QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG HIỆU QUẢ

Chính sách đề cập đến quá trình tính toán và quản lý thù lao cho nhân viên, thường bao gồm tiền lương, tiền thưởng, tiền thưởng và các lợi ích khác. Chính sách lương cũng có thể đề cập đến tổng số tiền trả cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong hầu hết các tổ chức, tính lương là một chức năng quan trọng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn. Quá trình trả lương bao gồm việc tính toán tổng lương của nhân viên, là tổng số tiền họ phải trả cho công việc của mình và khấu trừ mọi khoản thuế, đóng góp các khoản theo nghĩa vụ và các khoản khấu trừ khác.

Bộ phận tính lương cũng chịu trách nhiệm quản lý các phúc lợi của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và thời gian nghỉ được trả lương. Điều này có thể liên quan đến việc theo dõi giờ làm việc của nhân viên, quản lý yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và phối hợp với các nhà cung cấp phúc lợi bên thứ ba.

Nhìn chung, bảng lương là một khía cạnh thiết yếu của bất kỳ tổ chức nào sử dụng con người và nó đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, độ chính xác và tuân thủ các luật và quy định có liên quan.

Các loại tiền lương theo nhân viên
Chính sách lương có thể được phân loại thành các loại khác nhau dựa trên loại nhân viên được trả lương. Dưới đây là ba loại bảng lương phổ biến dựa trên phân loại nhân viên:

Bảng lương được trả lương: Nhân viên được trả lương là một số tiền cố định một cách thường xuyên, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hai tuần một lần, bất kể số giờ làm việc. Bảng lương bao gồm việc tính tổng lương của nhân viên dựa trên mức lương hàng năm của họ, chia cho số kỳ lương trong một năm, sau đó khấu trừ mọi khoản thuế, phúc lợi hiện hành và các khoản khấu trừ khác.

Bảng lương hàng giờ: Nhân viên hàng giờ được trả lương cho số giờ làm việc thực tế và mức lương của họ có thể thay đổi dựa trên các yếu tố như nhiệm vụ công việc, kinh nghiệm và vị trí. Bảng lương hàng giờ bao gồm việc theo dõi số giờ làm việc của nhân viên, tính tổng lương dựa trên mức lương hàng giờ và số giờ làm việc, sau đó khấu trừ mọi khoản thuế, phúc lợi hiện hành và các khoản khấu trừ khác.

Bảng lương theo hợp đồng: Nhân viên hợp đồng được thuê trong một khoảng thời gian hoặc dự án cụ thể và mức lương cũng như phúc lợi của họ có thể khác với mức lương và phúc lợi của nhân viên bình thường. Bảng lương theo hợp đồng bao gồm việc tính toán tổng lương của nhân viên dựa trên các điều khoản trong hợp đồng của họ, bao gồm cả mức lương theo giờ hoặc cố định, sau đó khấu trừ mọi khoản thuế, phúc lợi hiện hành và các khoản khấu trừ khác.

Nhìn chung, loại bảng lương được sử dụng trong một tổ chức sẽ phụ thuộc vào loại nhân viên mà họ có cũng như các chính sách và thủ tục trả lương cụ thể của họ.

Các loại bảng lương theo hình thức thanh toán
Chính sách lương cũng có thể được phân loại dựa trên phương thức thanh toán. Dưới đây là ba loại bảng lương phổ biến dựa trên phương thức thanh toán:

Bảng lương gửi tiền trực tiếp: Bảng lương gửi tiền trực tiếp liên quan đến việc chuyển tiền lương ròng của nhân viên trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của họ bằng phương thức điện tử. Phương pháp này thường an toàn và thuận tiện hơn so với phát hành séc giấy vì nó loại bỏ nhu cầu kiểm tra thực tế và giảm nguy cơ gian lận hoặc thất lạc séc.

Bảng lương bằng thẻ thanh toán: Bảng lương bằng thẻ thanh toán liên quan đến việc phát hành thẻ ghi nợ trả trước cho nhân viên, thẻ này được nạp tiền lương ròng của họ trong mỗi kỳ trả lương. Phương thức này có thể là một lựa chọn thuận tiện cho những nhân viên không có tài khoản ngân hàng vì họ có thể sử dụng thẻ thanh toán để mua hàng hoặc rút tiền mặt tại máy ATM.

Nhìn chung, loại bảng lương được sử dụng trong một tổ chức sẽ phụ thuộc vào các chính sách và thủ tục thanh toán cụ thể cũng như sở thích và nhu cầu của nhân viên.

Cần lưu ý điều gì khi tính lương?
Khi tính lương, có một số yếu tố chính cần tính đến để đảm bảo thanh toán chính xác và tuân thủ cho nhân viên. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng nhất cần xem xét:

Phân loại nhân viên: Điều quan trọng là phải phân loại chính xác nhân viên là được miễn hoặc không được miễn, vì điều này sẽ xác định liệu họ có được hưởng lương làm thêm giờ và các phúc lợi khác hay không.

Tiền lương và số giờ làm việc: Mức lương theo giờ, tiền lương và số giờ làm việc của nhân viên phải được theo dõi và ghi lại chính xác để xác định tổng lương.

Trả lương làm thêm giờ: Nếu một nhân viên không được miễn trừ và làm việc hơn 40 giờ trong một tuần, họ có quyền được trả lương làm thêm giờ, thường gấp 1,5 lần mức lương thông thường của họ.

Thuế: Thuế phải được khấu trừ khỏi tổng lương của nhân viên. Điều này bao gồm thuế thu nhập cá nhân,...

Phúc lợi: Các khoản khấu trừ có thể được thực hiện cho các phúc lợi của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và các khoản khấu trừ tự nguyện khác.

