QUẢN LÝ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Quản lý khối lượng công việc là gì?
Quản lý khối lượng công việc là quá trình xác định khối lượng công việc mà một nhóm phải đảm nhận, đồng thời xem xét tất cả các yếu tố liên quan đến việc thực hiện công việc này, bao gồm: phạm vi, thời gian, nguồn lực sẵn có và các kỹ năng cần thiết.

Quản lý khối lượng công việc xem xét tất cả công việc của nhóm bạn và phân phối cho những người phù hợp nhất để xử lý.

Kết quả là, bạn sẽ có thể đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Khối lượng công việc mà mỗi người phải làm là khác nhau. Bạn không chỉ muốn chọn đúng người cho từng nhiệm vụ mà còn phải tránh làm quá tải bất kỳ nhân viên nào.

Ngoài ra, công việc không phải lúc nào cũng giống nhau; một số công việc mang tính lặp lại, trong khi một số khác thay đổi hằng ngày. Đây là lý do tại sao việc cải thiện chiến lược quản lý khối lượng công việc của bạn rất đáng để nỗ lực.

Tại sao quản lý khối lượng công việc lại quan trọng?
Cách bạn phân bổ nhiệm vụ có thể tạo nên hoặc phá vỡ một doanh nghiệp. Khi bạn phân bổ nhiệm vụ một cách hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Nhưng tại sao lại như vậy?
Có một mối liên hệ đặc biệt giữa yêu cầu công việc, thách thức về trí tuệ và hạnh phúc của nhân viên.

Bằng cách đảm bảo rằng nhân viên được trang bị và tập trung cao độ, bạn sẽ có thể tránh được sự nhàm chán trong khi thúc đẩy mức độ gắn kết hiệu quả cao hơn.

Bằng cách áp dụng một hệ thống có cấu trúc, bạn có thể ngăn ngừa…

• Thắt nút cổ chai với nhiệm vụ của nhóm

• Thời hạn bị lỡ

• Chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm kém

• Gây căng thẳng không cần thiết cho nhân viên do giao quá nhiều nhiệm vụ

• Nhân viên không cảm thấy mình đang “lười biếng” hoặc không hoàn thành nhiệm vụ.

4 lợi ích chính của việc quản lý khối lượng công việc…
Có một số lý do tại sao bạn nên dành thời gian để cải thiện hệ thống quản lý khối lượng công việc của mình. Sau đây là một số lý do tại sao điều này lại quan trọng đến vậy.

1. Quản lý khối lượng công việc giúp tăng năng suất

Sau khi phân công trách nhiệm, bạn sẽ thấy mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ hiểu mình cần phải làm gì và tại sao việc đó lại quan trọng.

2. Quản lý khối lượng công việc giúp tăng khả năng giữ chân nhân viên

Nhân viên của bạn cảm thấy họ có thể tiến bộ và cải thiện, đồng thời nhận được sự công nhận và khen ngợi cho công việc của mình. Điều quan trọng đối với họ là họ biết tại sao nhiệm vụ của họ là cần thiết, nếu không họ có thể nghĩ rằng họ không mang lại giá trị cho công ty của bạn.

3. Quản lý khối lượng công việc giúp cải thiện tinh thần của nhân viên

Khi nhân viên cảm thấy khối lượng công việc của mình có thể duy trì được, họ không chỉ làm việc chăm chỉ hơn mà còn hài lòng hơn với vị trí của mình.

4. Quản lý khối lượng công việc xây dựng lòng tin và giao tiếp

Khi nhân viên biết lý do khối lượng công việc của họ là như vậy và tại sao họ phải chịu trách nhiệm cho một số nhiệm vụ nhất định, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn vì điều đó. Với một hệ thống được xây dựng tốt, bạn sẽ thấy năng suất và hiệu quả trong nhóm của mình tăng lên.

Trước khi lập kế hoạch quản lý, bạn cần cân nhắc một số điều sau:

A. Khách hàng của bạn

Bạn cần tập trung vào khách hàng của mình. Mọi thứ bạn làm đều phải hướng đến việc đáp ứng và vượt quá nhu cầu và mong đợi của họ. Điều này có nghĩa là phân công khối lượng công việc phù hợp cho từng người, phát triển các sản phẩm chất lượng và duy trì hoạt động dịch vụ khách hàng phản hồi.

B. Nhu cầu của nhân viên bạn

Quản lý là trao quyền cho mọi người để họ phát huy hết tiềm năng của mình. Khi nói đến các thành viên trong nhóm, bạn phải bắt đầu bằng cách giúp họ hiểu cách họ làm việc và cung cấp đào tạo cần thiết để họ thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

Bất kỳ người nào có lý trí cũng sẽ cảm thấy thất vọng và chán nản nếu công việc mình đang làm không phù hợp với kỹ năng của mình.

Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét kỹ công việc mà nhân viên của bạn đang làm. Nếu bạn nhận thấy một nhân viên đang quá tải hoặc buồn chán, thì đây có thể là lý do.

C. Nhu cầu kinh doanh của bạn

Bạn cũng cần cân nhắc đến nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là suy nghĩ về lượng công việc bạn có thể thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào.

