PHẦN 2: BÍ QUYẾT QUẢN LÝ NĂNG SUẤT

Bạn có thể phát triển và triển khai các kỹ thuật cụ thể để cải thiện năng suất thông qua việc sử dụng các công cụ và phương pháp hay nhất. Sau đây là các bí quyết thực tế để quản lý năng suất với nhóm mà bạn làm việc cùng và tại nơi làm việc nói chung:

A. Đưa ra sự công nhận và khuyến khích

Hầu hết nhân viên đều coi trọng sự công nhận cho một công việc được hoàn thành tốt, và việc tạo ra các chương trình khuyến khích và công nhận tại nơi làm việc là một cách tuyệt vời để tăng và quản lý năng suất.

Bạn có thể tạo ra các nền tảng khen thưởng, cơ hội thưởng dựa trên hiệu suất hoặc các con đường thăng tiến trong tuyển dụng nội bộ để phát triển sự nghiệp như những động lực thúc đẩy nhóm thành công. Sau đây là một số ví dụ để xem xét:

Chương trình nhân viên của tháng
Nền tảng nhận dạng ngang hàng
Bảng khen ngợi của khách hàng
Sự công nhận được cá nhân hóa trong các cuộc họp hoặc sự kiện

B. Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn có thể cho nhân viên biết hiệu suất của họ đang diễn ra như thế nào bằng cách cung cấp phản hồi chân thành, sâu sắc và mang tính xây dựng, chia sẻ sự xác nhận về những gì họ làm tốt và cung cấp các lĩnh vực cơ hội để họ phát triển.

Điều này có thể giúp thúc đẩy mọi người theo những cách cụ thể và có thể thực hiện được để trở nên năng suất hơn.

Phản hồi có thể chính thức, thông qua các đánh giá hiệu suất chính thức và thường xuyên hoặc không chính thức, thông qua các cuộc trò chuyện cá nhân, email chu đáo hoặc các cuộc họp riêng.

Hãy cân nhắc việc chia sẻ các đánh giá hiệu suất kém với mức độ thông cảm và đồng cảm, đưa ra các ý tưởng và nguồn lực để hỗ trợ nhân viên nếu có vấn đề cá nhân hoặc chuyên môn liên quan.

Quản lý hiệu quả cho năng suất bao gồm việc đưa ra phản hồi và lời khuyên thường xuyên và cụ thể cho các thành viên trong nhóm để tiếp tục phát triển năng suất và sản lượng công việc của họ.

Ví dụ, bạn có thể chia sẻ tổng số tiền mà nhân viên bán hàng còn thiếu để đạt được mục tiêu nhưng khen ngợi họ về một lần bán hàng cụ thể cao hơn đáng kể so với dự kiến.

Bạn có thể thúc đẩy năng suất của nhân viên bán hàng hơn nữa bằng cách đặt những câu hỏi sâu sắc về cách tiếp cận bán hàng của họ và đưa ra những gợi ý về cách cải thiện cách tiếp cận đó.

C. Có một danh sách nhiệm vụ tập trung

Việc có danh sách nhiệm vụ của nhóm ở một nơi có thể giúp mọi người thấy được công việc của họ là một thành phần quan trọng trong nỗ lực của nhóm và khả năng tồn tại của công ty, điều này có thể tăng thêm động lực và năng suất.

Điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với các nhóm làm việc từ xa hoặc tại nhiều văn phòng công ty khác nhau. Hãy cân nhắc sử dụng bảng thông tin để giúp theo dõi và đánh giá năng suất bằng cách xem các mẫu và xu hướng.

Ví dụ, nếu bạn nhận thấy một thành viên trong nhóm dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ hành chính dễ dàng và lặp đi lặp lại, bạn có thể tìm hiểu các giải pháp tự động giúp họ có thời gian cho các nhiệm vụ công việc khác.

D. Tạo một quy trình đánh giá có cấu trúc

Một khuôn khổ phản hồi được thiết lập thường quản lý kỳ vọng và giúp nhân viên biết những gì mong đợi cho đánh giá hiệu suất. Nó có thể giúp họ đạt được mức năng suất thỏa đáng, chẳng hạn như biết hạn ngạch bán hàng nào cần đạt được.

Một số ý tưởng cần cân nhắc bao gồm việc yêu cầu nhân viên viết bản tự đánh giá công việc và hiệu suất của họ để chia sẻ với người lãnh đạo trước cuộc họp.

Đặt nhịp độ cho các đánh giá này, như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, mặc dù tần suất có thể phụ thuộc vào ngành hoặc loại công việc.

E. Thiết lập các cuộc họp thường kỳ hoặc các cuộc họp nhóm

Cho dù là trực tiếp, qua các cuộc họp video hay qua các cuộc gọi hội nghị qua điện thoại, một cuộc họp nhóm hoặc họp nhóm có thể giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên thống nhất các mục tiêu và mục đích.

Việc tập hợp nhóm lại với nhau cũng có thể giúp bạn tìm hiểu trước về bất kỳ thách thức hoặc vấn đề nào.

Bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhóm hoặc họp nhóm không chính thức với tần suất đã định, như hàng ngày hoặc hàng tuần, hoặc khi cần thiết khi có thông tin quan trọng cần chia sẻ. Điều này có thể đặc biệt hiệu quả đối với các công việc có hạn ngạch, mục tiêu bán hàng hoặc các số liệu và phép đo hiệu suất khác.

F. Theo dõi thời gian dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ

Hãy cân nhắc sử dụng các công cụ cho phép nhân viên theo dõi thời gian, bao gồm thẻ chấm công trực tuyến hoặc trình theo dõi nhiệm vụ cho các trách nhiệm cụ thể. Đây có thể là dữ liệu hữu ích cho bạn và các thành viên khác trong nhóm khi tự đánh giá và đánh giá hiệu suất.

Một số công ty cũng đầu tư vào công nghệ giúp giảm quyền truy cập vào tài khoản cá nhân, chẳng hạn như chỉ cho phép các trang web liên quan đến công việc trên máy tính làm việc. Các biện pháp như thế này có thể giúp đảm bảo nhân viên luôn tập trung.