VỊ TRÍ CÔNG VIỆC VÀ CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Tại mỗi công ty mà bạn làm việc, bạn đều có một vị trí công việc tóm tắt các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Các công ty sử dụng các vị trí công việc để làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên.

Tìm hiểu thêm về cách bạn đóng góp cho vị trí của mình có thể giúp bạn mô tả tốt hơn vai trò của mình trên CV và trong buổi phỏng vấn xin việc. Trong bài viết này, chúng ta tham khảo sự khác biệt giữa vị trí công việc và chức danh công việc.

Vị trí công việc so với chức danh công việc
Hiểu được sự khác biệt giữa vị trí công việc và chức danh công việc rất hữu ích vì nó cho phép bạn thể hiện bản thân tốt hơn trong quá trình tuyển dụng.

Có một vài điểm khác biệt giữa hai thuật ngữ này. Thông thường, chức danh công việc là nhãn mà người sử dụng lao động trao cho bạn, trong khi vị trí công việc đề cập đến các trách nhiệm cụ thể mà bạn có tại công ty.

Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hơn, bạn có thể thấy rằng có những người khác làm việc ở đó với cùng chức danh công việc như bạn. Những chức danh này giúp các công ty cấu trúc tổ chức của họ và phân biệt giữa những nhân viên có trình độ kinh nghiệm hoặc nhiệm vụ khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn đang nghĩ đến việc theo đuổi sự nghiệp là đại diện dịch vụ khách hàng (CRM), bạn có thể thấy rằng có nhiều vai trò CRM có cùng chức danh công việc tại cùng một công ty nhưng có trách nhiệm khác nhau. Điều này là do một số đại diện có thể xử lý các vấn đề của khách hàng trong khi những người khác có thể xử lý việc trả lại sản phẩm. Thông thường, những nhân viên làm việc trong các vai trò đó có một bộ kỹ năng và kinh nghiệm tương tự và chỉ chuyên về các lĩnh vực khác nhau của dịch vụ khách hàng.

Sau đây là các định nghĩa sâu hơn về vị trí công việc và chức danh công việc mà bạn có thể cân nhắc để hiểu rõ hơn về sự khác biệt này:

Vị trí công việc là gì?
Vị trí công việc hoặc nghề nghiệp là một chức năng cụ thể mà bạn đảm nhiệm tại một công ty. Nó xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày mà bạn thực hiện. Bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ đó, bạn giúp phòng ban và chủ lao động của mình đạt được các mục tiêu về tổ chức và năng suất.

Ngay cả khi bạn đã làm việc tại cùng một công ty trong một thời gian dài, vị trí công việc của bạn có thể đã thay đổi vì bạn đã có thêm kinh nghiệm cho phép bạn chịu trách nhiệm cho những việc khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể có thêm trách nhiệm mới mỗi khi được tăng lương, ngay cả khi chức danh công việc của bạn vẫn giữ nguyên.

Chức danh công việc là gì?
Chức danh công việc là “nhãn” cho vị trí của bạn trong công ty. Người sử dụng lao động tạo ra các chức danh công việc khác nhau để thể hiện các giá trị doanh nghiệp mà công ty của họ có và xếp hạng nhân viên theo mối quan hệ với nhau.

Chức danh xác định thâm niên của bạn trong một tổ chức. Chức danh công việc có thể tập trung vào chức năng mà bạn có, nhưng không đề cập đến trách nhiệm, chuyên môn hoặc nghề nghiệp cụ thể.

Chúng là một yếu tố quan trọng cho phép các công ty thiết lập hệ thống phân cấp trong một tổ chức và xác định quy trình báo cáo giữa các nhân viên.

Ví dụ về chức danh công việc và vị trí công việc
Hiểu được sự khác biệt giữa chức danh công việc và vị trí công việc cho phép bạn xác định rõ hơn vai trò của mình tại một công ty. Sau đây là một số ví dụ về các vị trí công việc và chức danh công việc khác nhau:

A. Ví dụ về vị trí công việc

Khi ai đó biết về vị trí công việc của bạn, họ có thể cho rằng bạn có trách nhiệm gì trong công việc và lĩnh vực chuyên môn của bạn là gì. Sau đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu vị trí công việc hoặc nghề nghiệp là gì:

