NHỮNG QUY TẮC ỨNG XỬ VĂN PHÒNG CƠ BẢN TẠI NƠI LÀM VIỆC

Trong một thế giới đầy những ý tưởng hay thay đổi về hành vi nghề nghiệp và kỳ vọng của xã hội đối với công việc, nghi thức nơi làm việc đôi khi có thể gây nhầm lẫn!

Để giúp bạn định hướng đào tạo nghi thức văn phòng cho tổ chức của mình, chúng tôi đã biên soạn hướng dẫn nghi thức văn phòng hữu ích này, trong đó nêu ra 12 quy tắc nghi thức văn phòng quan trọng để có một nơi làm việc tích cực và gắn kết. 

Nghi thức văn phòng là gì?
Nói một cách đơn giản, nghi thức văn phòng có nghĩa là cách cư xử hoặc quy ước chung được mong đợi ở nơi làm việc. Điều này có thể bao gồm từ cách bạn ăn mặc và nói chuyện với người khác cho đến cách bạn di chuyển trong không gian làm việc chung. 

Vì nghi thức văn phòng thường được coi là dấu hiệu của tính chuyên nghiệp nên nhiều tổ chức cung cấp chương trình đào tạo về nghi thức nơi làm việc cho nhân viên của họ.

Tại sao nghi thức văn phòng lại quan trọng?
Mặc dù nghi thức văn phòng có thể khác nhau giữa các nền văn hóa, việc tuân thủ các nghi thức văn phòng cơ bản luôn thể hiện sự tôn trọng đối với những cộng tác viên chuyên nghiệp của một người và công việc mà các bạn đang làm cùng nhau.

Nghi thức văn phòng nói chung rất quan trọng trong việc đảm bảo mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, đây là một khía cạnh quan trọng của môi trường làm việc hiệu quả.  

Nghi thức văn phòng tốt (làm) là gì?
Nghi thức văn phòng tốt có thể bao gồm một phạm vi rộng, đặc biệt là khi xem xét nghi thức nơi làm việc đã phát triển như thế nào trong vài năm qua khi làm việc từ xa và giao tiếp ảo. Ở đây, chúng tôi tập trung vào các quy tắc nghi thức văn phòng dành cho nhân viên được áp dụng bất kể ngành nghề hay vai trò.

1. Đến sớm
Đến đúng giờ là điều bắt buộc, nhưng đến trước khi được yêu cầu có thể thể hiện sự cam kết và quyết tâm của bạn trong việc hoàn thành vai trò của mình với khả năng tốt nhất.

Đi xa hơn để đến sớm một chút khi thích hợp—thời gian tùy thuộc vào hoàn cảnh và môi trường làm việc của bạn—cho sếp thấy rằng bạn có thể chủ động. 

Nếu bạn là ông chủ, việc đến sớm sẽ tạo ra tinh thần chung cho nhóm của bạn và thể hiện mức độ kỳ vọng cũng như trách nhiệm nhất định. 

Đến sớm cũng có thể mang lại một số lợi ích cá nhân, chẳng hạn như có một không gian văn phòng yên tĩnh để làm việc hiệu quả hơn hoặc cho bản thân thêm thời gian để chuẩn bị cho một cuộc họp nhóm hoặc một bài thuyết trình quan trọng. 

Hơn nữa, các nghiên cứu cho thấy hầu hết mọi người có xu hướng kém năng lượng và làm việc hiệu quả hơn vào buổi chiều - vì vậy làm việc sớm cũng có thể giúp giảm bớt cảm giác muốn chợp mắt sau bữa trưa hoặc sương mù não vào cuối ngày. 

2. Dọn dẹp sạch sẽ ở không gian chung
Vào cuối ngày, văn phòng là không gian chung, điều đó có nghĩa là việc dọn dẹp sau khi làm việc cho bản thân đóng một vai trò quan trọng trong việc bạn hòa hợp với đồng nghiệp như thế nào.

Trong nghi thức nhà bếp ở văn phòng, điều đặc biệt quan trọng là đảm bảo bạn nhặt rác, phân loại đồ đạc đúng cách, giữ sạch lò vi sóng và dọn thực phẩm ra khỏi tủ lạnh khi đã quá hạn sử dụng. 