Các khoản khấu trừ khác: Các khoản khấu trừ cũng có thể được thực hiện đối với các khoản như tiền lương, tiền cấp dưỡng nuôi con và các khoản thanh toán khác theo lệnh của tòa án.

Tuân thủ luật lao động: Người sử dụng lao động phải tuân thủ luật lao động của địa phương về mức lương tối thiểu, lương làm thêm giờ và các quy định việc làm khác.

Nhìn chung, việc tính toán bảng lương chính xác và tuân thủ đòi hỏi phải chú ý đến chi tiết, kiến thức về luật và quy định có liên quan cũng như quản lý dữ liệu và lưu trữ hồ sơ hiệu quả. Nhà tuyển dụng có thể chọn sử dụng phần mềm tính lương hoặc thuê ngoài chức năng tính lương để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

Cách tính lương khi nghỉ ốm?
Khi nhân viên nghỉ ốm, lương của họ trong thời gian đó có thể bị ảnh hưởng, tùy thuộc vào chính sách của người sử dụng lao động và luật hiện hành. Dưới đây là tổng quan chung về cách tính lương cho nhân viên nghỉ ốm:

Xác định quyền nghỉ ốm của nhân viên: Người sử dụng lao động nên có chính sách nêu rõ nhân viên được hưởng bao nhiêu ngày ốm mỗi năm. Số ngày có thể dựa trên thời gian làm việc hoặc các yếu tố khác.

Xác định hình thức nghỉ ốm: Nghỉ ốm có thể được hưởng lương hoặc không lương, tùy thuộc vào chính sách của người sử dụng lao động và pháp luật hiện hành. Trong một số trường hợp, thời gian nghỉ ốm có thể được chi trả theo bảo hiểm khuyết tật ngắn hạn, bảo hiểm này sẽ thay thế một phần hoặc toàn bộ tiền lương.

Tính lương của nhân viên trong thời gian nghỉ ốm: Nếu nhân viên được hưởng lương nghỉ ốm, lương của họ cho thời gian nghỉ ốm phải được tính dựa trên mức lương bình thường của họ, có tính đến bất kỳ thời gian làm thêm giờ hoặc chênh lệch lương nào khác. Nếu nhân viên không được hưởng lương nghỉ ốm, lương của họ cho thời gian nghỉ ốm thường sẽ bị giảm hoặc loại bỏ.

Khấu trừ mọi khoản trợ cấp hoặc phí bảo hiểm hiện hành: Tùy theo chính sách của người sử dụng lao động, nhân viên có thể phải thanh toán mọi khoản trợ cấp hoặc phí bảo hiểm trong thời gian nghỉ ốm. Số tiền này sẽ được khấu trừ vào lương của nhân viên trong kỳ.

Đảm bảo tuân thủ luật hiện hành: Người sử dụng lao động phải tuân thủ luật lao động về nghỉ ốm, bao. Người sử dụng lao động cũng có thể cần phải tuân thủ luật phân biệt đối xử với người khuyết tật và các quy định hiện hành khác.

Nhìn chung, việc tính lương cho người lao động nghỉ ốm sẽ phụ thuộc vào chính sách của người sử dụng lao động, pháp luật hiện hành và hoàn cảnh cụ thể của người lao động nghỉ ốm. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tất cả các quy định có liên quan để tránh các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

Kiểm soát tiền lương và thời gian

Kiểm soát tiền lương và thời gian là những chức năng liên quan chặt chẽ trong việc quản lý nhân viên và bồi thường. Kiểm soát thời gian đề cập đến quá trình theo dõi và ghi lại số giờ làm việc của nhân viên, trong khi bảng lương liên quan đến việc tính toán và chi trả thù lao cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc của họ.

Kiểm soát thời gian hiệu quả là điều cần thiết để tính toán bảng lương chính xác vì nó cung cấp dữ liệu cần thiết để xác định tổng lương của nhân viên, bao gồm số giờ bình thường, giờ làm thêm và bất kỳ sự khác biệt về lương nào khác. Các phương pháp kiểm soát thời gian phổ biến bao gồm thẻ chấm công thủ công, đồng hồ bấm giờ kỹ thuật số và hệ thống chấm công và chấm công tự động.

Ngoài việc theo dõi số giờ làm việc, hệ thống kiểm soát thời gian cũng có thể được sử dụng để quản lý các khía cạnh khác về thời gian của nhân viên, chẳng hạn như lập kế hoạch, vắng mặt và thời gian nghỉ phép. Bằng cách ghi lại và quản lý chính xác thời gian của nhân viên, người sử dụng lao động có thể đảm bảo tuân thủ luật và quy định lao động cũng như duy trì hồ sơ chính xác cho mục đích báo cáo và thuế.

Khi thời gian làm việc đã được ghi lại, chức năng trả lương sẽ hoạt động. Biên chế liên quan đến việc tính toán tổng lương của nhân viên, khấu trừ các khoản thuế hiện hành và các khoản khấu trừ khác và giải ngân lương ròng cho nhân viên. Việc tính lương có thể được thực hiện thủ công hoặc thông qua phần mềm tính lương tự động, có thể hợp lý hóa quy trình và giảm nguy cơ sai sót.

Tóm lại, kiểm soát thời gian hiệu quả là điều cần thiết để tính toán tiền lương chính xác và cả hai chức năng đều là những thành phần quan trọng trong việc quản lý và bồi thường nhân viên hiệu quả. Người sử dụng lao động có thể chọn sử dụng nhiều công cụ và hệ thống khác nhau để quản lý thời gian và bảng lương, tùy thuộc vào nhu cầu và nguồn lực cụ thể của họ.