Luật sư
Kế toán viên
Kỹ sư
Nha sĩ
Phi hành gia
Bác sĩ
Thợ mộc

B. Ví dụ về chức danh công việc

Chức danh công việc của bạn xác định thâm niên của bạn trong một tổ chức và đề cập đến một chức danh rộng hơn hoặc toàn bộ ngành mà bạn làm việc. Mặc dù chức danh này hiếm khi giải thích chi tiết về nhiệm vụ hàng ngày của bạn, nhưng nó có thể gợi ý về loại nhiệm vụ bạn thực hiện và liệu bạn có đang quản lý những người khác làm việc tại cùng một công ty hay không. Sau đây là một số ví dụ về chức danh công việc chính thức:

Giám đốc hành chính
Trợ lý giám đốc
Giám đốc nhân sự
Kỹ sư lập kế hoạch
Quản lý dự án

Tầm quan trọng của việc xác định rõ ràng chức danh và vị trí công việc

Khai thác sức mạnh của chức danh và vị trí công việc được xác định rõ ràng. Hiểu được sự khác biệt giữa chức danh công việc và vị trí không chỉ là ngữ nghĩa - mà còn là về việc thu hút đúng người tài và định hình bộ khung của công ty bạn. Chức danh công việc rõ ràng và chính xác giống như ngọn hải đăng, hướng dẫn những ứng viên đủ tiêu chuẩn và phù hợp nhất đến với bạn.

Tương tự như vậy, các vị trí công việc được xác định rõ ràng xảy ra khi các công ty cung cấp sự minh bạch về các vai trò và trách nhiệm mà họ sẽ đảm nhận. Sự rõ ràng này không chỉ hợp lý hóa quy trình tuyển dụng của bạn mà còn thúc đẩy sự hài lòng và giữ chân nhân viên. Xét cho cùng, nhân viên có nhiều khả năng phát triển hơn khi họ hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh toàn cảnh.

Vì vậy, cho dù bạn đang soạn thảo mô tả công việc hay xây dựng chiến lược cho cơ cấu tổ chức, hãy nhớ rằng sự lựa chọn chức danh công việc, nhiệm vụ hiện tại hoặc mới, và vị trí của bạn sẽ định hình câu chuyện của công ty, xây dựng bản sắc của công ty và giúp thu hút những nhân viên xuất sắc mà bạn tìm kiếm.

Làm thế nào để chọn đúng chức danh công việc
Khi nói đến việc tuyển dụng, chức danh công việc là những tấm biển quảng cáo thu hút sự chú ý của những tài năng tiềm năng. Đó là những từ ngữ không chỉ truyền đạt bản chất của vai trò mà còn phản ánh văn hóa công ty của bạn.

Sau đây là một số mẹo về cách chọn chức danh công việc chính xác:

1. Phản ánh Trách nhiệm của Vai trò: Đảm bảo chức danh công việc của bạn mô tả chính xác vai trò và trách nhiệm của nó. Nó sẽ cung cấp cho các ứng viên tiềm năng một cái nhìn tổng quan tức thời về những gì họ sẽ làm. Nếu vai trò liên quan đến việc quản lý một nhóm gồm nhiều nhân viên, hãy cân nhắc đưa 'Quản lý' hoặc 'Lãnh đạo' vào chức danh. Nếu đó là công việc kỹ thuật đòi hỏi các kỹ năng cụ thể, chức danh công việc nên phản ánh điều này.

2. Giữ đúng thương hiệu của bạn: Chức danh công việc của bạn cũng phải phù hợp với văn hóa và thương hiệu của công ty. Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp có văn hóa vui tươi, bạn có thể chọn những chức danh sáng tạo hơn. Nhưng hãy nhớ rằng, sự rõ ràng không bao giờ được hy sinh vì sự sáng tạo. Mục tiêu là thu hút những ứng viên phù hợp, không phải làm họ bối rối.

3. Xem xét Tiêu chuẩn Ngành: Mặc dù điều quan trọng là phải độc đáo, nhưng việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành có thể giúp ứng viên hiểu được mức độ của vai trò. Hầu hết người tìm việc tìm kiếm bằng cách sử dụng tiêu đề công việc chuẩn, vì vậy, việc giữ cho tiêu đề của bạn quen thuộc có thể giúp vị trí tuyển dụng của bạn hiển thị trong kết quả tìm kiếm của họ.