Không ai thích cằn nhằn đồng nghiệp của mình—và không ai muốn bị cằn nhằn—vì vậy, bạn nên hợp lý hóa quy trình này để tránh những xung đột không cần thiết. Ví dụ: bạn có thể in một quy tắc sử dụng lò vi sóng trong văn phòng, trong đó nêu các quy tắc cơ bản về quy tắc sử dụng lò vi sóng tại nơi làm việc, chẳng hạn như giữ cho lò vi sóng sạch sẽ và không có mùi. 

Tương tự như vậy, bạn có thể cân nhắc sử dụng các biển báo thân thiện để quản lý các quy tắc về máy rửa bát và tủ lạnh trong văn phòng. Điều này sẽ giúp tránh để bất kỳ ai cảm thấy bị chỉ trích và cung cấp cơ sở khách quan, vững chắc cho cuộc thảo luận nếu bất kỳ ai không tuân theo các nguyên tắc này. 

3. Nỗ lực hơn nữa để giao tiếp, đặc biệt nếu bạn đang cộng tác ở nơi làm việc đa ngôn ngữ
Giao tiếp bằng một ngôn ngữ đã đủ khó khăn. Nhưng trong một thế giới ngày càng toàn cầu hóa, việc làm việc với các nhóm trên khắp các châu lục là điều phổ biến, khiến môi trường làm việc hai hoặc thậm chí ba ngôn ngữ ngày càng trở thành chuẩn mực. 

Là ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh , tiếng Anh là chìa khóa để duy trì sự hiểu biết sâu sắc về các vấn đề của tổ chức và mở ra những cơ hội nghề nghiệp mới.
Ngay cả khi nơi làm việc của bạn không sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ giao tiếp chính, hãy cân nhắc việc đào tạo ngôn ngữ công ty hoặc đăng ký cho nhân viên của bạn tham gia khóa học tiếng Anh thương mại để đảm bảo rằng mỗi nhân viên cảm thấy thoải mái tuân theo các nghi thức văn phòng phù hợp khi giao dịch với các tổ chức đối tác ở nước ngoài.

Việc rèn luyện tính chuyên nghiệp khi giao tiếp cũng đi theo hướng khác. Tránh nói bằng ngôn ngữ mà người khác không hiểu, điều này có thể khiến bạn cảm thấy bị cô lập hoặc thậm chí bị coi là thô lỗ.

Nếu không có một ngôn ngữ chung giữa các đồng nghiệp của bạn, hãy khuyến khích nhóm của bạn nói bằng ngôn ngữ mà hầu hết đồng nghiệp có thể hiểu được và nhớ nhắc lại những người khác không nói được ngôn ngữ đó khi bạn tiếp tục.

4. Ăn mặc phù hợp với môi trường làm việc của bạn
Mỗi văn phòng đều có quy định về trang phục khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra quy định của bạn trước khi quyết định chọn tủ quần áo chuyên nghiệp. Nói chung, quy định về trang phục ở nơi làm việc tuân theo hai quy tắc cơ bản: sạch sẽ và che chắn.

Bạn phải luôn nỗ lực để trông gọn gàng, ngăn nắp và lưu ý rằng, trừ khi bạn làm việc cho một thương hiệu lướt sóng hoặc một doanh nghiệp rất bình thường, bạn khó có thể đi dép xỏ ngón hoặc cởi trần trong văn phòng.

Nếu bạn chịu trách nhiệm thiết lập quy định về trang phục, hãy lưu ý đến sự thiên vị vô thức , điều đáng tiếc là vẫn rất phổ biến trong các ngành. Hãy cân nhắc làm việc với các nhà tư vấn chuyên nghiệp chuyên về nơi làm việc đa dạng, công bằng và hòa nhập để đảm bảo quy định về trang phục chuyên nghiệp và công bằng. 

5. Bắt đầu bằng việc kiểm tra công nghệ
Trong thế kỷ 21, các cuộc họp trực tuyến là điều không thể tránh khỏi, vì vậy việc học các nghi thức văn phòng ảo sẽ rất phù hợp, bất kể tổ chức của bạn là gì. Cho dù bạn đang điều hành cuộc họp hay chỉ đơn giản là người tham gia, điều quan trọng là phải hỏi xem mọi người có thể nhìn và nghe thấy bạn trước khi bạn phát biểu hay không.

