PHẦN 2: NHỮNG CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN TẠI NƠI LÀM VIỆC

7. Đặt mục tiêu SMART với họ

Sau khi xác định được các giải pháp khả thi giúp họ vượt qua rào cản, hãy giúp họ đặt ra các mục tiêu SMART.

Cụ thể: Làm rõ những rào cản mà nhân viên dự định giải quyết và yêu cầu họ phác thảo những bước họ sẽ thực hiện để thực hiện như vậy.
Có thể đo lường: Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn và nhân viên có thể sử dụng để xác định tiến độ và thành công của họ đối với các rào cản và thách thức mà họ đang có kế hoạch vượt qua.
Có thể đạt được: Đảm bảo rằng các kỳ vọng mà bạn đặt ra có ý nghĩa đối với thời gian bạn dành cho nhân viên và phạm vi các bước của kế hoạch hành động. Nếu nhân viên có nhiều mục tiêu để hướng tới, hãy cân nhắc để nhân viên tập trung vào các bước nhỏ hơn dẫn đến các mục tiêu lớn hơn, điều này có thể giúp kế hoạch hành động trở nên thực tế hơn.
Dựa trên thời gian: Đặt thời hạn cụ thể cho từng KPI riêng lẻ mà bạn và nhân viên đặt ra. Hợp tác với nhân viên để đảm bảo thời hạn là thực tế.

Đặt mục tiêu SMART giúp bạn và nhân viên theo dõi những gì họ cần đạt được, khi nào, cách họ lập kế hoạch thực hiện và thành công trông như thế nào. Họ có thể sử dụng những mục tiêu này để chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn một cách hiệu quả hơn và bạn có thể sử dụng chúng để đảm bảo họ đang đạt được tiến bộ.

8. Viết ra kế hoạch hành động

Bao gồm mọi phần của mục tiêu SMART, bao gồm cả KPI và thời hạn, trong một tài liệu. Việc có một bản sao vật lý của các mục tiêu này có thể giúp khuyến khích nhân viên và giúp họ tập trung. Nếu đó là mục tiêu của một nhân viên cần cải thiện hiệu suất, hãy cân nhắc yêu cầu họ ký và ghi ngày để biến nó thành một tài liệu cải thiện hiệu suất chính thức. Bạn cũng có thể ký để chứng minh rằng cả bạn và nhân viên đều hiểu và đồng ý với các kỳ vọng.

9. Đặt ngày để theo dõi

Luôn đặt ngày để xem lại kế hoạch hành động và mục tiêu SMART khi nhân viên đạt đến hạn chót hoặc ngay sau khi họ đạt đến hạn chót. Theo dõi nhân viên cho phép bạn thảo luận về những gì đã hiệu quả, những gì chưa hiệu quả, những gì họ đã đạt được và những gì họ vẫn cần phải làm. Hãy cân nhắc việc thiết lập theo dõi này khi bạn tạo hạn chót mục tiêu SMART và viết kế hoạch hành động sao cho nó đã được lên kế hoạch khi nhân viên bắt đầu.

Đối với một nhân viên cần cải thiện, hãy cân nhắc theo dõi họ thường xuyên để theo dõi tiến độ của họ trước thời hạn cuối cùng và cuộc họp theo dõi. Điều này có thể giúp bạn xác định bất kỳ thách thức nào họ đang gặp phải và giải quyết chúng càng sớm càng tốt. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian đó để chúc mừng họ về tiến độ và những cải thiện mà họ đã thực hiện.

10. Xem xét lại mục tiêu và kế hoạch

Khi bạn theo dõi, hãy xem xét mức độ họ đã đạt được mục tiêu và KPI của mình tốt như thế nào.

Nếu họ thành công, bạn có thể cho phép họ đặt ra mục tiêu mới của riêng mình để cải thiện hơn nữa hoặc hợp tác một lần nữa để đặt ra mục tiêu mới.

Nếu họ không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng trong mục tiêu SMART và kế hoạch hành động, hãy thảo luận về những thách thức và rào cản mà họ gặp phải, sau đó sửa đổi kế hoạch để thực tế hơn và dễ quản lý hơn cho giai đoạn huấn luyện tiếp theo.

Bạn cũng có thể sử dụng thời gian này để xác định xem có cần thêm hướng dẫn hay không hoặc bạn có thể giảm tần suất họp không. Bằng cách duy trì mối quan hệ hướng dẫn, bạn có thể đảm bảo rằng bạn và nhóm của mình luôn tận tâm thay đổi và cải thiện liên tục.

Mẹo huấn luyện nhân viên
Sau đây là một số mẹo bổ sung để cải thiện quá trình huấn luyện và kết quả của bạn:

Hãy cân nhắc để nhân viên tự lập kế hoạch hành động của mình
Hãy thử đưa cho nhân viên một bản phác thảo về kỳ vọng của bạn, nhưng không đưa cho họ các bước cụ thể để đáp ứng những kỳ vọng đó. Để họ tự lập kế hoạch cho phép họ chịu trách nhiệm hoàn toàn cho thành công của mình, điều này có thể làm tăng sự tận tâm của họ để đạt được thành công.

Tình huống này có thể hiệu quả hơn đối với những nhân viên đang tham gia huấn luyện phát triển chuyên môn hoặc những người có các lĩnh vực cần cải thiện không quá cấp bách hoặc bắt buộc. Chỉ cần đảm bảo kiểm tra xem các thời hạn và mục tiêu họ đặt ra vẫn là SMART.

Giao tiếp trong suốt quá trình nhưng tôn trọng không gian của họ
Hiểu rằng một phần của việc hoàn thành kế hoạch là khả năng tự làm việc của họ. Hãy cân nhắc khuyến khích họ liên hệ với bạn ngoài các cuộc theo dõi hoặc kiểm tra thường xuyên. Điều này cho phép bạn đặt ra ranh giới cho bản thân để hoàn thành công việc của bạn và để họ hoàn thành công việc của họ.

Điều chỉnh hoạt động huấn luyện của bạn phù hợp với các giá trị cốt lõi của tổ chức
Xem lại các giá trị và tuyên bố sứ mệnh của tổ chức bạn và xác định cách bạn có thể đưa những giá trị đó vào thực tế. Ví dụ, nếu công ty bạn coi trọng sự đổi mới, hãy cân nhắc khuyến khích nhân viên thử một điều gì đó mới như một phần mục tiêu của họ.

Cá nhân hóa việc huấn luyện cho từng nhân viên
Là người quản lý hoặc trưởng nhóm, bạn có thể huấn luyện nhiều người trong suốt sự nghiệp của mình. Hãy cân nhắc việc điều chỉnh quy trình, KPI, mục tiêu và tần suất bạn kiểm tra nhân viên mà bạn huấn luyện để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều tận dụng tối đa trải nghiệm.