4. Xem xét tương lai: Một chức danh công việc tốt cũng tính đến khả năng tăng trưởng trong vị trí. Xem xét quỹ đạo tương lai, khả năng thay đổi chức danh cho vai trò và cách chức danh có thể thích ứng với sự tăng trưởng hoặc thăng tiến.

Hãy nhớ rằng, chức danh công việc của bạn là ấn tượng đầu tiên mà các ứng viên tiềm năng có về vai trò, và có thể là công ty của bạn. Việc làm cho nó chính xác, phản ánh trách nhiệm của vai trò và phù hợp với doanh nghiệp và thương hiệu của bạn là chìa khóa để thu hút đúng người tài cho nhóm của bạn.

Cách Viết Mô Tả Vị Trí Công Việc

A. Từ góc nhìn của Nhà tuyển dụng và Người tuyển dụng

Khi nói đến việc tuyển dụng, việc tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn và mô tả chính xác về một vị trí công việc là rất quan trọng. Đây là cơ hội để bạn minh họa vị trí công việc phù hợp với tổ chức của bạn và những gì nó sẽ đòi hỏi hàng ngày. Nó không chỉ là một danh sách các nhiệm vụ; mà là một bức tranh về cách vai trò đó đóng góp vào sự thành công của công ty bạn.

Bắt đầu bằng cách xác định vị trí và mục đích công việc và cách nó phù hợp với mục tiêu của tổ chức bạn. Có thể là bất cứ điều gì từ 'Hỗ trợ nhóm bán hàng đạt được mục tiêu hàng tháng' đến 'Phát triển nội dung hấp dẫn cho nền tảng truyền thông xã hội của chúng tôi'.

Tiếp theo, hãy nêu chi tiết các trách nhiệm và nhiệm vụ mà công việc đòi hỏi. Hãy nêu cụ thể và rõ ràng. Thay vì nói "Sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự án", hãy nói "Sẽ giám sát tiến độ dự án, phối hợp với nhân viên từ các nhóm khác nhau và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ".

Đừng quên mô tả nhóm hoặc phòng ban mà vị trí đó là một phần. Điều này sẽ giúp ứng viên biết được vị trí của họ trong cơ cấu công ty của bạn. Ngoài ra, hãy cung cấp thông tin về người mà vai trò đó báo cáo và bất kỳ báo cáo trực tiếp nào mà vai trò đó có thể có.

Cuối cùng, trong khi việc truyền đạt các yêu cầu của vị trí là điều cần thiết, đừng ngại nhấn mạnh các cơ hội mà vị trí đó mang lại cho sự phát triển và tăng trưởng. Một mô tả vị trí công việc hứa hẹn sự tăng trưởng tiềm năng có thể là một nam châm mạnh mẽ thu hút những tài năng hàng đầu.

B. Từ góc nhìn của ứng viên

Là người tìm việc, hiểu mô tả công việc là chìa khóa để tìm được công việc phù hợp. Không chỉ là tìm kiếm những phần hấp dẫn của công việc mà còn là đọc hiểu giữa các dòng để có được bức tranh toàn cảnh về công việc đòi hỏi những gì.

Tìm kiếm thông tin cụ thể về vai trò. Có thể là bất kỳ thông tin nào từ các dự án bạn sẽ làm cho đến nhóm bạn sẽ tham gia. Vị trí này phù hợp với tổ chức lớn hơn như thế nào? Bạn sẽ báo cáo với ai? Những thông tin chi tiết này có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về các nhiệm vụ hàng ngày và cơ cấu tổ chức.

Hãy lưu ý đến các trách nhiệm được liệt kê. Chúng có cụ thể và rõ ràng không? Mô tả công việc mơ hồ như "chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau" có thể chỉ ra rằng người sử dụng lao động không rõ ràng về vị trí này. Điều này có thể dẫn đến kỳ vọng không được đáp ứng ở cả hai bên trong tương lai.

Cuối cùng, đừng quên tìm kiếm các dấu hiệu về cơ hội phát triển và tăng trưởng trong vị trí đó. Một công việc không chỉ là về những gì bạn có thể đóng góp cho công ty - mà còn là về những gì công ty có thể đóng góp cho hành trình sự nghiệp của bạn. Một mô tả vị trí công việc hiệu quả phải thể hiện được cả hai điều đó.