Ví dụ, nếu bạn là một công ty nhỏ, có thể không khôn ngoan khi chạy nhiều hơn một dự án cùng một lúc. Nhưng các công ty lớn hơn có thể xử lý nhiều tác vụ đồng thời hơn và do đó có thể đảm nhiệm khối lượng công việc lớn hơn.

D. Trải nghiệm của nhóm bạn

Bạn cần cân nhắc đến trình độ kinh nghiệm của nhân viên khi giao nhiệm vụ cho họ. Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người mới, người đó sẽ cần hỗ trợ bao nhiêu?

Bạn có đủ thời gian để đào tạo người này nếu họ chậm hoặc mắc lỗi không?

Nếu bạn đang làm việc với một nhân viên có kinh nghiệm, tại sao bạn lại yêu cầu họ làm cùng một việc mà mọi nhân viên khác đang làm?

Những nhân viên có kinh nghiệm nên được giao những nhiệm vụ mà mọi người khác đều không quen thuộc.

E. Năng suất của bạn

Đừng quên cân nhắc đến năng suất của chính bạn. Nơi làm việc ngày nay rất nhanh và cạnh tranh. Mỗi giây đều có giá trị; thời gian là tiền bạc. Vì vậy, nếu bạn không theo kịp, bạn sẽ mất đi những mối làm ăn có giá trị.

Bạn phải tìm được sự cân bằng giữa khối lượng công việc và lượng công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

F. Phong cách làm việc cá nhân của nhân viên

Mỗi nhân viên đều có một bộ khả năng và sở thích riêng. Một số người phát triển mạnh khi được giao những thử thách kỹ thuật khó khăn, trong khi những người khác thích công việc chỉ đòi hỏi sự lặp lại đơn giản.

Là một người quản lý, bạn phải biết sự khác biệt giữa các loại phong cách làm việc này nếu bạn muốn nhóm của mình làm việc hiệu quả.

Khi bạn phân bổ nhiệm vụ hiệu quả, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có cơ hội phát triển trong vị trí của họ. Người lao động cũng sẽ thích trách nhiệm của mình hơn khi được giao công việc phù hợp với họ.

G. Đạt được sự cân bằng giữa quá ít và quá nhiều

Là người quản lý, bạn không chỉ có trách nhiệm đảm bảo nhân viên của mình bận rộn mà còn phải đảm bảo rằng "bận rộn" có nghĩa là hiệu quả.

Là người quản lý, bạn phải phân bổ khối lượng công việc một cách hiệu quả bằng cách giảm thiểu căng thẳng và tối đa hóa hiệu quả của nhân viên.

Nếu bạn giao cho các thành viên trong nhóm quá nhiều hoặc quá ít việc, họ có thể trở nên quá tải hoặc buồn chán. Tuy nhiên, nếu bạn phân bổ nhiệm vụ hiệu quả, nhóm của bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn và vui vẻ với công việc của mình.

H. Cách để tối đa hóa thời gian và khối lượng công việc

Quản lý khối lượng công việc đảm bảo rằng mọi người luôn bận rộn với công việc quan trọng nhất. Nó ưu tiên các nhiệm vụ và ngăn ngừa nhân viên bị quá tải hoặc nhàn rỗi. Mọi người muốn làm việc cho các tổ chức đánh giá cao nỗ lực của họ và cung cấp cho họ lượng công việc phù hợp, vào đúng thời điểm.
Khối lượng công việc cũng cải thiện chất lượng công việc bằng cách đảm bảo nhân viên bận rộn với các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Quản lý khối lượng công việc rất quan trọng vì nó ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề trước khi chúng xảy ra, đồng thời cải thiện cách thức thực hiện công việc trong nhóm của bạn.

Làm thế nào để quản lý khối lượng công việc hiệu quả?

Bước 1: Bạn nên luôn bắt đầu bằng cách xác định cụ thể những việc cần phải làm.
Điều này có thể bao gồm việc xác định khối lượng công việc cần thiết, lý do cần thiết, lý do nhiệm vụ thuộc về nhóm của bạn và tại sao nhiệm vụ đó là ưu tiên ngay lúc này.

Về cơ bản, điều này xác định các thông số xung quanh khối lượng công việc của bạn.
Về cơ bản có hai loại khối lượng công việc.

1. Khối lượng công việc chính : các nhiệm vụ quan trọng nhất mà nhóm của bạn cần hoàn thành, góp phần đạt được các mục tiêu chiến lược. Chúng cần được thực hiện trước tiên và phải chiếm một tỷ lệ lớn công suất vì chúng nhạy cảm với thời gian và đòi hỏi nhiều sự chú ý hơn.
 

2. Khối lượng công việc thứ cấp : tất cả các nhiệm vụ khác cần phải hoàn thành, nhưng không quá nhạy cảm về mặt thời gian. Chúng có thể được ưu tiên theo sở thích và năng lực của nhóm. Điều này cần được tính đến, vì nhân viên có thể nhanh chóng bị quá tải nếu khối lượng công việc của họ chứa đầy các nhiệm vụ thứ cấp.
 

