XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC NHƯ MỘT CHUYÊN GIA NHÂN SỰ

Khung năng lực trong doanh nghiệp đóng vai trò như “huyết mạch” giúp phát huy tối đa năng lực của đội ngũ với nỗ lực tối thiểu. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các nhà quản lý một cái nhìn toàn diện về xây dựng khung nhân sự.

Năng lực là yếu tố cạnh tranh quan trọng nhất của mỗi tổ chức. Việc có một khuôn khổ cụ thể, chính xác và mang tính chiến lược cho từng bộ phận chức năng sẽ là cơ sở cho toàn bộ công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tổ chức vẫn xây dựng năng lực theo cảm tính mà không thực sự đầu tư nguồn lực hoặc cho rằng khuôn khổ này hoàn toàn dựa trên Mô tả công việc. Điều này dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, nhân sự không đủ năng lực, người quản lý không có kế hoạch đào tạo phù hợp, gây lãng phí nhiều, doanh nghiệp chậm phát triển…

Vai trò của khung năng lực

Hãy tưởng tượng tình huống sau: Bạn, với tư cách là người quản lý, đang phân công công việc cho nhân viên và hỏi: “Bạn có thể làm được việc này không?” Nhân viên trả lời: “Tôi nghĩ tôi có thể làm được” và bạn yên tâm. Nhưng sau đó, khi thực hiện công việc, nhân viên không đạt yêu cầu, gây ra nhiều sai sót, mất thời gian. Điều này đối với doanh nghiệp là sự lãng phí chi phí, nguồn lực và cơ hội.

Bạn có cảm thấy tình huống này quen thuộc không? Theo bạn, trong trường hợp này ai là người mắc lỗi? Là do người quản lý giao nhầm người, hay do nhân viên không đánh giá được năng lực của chính mình?

Tình trạng này xảy ra vì nguyên nhân sâu xa là do nhóm chưa thành thạo công tác lãnh đạo nội bộ – khi cả người quản lý và nhóm thực hiện đều không có trình độ năng lực cần thiết để hoàn thành công việc. Khi cấp quản lý không đưa ra cho nhân viên bảng đánh giá cụ thể, nhân sự không biết dựa vào đâu để đánh giá năng lực, doanh nghiệp khó có thể tối ưu hóa nguồn lực và tìm ra điểm mấu chốt để trao quyền, đào tạo, phát triển các kỹ năng cần thiết cho đội ngũ.

Đó cũng chính là lợi ích chính của khung năng lực – đóng vai trò nền tảng quyết định mọi hoạt động nhân sự trong tổ chức. Đặc biệt, Khung năng lực (còn gọi là Khung năng lực) đóng vai trò trung tâm trong việc quyết định các chiến lược và hoạt động sau:

Đặt ra các tiêu chuẩn năng lực nhân sự cụ thể phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Giúp tuyển dụng những nhân viên có trình độ phù hợp với mục tiêu của tổ chức
Giúp xác định nhu cầu học tập và phát triển (L&D)
Giúp nhân viên hiểu rõ các kỹ năng, hành vi cần thiết và có kế hoạch phát triển bản thân
Giúp theo dõi và lập kế hoạch cho những kỹ năng cần thiết trong tương lai.
Hỗ trợ hệ thống quản lý nhân sự, nâng cao năng suất, chất lượng.

Hãy nghĩ đến câu nói nổi tiếng của Archimedes: “Hãy cho tôi một cái cây đủ dài và một điểm tựa đủ vững chắc, tôi sẽ nâng đỡ trái đất”. Khung năng lực trong hình ảnh này còn đóng vai trò là công cụ, điểm tựa. Nếu không có điểm tựa chính xác, dù đã nỗ lực tuyển dụng và đào tạo rất nhiều nhưng tổ chức vẫn khó tuyển được đúng người hoặc đào tạo “đúng chỗ”.
Khung năng lực được xây dựng một cách khoa học và bài bản ngay từ đầu giúp người quản lý phát huy tối đa năng lực của đội ngũ.

Vậy khung năng lực là gì?

Có lẽ chúng ta đã biết mô hình ASK (viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge) là mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Khung chính là sự kết hợp của 2 yếu tố – Kỹ năng và Kiến thức, trong số 3 yếu tố trên.

Định nghĩa cụ thể về khung năng lực: Khung năng lực là một hướng dẫn được phát triển bởi một tổ chức nhằm đặt ra các yêu cầu cụ thể về năng lực, kiến thức và hành vi để giúp nhân viên thực hiện thành công công việc của mình.

