PHẦN 1: NHỮNG CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN TẠI NƠI LÀM VIỆC

Tầm quan trọng của việc huấn luyện nhân viên
Có nhiều tình huống mà việc huấn luyện nhân viên có thể hữu ích, bao gồm:

Một trưởng nhóm hoặc người quản lý và một nhân viên cần cải thiện hiệu suất làm việc.
Trưởng nhóm hoặc quản lý và nhân viên muốn được hướng dẫn phát triển chuyên môn.
Chuyên gia nhân sự và là trưởng nhóm hoặc quản lý muốn cải thiện khả năng quản lý nhân sự của mình.
Một đồng đội cấp cao, trưởng nhóm hoặc quản lý và một nhân viên mới
Một đồng đội cấp cao, trưởng nhóm hoặc quản lý và một nhân viên đang tìm hiểu một quy trình hoặc chủ đề mới liên quan đến vai trò của họ

Mặc dù đây chỉ là một số cách được sử dụng để huấn luyện nhân viên, nhưng có nhiều lý do tại sao quá trình này có lợi và cần thiết. Huấn luyện hiệu quả cho nhân viên có thể:

Cải thiện hiệu suất của từng nhân viên và hiệu suất của nhóm
Thúc đẩy sự gắn kết chuyên nghiệp và giao tiếp nhất quán giữa nhân viên và ban quản lý
Khuyến khích phát triển chuyên môn, học tập liên tục và cải tiến liên tục
Chuẩn bị cho các thành viên nhóm cấp dưới cho các vị trí lãnh đạo trong tương lai
Thiết lập chu kỳ phản hồi tích cực và mang tính xây dựng thường xuyên
Tăng hiệu quả trong việc xác định và giải quyết các vấn đề về hiệu suất
Tăng cường đào tạo cho từng nhân viên
Giúp nhân viên đặt ra mục tiêu hiệu quả

Làm thế nào để huấn luyện nhân viên hiệu quả
Mặc dù mỗi quy trình huấn luyện có thể khác nhau tùy thuộc vào người huấn luyện, nhân viên, tổ chức và mục tiêu, nhưng sau đây là một số bước chuẩn cần tuân theo để đảm bảo quy trình huấn luyện của bạn hiệu quả nhất có thể:

1. Khen ngợi thành tích và sự phát triển

Khi bạn bắt đầu mối quan hệ huấn luyện, hãy bắt đầu bằng cách chúc mừng nhân viên về những thành công trước đây của họ và nêu bật điểm mạnh của họ. Mọi người thường dễ tiếp thu phản hồi mang tính xây dựng hơn nếu thành tích của họ cũng được công nhận. Việc đưa ra phản hồi tích cực củng cố kỳ vọng mà bạn dành cho họ và đảm bảo với họ rằng bạn tin tưởng vào khả năng duy trì hoặc vượt qua những kỳ vọng đó của họ.

Nếu bạn đang hướng dẫn nhân viên về phát triển chuyên môn, hãy cân nhắc việc nêu bật điểm mạnh của họ và xác định những cách họ đã phát triển. Điều này có thể khuyến khích họ tiếp tục tinh chỉnh và thể hiện những điểm mạnh đó.

Nếu bạn đang hướng dẫn nhân viên về một quy trình hoặc chủ đề mới, bạn có thể nói về cách họ đã làm tốt trong việc quản lý trách nhiệm hiện tại của mình và rằng việc hướng dẫn này là một cơ hội đến từ sự chăm chỉ của họ.

2. Xác định bất kỳ vấn đề hiệu suất nào mà họ đang gặp phải

Khi bạn đang hướng dẫn một nhân viên cần cải thiện hiệu suất của họ, hãy chắc chắn mô tả những tiêu chuẩn hoặc kỳ vọng mà họ đang phải vật lộn để duy trì.

Tập trung vào các dấu hiệu và hành vi cụ thể liên quan đến các yếu tố như thái độ kém, vấn đề về động lực và vấn đề về năng suất. Cố gắng đối thoại hoặc dữ liệu cụ thể để hỗ trợ cho các quan sát của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng duy trì sự khách quan và nhấn mạnh sự tự tin của bạn vào khả năng cải thiện của họ.

Tìm cách giải thích tại sao những dấu hiệu đó là cơ hội để cải thiện. Đối với một nhân viên mà bạn đang hướng dẫn thông qua một quy trình hoặc chủ đề mới, hãy cân nhắc nêu bật bất kỳ thách thức tiềm ẩn nào mà bạn thấy nhân viên đó có thể phải đối mặt để họ nhận thức được bất kỳ thiếu sót nào có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của họ. Điều này có thể giúp họ chuẩn bị các cách để vượt qua những thách thức đó khi và nếu chúng phát sinh.

