PHÂN CHIA NHIỆM VỤ NHÓM CÔNG BẰNG ĐỂ ĐẠT HIỆU SUẤT

1. Đánh giá dự án
Trước khi giao bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn cần hiểu rõ về phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và thời hạn của dự án. Bạn cũng cần biết kỳ vọng và tiêu chí đánh giá, cũng như các nguồn lực và công cụ có sẵn.

Xem xét kỹ lưỡng bản tóm tắt dự án, tiêu chí chấm điểm hoặc hướng dẫn và đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu như nhau.

Xác định các mục tiêu và mốc chính, và chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.

Đừng tự mình làm bất kỳ điều nào trong số này. Nếu một nhóm sẽ tham gia, họ cần phải có quyền sở hữu ngay từ đầu.

Việc phân chia trách nhiệm khác nhau trong một nhóm không nhất thiết phải theo thứ bậc. Mỗi thành viên có thể được khuyến khích lập chiến lược ngay từ đầu và tìm hiểu về phạm vi của một dự án.

Theo cách đó, tất cả đều học được các kỹ năng lãnh đạo và phát triển khả năng quản lý. Hãy để mọi người chủ động giao tiếp với nhau và có tính tự chủ với trách nhiệm công việc của mình.

Khi trưởng nhóm có một dự án, anh ta phải có khả năng đánh giá đúng người cho đúng công việc và phân chia nhiệm vụ cho phù hợp.

Trách nhiệm của trưởng nhóm là trước tiên phải hiểu nhiệm vụ, xem xét các nguồn lực có sẵn, đặt ra các mốc thời gian để hoàn thành và giao nhiệm vụ cho nhóm và đảm bảo rằng các sản phẩm cuối cùng nằm trong thời hạn đã định.

Việc theo dõi nhóm tại các mốc thời gian đã định là rất quan trọng để dự án đi đúng hướng và không bị chậm trễ do bất kỳ yếu tố bên ngoài hoặc bên trong nào.

Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hiểu được trách nhiệm của mình và thống nhất về kết quả cuối cùng.

2. Hãy xem xét các kỹ năng
Tiếp theo, bạn cần xem xét các kỹ năng, điểm mạnh và sở thích của từng thành viên trong nhóm. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách yêu cầu mọi người điền vào biểu mẫu tự đánh giá, chia sẻ sơ yếu lý lịch hoặc danh mục đầu tư của họ hoặc thảo luận về lý lịch và sở thích của họ.

Ý tưởng là ghép các nhiệm vụ với những người có kỹ năng phù hợp và liên quan nhất hoặc những người sẵn sàng học hỏi và cải thiện chúng.

Theo cách này, bạn có thể tận dụng sự đa dạng của nhóm và đảm bảo chất lượng và hiệu quả.

Là một nhà lãnh đạo, bạn phải hiểu và biết điểm mạnh và lĩnh vực phát triển của nhóm mình. Ai là người hướng ngoại? Ai là người thích nghiên cứu và thu thập dữ liệu? Ai là người giỏi gây quỹ hoặc viết đơn xin tài trợ?

Bạn phải giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho những cá nhân có thể đảm nhận nhiệm vụ và phát triển với nhiệm vụ đó. Càng ít rào cản mà đồng đội của bạn phải vượt qua để đạt được mục tiêu thì càng dễ dàng.

Nhiệm vụ nhóm có thể là cơ hội tuyệt vời để phát triển thêm kỹ năng của các thành viên trong nhóm. Để họ có cơ hội phát huy hết tiềm năng của mình và thử nghiệm.

Đây là điểm quan trọng vì sau khi đánh giá dự án, cần phải quyết định cách thức và ai phân công nhiệm vụ để tránh giao sai.

Mọi người có các kỹ năng và sở thích khác nhau và điều quan trọng nhất là mong muốn học hỏi và cải thiện bất cứ điều gì.

Theo quan điểm của tôi, việc có các kỹ năng và nền tảng cũng quan trọng như ý chí và mong muốn cải thiện kiến ​​thức.

3. Đàm phán các vai trò
Khi bạn đã có danh sách các nhiệm vụ và kỹ năng, bạn cần đàm phán về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách họp, sử dụng hệ thống bỏ phiếu hoặc sử dụng công cụ phần mềm giúp bạn phân bổ nhiệm vụ.

Mục tiêu là đạt được sự đồng thuận về việc ai làm gì, khi nào và như thế nào, và tránh bất kỳ sự chồng chéo hoặc khoảng cách nào.

Bạn cũng nên xác định kỳ vọng và tiêu chuẩn cho từng vai trò và thống nhất về cách giám sát và báo cáo tiến độ.

Việc thống nhất ai sẽ là người lãnh đạo nhóm và ai sẽ là đầu mối liên lạc với các bên liên quan sẽ rất hữu ích.

Xem xét các kỹ năng và đàm phán các vai trò có liên quan và các điểm liên quan nhất đến năng suất tối đa.

Khi bạn biết các kỹ năng của các thành viên trong nhóm, bạn cần phân công đúng nhiệm vụ cho các bên liên quan và sau đó đảm bảo công việc của dự án là chính xác. Cuối cùng, theo dõi và báo cáo tiến độ là chìa khóa.

4. Cân bằng khối lượng công việc
Một yếu tố quan trọng khác cần cân nhắc khi phân chia nhiệm vụ nhóm là khối lượng công việc.

Bạn muốn đảm bảo rằng mọi người đều có khối lượng công việc hợp lý và công bằng để làm, và không ai bị quá tải hoặc không được sử dụng hết.

Bạn có thể làm điều này bằng cách ước tính thời gian và công sức cần thiết cho từng nhiệm vụ, và phân bổ đều cho các thành viên trong nhóm.

Bạn cũng nên tính đến khả năng sẵn sàng và cam kết của từng người, và điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp.

5. Xem lại và sửa đổi
Cuối cùng, bạn cần xem xét và sửa đổi phân chia nhiệm vụ thường xuyên, khi dự án tiến triển và có những thách thức hoặc thay đổi mới phát sinh.

Bạn nên thường xuyên kiểm tra và phản hồi với các thành viên trong nhóm của mình và đánh giá mức độ hiệu quả của phân chia nhiệm vụ.

Bạn cũng nên linh hoạt và cởi mở để thực hiện các điều chỉnh nếu cần, chẳng hạn như phân công lại nhiệm vụ, hoán đổi vai trò hoặc thêm hoặc bớt nhiệm vụ.

Mục đích là đảm bảo rằng mọi người đều hài lòng và năng suất, và dự án đang đi đúng hướng.