Trong đó cần nhấn mạnh một số điểm:
– “Được phát triển bởi tổ chức”: Khung năng lực phải do tổ chức sử dụng nó phát triển, không được sao chép hoặc sử dụng lại bởi tổ chức khác vì mỗi doanh nghiệp có những giá trị, môi trường và văn hóa làm việc riêng.
– “Hành vi cụ thể”: Đây cũng là điểm khác biệt giữa khung năng lực và bản mô tả công việc. Cả hai đều mô tả những gì nhân viên được yêu cầu làm trong công việc, nhưng bản mô tả công việc là bản tóm tắt chung về những kỳ vọng về Kiến thức, Kỹ năng và Thái độ cần có cho công việc; trong khi khung năng lực cung cấp các Hành vi cụ thể trong vai trò, trách nhiệm mà một vị trí phải thực hiện.

Làm thế nào để xây dựng khung năng lực?

Khung bao gồm 3 phần:

Năng lực cốt lõi
Năng lực chuyên môn
Năng lực chung

Trong đó, mỗi bộ năng lực sẽ gồm 3 phần:

Định nghĩa năng lực
Mô tả hành vi
Phân cấp năng lực

Trong 3 năng lực trên, bộ năng lực chuyên môn được đánh giá là tốn thời gian xây dựng nhất, đồng thời khó nhân rộng nhất, vì nó đòi hỏi Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận phải trực tiếp tham gia xây dựng và xây dựng. cập nhật thường xuyên. Bộ năng lực quan trọng nhất là năng lực cốt lõi – được coi là kim chỉ nam định hướng tư duy và hành động cho toàn bộ tổ chức.

Năng lực cốt lõi

Định nghĩa: Năng lực cốt lõi là những năng lực tạo ra lợi thế cạnh tranh và phân biệt doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh.
Đặc điểm của năng lực cốt lõi:

- - Khác biệt, khó sao chép
  - Giúp công ty tiếp cận được nhiều hơn một thị trường
  - Gia tăng giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty
  - Tạo dựng văn hóa và gắn liền với giá trị cốt lõi của công ty

Ví dụ về tập hợp năng lực cốt lõi:
– Đáng kính
- Sáng tạo
– Tư duy kỹ thuật số
– Sự dũng cảm
Lưu ý: Bộ năng lực cốt lõi phải đi kèm với định nghĩa cho khái niệm được đưa ra, nhằm thống nhất tư duy chung cho toàn tổ chức, để dù 20 hay 2000 nhân viên cũng có thể hiểu được. (Ví dụ: “Bản lĩnh” có nghĩa là gì trong bộ năng lực trên? – Mỗi tổ chức sẽ có cách định nghĩa riêng.)

Năng lực chuyên môn

Định nghĩa: Năng lực chuyên môn mô tả kiến thức chuyên sâu, cụ thể về một lĩnh vực cụ thể cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu không có những năng lực này sẽ không thể đảm bảo được tính chuyên nghiệp của vị trí công việc.

Ví dụ: Năng lực chuyên môn – ngành CNTT

Cơ sở hạ tầng CNTT
Ngôn ngữ lập trình
Bảo trì hệ thống
Kiến trúc mạng
An ninh mạng
Kết nối mạng
Công nghệ mới
Các hệ điều hành
Lập trình
Lưu trữ dữ liệu…

Cách áp dụng khung năng lực để cải thiện hiệu suất

Sau khi xây dựng hoàn thiện, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng khung năng lực trong đánh giá tuyển dụng, cũng như xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự. Ví dụ, khung năng lực của vị trí A gồm 3 năng lực, nên với mỗi năng lực cụ thể, người quản lý có thể đặt ra các mức tiêu chuẩn (Ví dụ 1-4) và các mốc “Tối thiểu” cũng như “Kỳ vọng” của công ty.

Đối với hoạt động tuyển dụng, khung năng lực hỗ trợ nhà quản lý đánh giá, sàng lọc những ứng viên phù hợp và tối ưu hơn cho sự phát triển của công ty. Thông thường, khi không có khung năng lực cụ thể, nhà tuyển dụng có xu hướng tập trung nhiều vào thái độ của ứng viên hơn là kỹ năng hay kiến thức và cho rằng thái độ đó sẽ quyết định khả năng học hỏi và nâng cao năng lực về lâu dài. Điều này không sai nhưng sẽ làm công ty chậm lại.