Mặt khác, hãy tuân theo nghi thức gọi điện trong công việc và tắt tiếng micrô khi bạn nói xong—điều này giúp giảm tiếng ồn xung quanh và gây mất tập trung, đặc biệt nếu bạn ở nhà với trẻ em hoặc vật nuôi. 

Nói về nghi thức văn phòng ảo, việc bật máy ảnh trong cuộc họp được coi là cách cư xử tốt trừ khi được yêu cầu làm khác. Điều này cho chủ nhà và đồng nghiệp thấy rằng bạn đang lắng nghe, tương tác và sẵn sàng tham gia khi điều đó hữu ích và phù hợp.

6. Đóng góp khi nào và ở đâu thích hợp
Quy tắc nghi thức văn phòng này áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau, từ các cuộc họp hàng tuần với người giám sát của bạn cho đến các bữa tiệc ở văn phòng. Luôn luôn là một ý tưởng hay nếu bạn sẵn sàng phản hồi khi sếp của bạn yêu cầu phản hồi hoặc yêu cầu đề xuất trong cuộc họp.

Điều tương tự cũng xảy ra với tin nhắn ảo nhưng đừng phạm sai lầm 'Trả lời tất cả' trừ khi những người khác trong chuỗi cũng cần nhận thông tin!

Theo nghi thức điển hình của bữa tiệc văn phòng, tốt nhất bạn nên hiểu vai trò của mình và hành động phù hợp.

Ví dụ: nếu một nhóm đồng nghiệp hoặc một bộ phận cụ thể đang tổ chức bữa tiệc, bạn có thể thoải mái đề nghị giúp đỡ nhưng tôn trọng thẩm quyền của họ đối với các quyết định cuối cùng, đặc biệt vì họ có thể hiểu rõ hơn về ngân sách hơn bạn. 

Mặt khác, hãy thoải mái đề xuất những ý tưởng có thể gắn kết đồng nghiệp của bạn lại với nhau—điều này thể hiện sự hợp tác và sáng tạo, cả hai đặc điểm được đánh giá cao ở nơi làm việc. Và khi bạn đang ở bữa tiệc, hãy lưu ý đến việc tiêu thụ rượu của bạn!

Một bữa tiệc ở văn phòng vẫn diễn ra ở văn phòng và việc duy trì mức độ chuyên nghiệp nhất định, ngay cả trong những tình huống thân mật, là một khía cạnh quan trọng của nghi thức văn phòng tốt. 

7. Tôn trọng ranh giới của đồng nghiệp
Mặc dù đào tạo về nghi thức văn phòng thường bao gồm các ranh giới nghề nghiệp cơ bản—bao gồm việc tránh và đối phó với hành vi quấy rối về giới tính, tôn giáo, tình dục, v.v.—điều quan trọng cần nhớ là các ranh giới đó mở rộng đến thời gian và không gian của đồng nghiệp của bạn.

Ví dụ, bạn nên tránh tiếp cận đồng nghiệp trong thời gian nghỉ ốm hoặc nghỉ phép trừ khi cần thiết. Điều này khuyến khích một nơi làm việc lành mạnh hơn và cho phép nhân viên quay trở lại với cảm giác sảng khoái thay vì bực bội.

Tương tự như vậy, tôn trọng khu vực làm việc của đồng nghiệp là điều cần thiết, ngay cả khi họ ở trong không gian chung hoặc công cộng lớn hơn. Bàn làm việc của đồng nghiệp có thể cách bàn của bạn chỉ vài bước chân. Nhưng điều đó không cho bạn quyền làm gián đoạn công việc của họ hoặc tiếp cận khi bạn thuận tiện.

Khi bạn cần thứ gì đó, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, hãy tự mình lấy. Nếu bạn thực sự cần mượn thứ gì đó từ đồng nghiệp, hãy hỏi trước

Nghi thức văn phòng xấu (không nên) là gì?
Nếu có nghi thức văn phòng tốt thì chắc chắn cũng có nghi thức văn phòng xấu. Khi ở nơi làm việc, điều quan trọng cần nhớ là có một số hành vi sai trái mà bạn nên tránh.

Đừng bắt mọi người phải nghe âm nhạc và phương tiện truyền thông của bạn
Hãy tuân thủ các nghi thức cơ bản trong phòng làm việc, vui lòng không bật nhạc to cho tất cả mọi người cùng nghe. Điều này cũng đặc biệt phù hợp với những đồng nghiệp làm việc trong các văn phòng có không gian mở. Phát nhạc hoặc các phương tiện khác—bao gồm cả việc cuộn qua điện thoại và phát video—tốt nhất sẽ khiến đồng nghiệp của bạn mất tập trung khỏi công việc hàng ngày của họ và tệ nhất là khiến họ có ấn tượng tiêu cực rằng bạn thiếu cân nhắc. 

