà doanh nghiệp có thể gặp khi xây dựng và triển khai KPI được các chuyên gia đúc kết như sau:

  1. Những phản ứng ban đầu

Thường khi doanh nghiệp đang phát triển mạnh, doanh thu và lợi nhuận cao thì việc xây dựng KPI hầu như không được “quan tâm” tới, nhưng khi doanh thu có chiều hướng chựng lại hoặc đi xuống hoặc doanh nghiệp muốn tạo nền tảng bền vững để có những cơ sở phân tích, đánh giá, cải tiến thì Ban Lãnh đạo bắt đầu chú ý xây dựng KPI.

Khi bắt đầu làm KPI, Nhân sự ngay lập tức sẽ “bị chống đối”. Chống đối đầu tiên đến từ những nhân viên quen được đánh giá bằng cảm tính, hoặc có mối quan hệ thân với cấp trên. Khi Nhân sự làm KPI, họ nghĩ KPI “để cắt bớt tiền thưởng, chặn con đường tiến thân”. Xác suất gặp chống đối ít nhất là 60% nếu nhân viên không được truyền thông bằng những thông điệp tích cực.

  1. Quản lý không hiểu rõ về KPI

Khi quản lý không hiểu KPI, họ thường phản ứng bảo vệ phòng ban, nhân viên của họ. Phản ứng bất hợp tác có nhiều hướng, thường là từ chối KPI khóa. Hoặc hồ nghi về tính khả thi: “Nhân sự đưa ra có đạt hay không thì mới theo”.

  1. Không có dữ liệu cơ sở

Một trong những cơ sở dữ liệu để xây dựng KPI là bản mô tả công việc. Doanh nghiệp muốn làm KPI nhưng không có chức năng nhiệm vụ, bản mô tả công việc không cụ thể, hoặc có nhưng đã lâu không cập nhật.

  1. Hệ thống đánh giá cũ gây hại

Các doanh nghiệp khi chưa xây dựng KPI, thường có đánh giá xếp hạng ABC. Khi hoàn thành tốt công việc như đi làm đúng giờ, v.v thì hạng A. Dẫn đến ai cũng hạng A.

Do chỉ tiêu hạng A có hạn, cuối năm đánh giá, không dựa trên những thay đổi tích cực của nhân viên, nhưng lại tìm điểm xấu để kéo hạng người khác xuống, để mình đạt A và bảo đảm chỉ tiêu. Đây là thực trạng rất đau thương. Khi doanh nghiệp xây dựng KPI, thói quen này ảnh hưởng trực tiếp và là rào cản lớn.

  1. Chênh lệch giữa các Đơn vị kinh doanh khi áp dụng cùng hệ thống KPI

Khi doanh nghiệp hình thành các Business Unit (B.U), xuất hiện sự khập khiễng giữa các B.U với nhau. Nhân sự phải thỏa hiệp với các quản lý B.U. Thậm chí đã từng xảy ra gây gổ, cãi vã,… Phòng Nhân sự cũng phải dùng đủ mọi kế sách năn nỉ “Lạy anh, anh làm KPI cho em đi” hoặc nhờ sự can thiệp của lãnh đạo mới dần dần xây dựng thành công.

Sự chênh lệch này cũng xảy ra tại các Tập đoàn đa ngành.

Chuyên gia về quản lý hiệu suất nhân viên: Bà Lê Hà Mai Thảo, Nguyên Phó TGĐ NNL Tập đoàn TTC

  1. Lãnh đạo chưa cam kết thực hiện đến cùng

Để xây dựng KPI, chưa nói đến thành công hay không, đã là một quá trình dài hạn. Điều này rất cần Ban lãnh đạo phải am hiểu KPI và quyết tâm thực hiện. Nhiều doanh nghiệp tổ chức đào tạo về KPI cho cấp quản lý nhưng lãnh đạo lại không có mặt!.

Ngoài ra, đầu tư tài chính cũng là một mấu chốt cho thấy cam kết của lãnh đạo.

  1. Cơ chế phức tạp

Một số doanh nghiệp do lần đầu xây dựng KPI còn lo sợ, nên xây thêm một hệ thống “ngầm” chạy song hành để kiểm soát hệ thống KPI. Khi vừa giao KPI, vừa chạy hệ thống “ngầm” đi kèm, làm cho không hệ thống nào hoàn thành.