Thuê người không đủ năng lực đồng nghĩa với việc giảm bớt cam kết với khách hàng. Khi áp dụng khung năng lực làm tiêu chí đánh giá ứng viên, doanh nghiệp có thể xác định được ứng viên đạt tiêu chuẩn “Mong đợi”, loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn “Tối thiểu”, từ đó cân bằng được cả 3 yếu tố Kỹ năng – Kiến thức – Thái độ của tập thể và bảo vệ khả năng cạnh tranh của công ty.

Đối với đào tạo, khung năng lực là nền tảng để các nhà quản lý hoặc bộ phận L&D xây dựng kế hoạch đào tạo chính xác và cá nhân hóa cho từng nhân viên. Cụ thể, khi so sánh trình độ năng lực công ty yêu cầu với trình độ thực tế của nhân sự rồi nhân với trọng số tầm quan trọng, nhà quản lý có thể tìm ra khoảng cách năng lực của đội ngũ, đâu là điểm cần cải thiện, đâu là điểm thăng tiến, đâu là điểm cần nâng cao. đưa ra kế hoạch đào tạo tối ưu với ngân sách.

Những sai lầm cần tránh khi xây dựng khung năng lực

Giao nhiệm vụ xây dựng khung năng lực cho bộ phận Nhân sự

Khi nhắc đến việc xây dựng khung năng lực cho tổ chức, nhiều người cho rằng đây là phục vụ cho Tuyển dụng – Đào tạo nên “giao” toàn bộ công việc này cho Ban Giám đốc và bộ phận Nhân sự, dẫn đến tình trạng không thực hiện được. mất nhiều thời gian hoặc khung năng lực không phù hợp với thực tế.

Trên thực tế, Ban Giám đốc và bộ phận Nhân sự chỉ có đủ năng lực để xây dựng bộ Năng lực cốt lõi và Năng lực chung. Đối với Bộ Thẩm quyền chuyên môn thuộc từng vụ chức năng, cần có sự tham gia của Thủ trưởng các Bộ liên quan. Không chỉ thiết kế, xây dựng mà còn chung tay truyền đạt, hướng dẫn đào tạo cho tổ chức.

Vì doanh nghiệp nhỏ nên không cần khung năng lực

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ (dưới 30 nhân viên) thường chỉ có trung tâm kinh doanh, chưa đầu tư xây dựng quy trình hệ thống. Khi tổ chức “phình to” thì việc xây dựng bộ khung trở thành gánh nặng, một phần vì chưa có kiến thức chính thức, một phần vì chưa có sơ đồ tổ chức làm nền tảng cho việc xây dựng.

Việc bắt đầu sớm khuôn khổ sẽ giúp làm rõ lộ trình thăng tiến, hỗ trợ giữ chân và đào tạo phát triển đội ngũ dư thừa.

Chỉ xây khung năng lực một lần và coi như hoàn thiện, không cần cập nhật thay đổi

Trong bộ 3 loại năng lực, bộ năng lực cốt lõi là kim chỉ nam gắn liền với cội nguồn của văn hóa tổ chức nên cần được duy trì và duy trì. Đối với 2 bộ năng lực chung và năng lực chuyên môn được tổ chức cập nhật thường xuyên nhằm đáp ứng sự thay đổi của nhà trường và nhu cầu tuyển dụng, đào tạo.

Ví dụ, với việc chuyển đổi mô hình quản lý nhân sự từ mô hình truy cập trước đây (65% tập trung nhiều nguồn lực vào nhân sự) sang mô hình Chiến lược hiện đại (với 60% tập trung vào hoạt động nâng cao trải nghiệm của nhân viên), khung năng lực của chuyên gia nhân sự theo đó cần phải thay đổi để đạt được mục tiêu.

Nếu trước đây, năng lực chuyên môn của một nhân viên nhân sự có thể chỉ là thống kê, quản lý sổ sách thì ngày nay cần được thay thế bằng khả năng ứng dụng công nghệ, sử dụng bộ phận chấm công, tính lương tự động. Hoặc ở cấp độ cao hơn, chẳng hạn, các vị trí HRBP yêu cầu hiểu biết về kinh doanh, đọc báo cáo doanh thu và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Khung năng lực không phải là một khái niệm mới hay một nhiệm vụ quá khó tiếp cận trong lĩnh vực Nhân sự. Tuy nhiên, việc phát triển và áp dụng khuôn khổ phù hợp đòi hỏi một quá trình mà các nhà lãnh đạo, trong đó có ban giám đốc và các phòng ban cần ngồi lại, hiểu rõ giá trị của nó và cùng nhau làm việc.