Sau đây là một số nhiệm vụ thường bị bỏ qua mà bạn cần cân nhắc:

• Các công việc văn phòng như pha cà phê, nhận thư và sắp xếp đồ dùng văn phòng.

• Công việc hàng ngày được thực hiện một cách thụ động, chẳng hạn như quản lý email, trả lời điện thoại và dọn dẹp bàn làm việc bừa bộn.

• Cải thiện quy trình và thủ tục – ví dụ: thử nghiệm các công cụ mới, theo dõi quy trình và đề xuất cải tiến các phương pháp hiện tại.
   

Bước 2: Kiểm tra khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm của bạn. Khối lượng công việc của từng cá nhân có thể được đo lường bằng ba yếu tố:

1. Năng lực – lượng công việc mà một người có thể làm được trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Hiệu suất – số giờ mà một công nhân dành cho công việc của mình.

3. Tỷ lệ sử dụng – phần trăm thời gian mà một công nhân có thể dành cho một nhiệm vụ nhất định, so với tổng số giờ có sẵn.

Hãy nhớ rằng, quy mô nhóm của bạn sẽ quyết định khối lượng công việc mà nhóm có thể xử lý trong một ngày. Nếu bạn giao quá nhiều việc cho họ, họ có thể không hoàn thành được công việc.

Kế hoạch quản lý khối lượng công việc của bạn nên nêu rõ lý do tại sao thành viên nhóm cụ thể của bạn có năng lực nhất định.

• Hãy dành vài phút để hỏi từng nhân viên xem họ cảm thấy thế nào về khối lượng công việc hiện tại của họ.

• Hãy lưu ý xem ai cảm thấy thoải mái và ai muốn có nhiều hơn hoặc ít hơn trong công việc của họ.

Bước 3: Lập sơ đồ khối lượng công việc theo mức độ ưu tiên, lượng thời gian cần thiết và tính cấp bách. Điều này mở ra các kênh giao tiếp đồng thời cung cấp cho bạn một dấu hiệu về năng lực của thành viên nhóm.

• Bạn có thể có danh sách các dự án cần thực hiện hoặc email cần phản hồi – tại sao không ưu tiên chúng?

• Bước đầu tiên là sắp xếp các dự án theo thứ tự quan trọng – điều này sẽ cho phép bạn phân bổ công việc phù hợp.

• Bước tiếp theo là ước tính thời gian cần thiết cho mỗi dự án. Liệt kê các nhiệm vụ từ cấp bách nhất trong giờ làm việc đến những nhiệm vụ có thể đợi đến sau giờ làm việc.

• Tiếp theo, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn theo thứ tự từ cao đến thấp. Bạn nên có danh sách các dự án được phân công theo mức độ ưu tiên, không dựa trên việc nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp đến ai.

Một nhiệm vụ riêng lẻ có thể có các mức độ khẩn cấp khác nhau, vì vậy hãy lưu ý rằng điều này có thể ảnh hưởng đến việc ai có thể xử lý việc gì.

Bước 4: Tạo các kênh giao tiếp. Sau khi khối lượng công việc được lập bản đồ, bạn cần mở các kênh giao tiếp để đưa ra và nhận phản hồi từ nhân viên của mình.

Thành công có nhiều khả năng xảy ra hơn khi các nhóm thống nhất. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn thấy cách tiếp cận quản lý mới này quá sức, bạn có thể giúp họ tham gia bằng cách tăng cường sự tham gia của họ vào quá trình phân công nhiệm vụ.
 

Bước 5: Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm dựa trên khối lượng công việc của họ.

Một cách hiệu quả để đưa nhân viên của bạn tham gia vào phương pháp quản lý mới là cho phép họ đưa ra ý kiến ​​về những nhiệm vụ họ có thể làm và lý do tại sao. Điều này cho phép bạn tránh giao quá nhiều việc trong khi vẫn đáp ứng được mục tiêu của nhóm.

Bạn cũng phải cân bằng năng lực của nhóm mình cho bước này. Một nhóm làm việc quá sức có thể sẽ không thể làm việc tốt nhất, vì vậy, điều bắt buộc là phải biết năng lực của nhân viên và quản lý khối lượng công việc phù hợp.

Những điểm chính:

• Hãy ghi nhớ lý do tại sao việc quản lý khối lượng công việc lại quan trọng.

• Quy mô nhóm của bạn ảnh hưởng đến khối lượng công việc có thể hoàn thành mỗi ngày.

• Xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án từ cấp bách nhất đến cấp bách ít nhất.

• Mở rộng kênh liên lạc để nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm.

• Phân công nhiệm vụ dựa trên khối lượng công việc của từng cá nhân.

Phần kết luận
Việc cải thiện quy trình quản lý khối lượng công việc sẽ thúc đẩy sự đoàn kết và gắn kết của nhóm. Chìa khóa thành công là luôn giao tiếp để bạn có thể theo dõi tiến độ. Bài viết này đã cung cấp một khuôn khổ thực tế để quản lý khối lượng công việc của bạn và nhân viên của bạn