3. Giải thích tại sao sự thay đổi hoặc phát triển này lại quan trọng

Khi bạn thảo luận về những thách thức hoặc vấn đề về hiệu suất với một nhân viên, hãy định hình nhu cầu cải thiện của họ theo cách mà nó có thể tác động tích cực đến nhóm và toàn bộ tổ chức.

Bằng cách liên hệ hiệu suất của họ với vai trò của họ như một phần của nhóm, họ có thêm động lực để thành công—giúp nhóm và tổ chức đạt được mục tiêu của họ.

Bạn cũng có thể định hình sự cải thiện hoặc phát triển của họ theo cách đóng góp của họ giúp nhóm và tổ chức làm tốt hơn công việc của họ, chẳng hạn như cải thiện năng suất, làm cho quy trình hiệu quả hơn hoặc giúp đỡ nhiều khách hàng hơn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa vào các phần thưởng tiềm năng khi thành công, bao gồm tăng lương và thăng chức, đặc biệt là đối với nhân viên đảm nhận trách nhiệm mới hoặc tìm kiếm sự phát triển chuyên môn. Nhắc nhở nhân viên về những lợi ích họ có thể nhận được từ trải nghiệm huấn luyện thành công có thể nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc làm tốt nhất có thể.

4. Hỏi nhân viên về quan điểm của họ

Hãy để nhân viên tham gia nhiều nhất có thể vào quá trình huấn luyện bằng cách yêu cầu họ giải thích các vấn đề họ nhận thấy trong hiệu suất của chính họ hoặc các mục tiêu họ muốn đạt được tại nơi làm việc. Điều này có thể khiến việc huấn luyện trở thành một cuộc trò chuyện nhiều hơn, có thể cải thiện sự tham gia của nhân viên trong các buổi học.

Nó cũng có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện mà trước đây bạn chưa nghĩ đến.Bạn cũng có thể sử dụng hiểu biết của nhân viên để đánh giá nhận thức của họ về các vấn đề họ đang phải đối mặt và tác động của hiệu suất của họ đối với nhóm và tổ chức.

Nếu nhân viên nhận thức được những gì đang diễn ra, họ có thể sẵn sàng làm hết sức mình để làm đúng. Bạn cũng có thể sử dụng nhận thức của họ để dễ dàng khuyến khích họ cải thiện hoặc phát triển vai trò của mình hơn.

5. Xác định những rào cản để cải thiện

Thông thường có bốn rào cản mà nhân viên phải đối mặt cản trở hiệu suất hoặc sự cải thiện của họ. Những rào cản đó là:

Thời gian: Thảo luận xem nhân viên có thể dành thời gian cần thiết để cải thiện hoặc tích lũy kinh nghiệm cần thiết để tiếp tục phát triển hay không.
Đào tạo: Xác định xem nhân viên đã được đào tạo đầy đủ chưa và thảo luận về khả năng đào tạo bổ sung khi cần thiết.
Công cụ: Có nhiều công cụ mà một nhân viên có thể cần để làm tốt công việc của mình hoặc phát triển thành một chuyên gia. Hãy chắc chắn nói về những công cụ mà nhân viên sử dụng trong công việc và liệu các công cụ đó có hiệu quả hay không. Bạn cũng có thể xác định bất kỳ công cụ hoặc tài nguyên bổ sung nào mà nhân viên có thể cần để làm tốt nhất công việc của mình.
Động lực: Hỏi nhân viên về động lực của họ và điều đó tác động đến công việc hàng ngày của họ như thế nào. Sau đó, thảo luận về cách vượt qua những thách thức này bằng cách tìm ra các yếu tố thúc đẩy mới hoặc cung cấp quyền truy cập tốt hơn vào các động lực bổ sung.

6. Hợp tác tìm ra giải pháp

Làm việc với nhân viên để xác định các rào cản và vấn đề về hiệu suất mà họ cần hoặc muốn giải quyết. Hỏi họ rào cản nào là thách thức hoặc cấp bách nhất đối với họ và hợp tác tìm giải pháp để vượt qua chúng.

Việc khiến nhân viên tham gia nhiều hơn vào kế hoạch hành động này sẽ giúp họ tham gia vào quá trình này. Họ càng tham gia nhiều thì họ càng có khả năng đầu tư nhiều hơn vào thành công.

Ví dụ, nếu nhân viên cần học phần mềm mới, một số giải pháp họ có thể tìm kiếm bao gồm video đào tạo hoặc các dự án thực hành để giúp họ làm quen với chương trình.
Một nhân viên cần cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình , họ sẽ thử các công cụ quản lý tác vụ khác nhau.