  1. Thiếu cơ chế chính sách thưởng phạt thúc đẩy

KPI là hệ thống đưa doanh nghiệp đi về phía trước. Vì vậy xây dựng KPI phải dựa vào chiến lược, mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị của tổ chức. Tuy nhiên, chúng ta phải có hệ thống đồng bộ đẩy doanh nghiệp tiến lên. Đó là cơ chế lương, thưởng & các chính sách nhân sự khác. Vì vậy thực hiện KPI phải gắn liền với hệ thống lương, thưởng & chính sách nhân sự. Có hệ thống song hành như vậy, KPI mới mang lại hiệu quả thiết thực.

Một số doanh nghiệp tách lương ra làm 2 phần: lương cứng và lương hiệu quả công việc, trong đó lương hiệu quả công việc cũng vẫn được đánh giá KPI nhưng chỉ để “hợp thức hóa” việc chi phần lương này. Dẫn đến xây dựng KPI sao cho hầu hết nhân viên đều đạt 85% KPI trở lên. Tuy nhiên, khi Công ty cần chấm dứt hợp đồng lao động với những nhân viên thực sự kém hiệu quả thì lại không dựa trên kết quả KPI đã đánh giá được. Doanh nghiệp trong tình huống này rơi vào thế: Thưởng không xứng, phạt không xong!

  1. Công việc phát sinh

KPI gắn với việc đầu kỳ giao cái gì - cuối kỳ đánh giá cái đó. Vậy việc quan trọng phát sinh sẽ đánh giá thế nào? Cần có cơ chế đánh giá phụ hay soát xét KPI lại. Tuy nhiên, việc này tốn nhiều thời gian và không dễ thực hiện. Có trường hợp nhân viên hoàn thành công việc phát sinh, nhưng lại rớt KPI, gây bối rối khi đánh giá.

Nhiều CEO, chuyên viên nhân sự chia sẻ về những quan điểm về KPI tại chương trình.

  1. Hơn 50% nhân viên không đạt KPI

Có khi số nhân viên không đạt KPI chiếm hơn 50%. Do đó, với KPI trong ngắn hạn, doanh nghiệp cần xem xét lại mục tiêu có quá thách thức hay không hoặc phải tìm ra lý do dẫn đến việc này để có giải pháp thích hợp.

  1. KPI mang tính định tính

“Phục vụ khách hàng tốt” là một KPI mang tính định tính. KPI cần phải cụ thể để có thể đo lường được. Nên cần cẩn trọng với các KPI có thể dẫn đến việc không định lượng được.

Có doanh nghiệp gắn KPI với Kỹ năng – Kiến thức – Thái độ (ASK). Xây dựng KPI bài bản, phải có hệ thống đánh giá KPI và đánh giá năng lực cá nhân (theo ASK) riêng và chu kỳ đánh giá cũng hoàn toàn khác nhau.

  1. Lãnh đạo chưa thật sự quan tâm đến KPI­­­­­

KPI là do ban lãnh đạo đưa ra nhưng, bản thân họ đôi khi chưa thực sự tôn trọng KPI. Trong quá trình triển khai KPI, lãnh đạo của nhân viên và giao việc phát sinh liên tục. Với các ngành nghề có đặc tính cần xử lý việc mới liên tục, việc tôn trọng KPI đã giao cũng là một thách thức.

Ông Bùi Đức Chính, Giám đốc Công ty CP Nhân lực BCC

  1. KPI không có tính kết nối

Một thách thức dễ gặp trong xây dựng KPI là tính kết nối giữa các bộ phận. Mỗi bộ phận chỉ quan tâm KPI riêng của mình nên các KPI liên phòng ban thường bị “quên lãng”. Ví dụ với KPI tỷ lệ nghỉ việc, phòng ban nào chịu trách nhiệm?

Xác định tỷ lệ nghỉ việc năm trước để đặt mục tiêu KPI giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống, nhưng chỉ giao cho phòng nhân sự là vô lý. Ngay cả các Headhunter cũng chỉ có thể đảm bảo nhân sự trong 2 tháng thử việc. Thực tế nhân sự có ở lại lâu dài hay không, còn phụ thuộc vào công việc thực tế, cấp quản lý, các chính sách trong thực tế,… Vì vậy cần phải phân định phòng Nhân sự chịu trách nhiệm đến đâu và cấp quản lý trực tiếp, lãnh đạo chịu trách nhiệm đến đâu.

------------------------------------------------------------------------

Tham khảo khóa học "Chuyên viên KPI" tại BCC: https://www.bcc.com.vn/chuyen-vien-kpi