Đối với những người không quen thuộc với phương tiện truyền thông bạn đang phát, các cuộc trò chuyện xung quanh phương tiện truyền thông đó trong giờ làm việc cũng có thể mang lại cảm giác bị cô lập hoặc loại trừ, phản tác dụng đối với sức mạnh tổng hợp tại nơi làm việc.  
Quan tâm đến người khác cũng bao gồm việc tắt tiếng thiết bị của bạn. Không ai đánh giá cao tất cả các tín hiệu ping-ping-ping từ các tin nhắn Slack giữa bộ phận của bạn.

Để tuân theo nghi thức văn phòng có không gian mở, hãy kiểm tra để đảm bảo thông báo trên thiết bị của bạn ở chế độ im lặng (hoặc rung, nếu cần). Trước khi làm việc, bạn cũng nên tắt tiếng mọi báo thức và đặt điện thoại ở chế độ Không làm phiền, đặc biệt nếu bạn có nhạc chuông khác thường.

Đừng nói về đồng nghiệp trong phòng tắm
Có thể bạn cảm thấy hơi kỳ lạ khi nghĩ đến việc duy trì nghi thức vệ sinh văn phòng phù hợp như một phần công việc của mình, nhưng điều quan trọng cần nhớ là buôn chuyện về đồng nghiệp, sếp hoặc những người có liên quan khác trong phòng tắm hoặc bất kỳ không gian chung nào sẽ luôn bị coi là cực kỳ thiếu chuyên nghiệp. Một phần của nghi thức vệ sinh trong văn phòng là đảm bảo rằng phòng tắm vẫn là không gian an toàn cho mọi người, bất kể xung đột cá nhân. 

Khi bạn có khiếu nại về một vấn đề nào đó ở nơi làm việc, tốt nhất bạn nên khiếu nại trực tiếp với người gây ra khiếu nại đó, với sự trợ giúp của người hòa giải nếu cần thiết. Nếu điều này là không thể, hãy tâm sự với ai đó bên ngoài văn phòng và giữ gìn danh tiếng nghề nghiệp của bạn.

Đừng nêu ra những vấn đề cá nhân trừ khi chúng liên quan
Tất cả chúng ta đều là con người, vì vậy, một cách tự nhiên, cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của bạn đôi khi sẽ hòa quyện với nhau. Các trường hợp khẩn cấp khiến bạn không thể làm việc—như cấp cứu y tế, thành viên gia đình bị ốm, v.v.—có thể và nên được chia sẻ với các bên thích hợp (người giám sát, nhân sự, v.v.) để có thể thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo công việc của bạn được bảo đảm cho thời gian bạn vắng mặt. 

Tuy nhiên, những lo lắng cá nhân không ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống công việc của bạn thì tốt nhất nên để ở nhà, vì chúng có thể khiến đồng nghiệp của bạn mất tập trung và ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên.

Hơn nữa, việc nêu ra những vấn đề cá nhân ở nơi làm việc sẽ khiến bạn bị mang tiếng là người hay phàn nàn hoặc có thái độ tiêu cực. Những đặc điểm này không phù hợp với môi trường văn phòng và thậm chí có thể cản trở bạn khỏi những cơ hội quan trọng. 

Không sử dụng biệt ngữ riêng biệt hoặc khó hiểu
Nếu bạn đã làm việc lâu năm trong một ngành nào đó, chắc chắn bạn sẽ sử dụng cách viết tắt và viết tắt trong kinh doanh để hiệu quả hơn khi thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc. Bạn thậm chí có thể là một chuyên gia trong một lĩnh vực nhất định mà việc sử dụng các thuật ngữ dành riêng cho ngành là bản chất thứ hai!

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mọi người đều có nền tảng chuyên môn khác nhau và không phải ai cũng có thể quen thuộc với thuật ngữ đã trở nên quen thuộc trong môi trường của bạn, đặc biệt nếu họ là người mới gia nhập nhóm. 

Nếu bạn cần sử dụng thuật ngữ kinh doanh , hãy tránh cho rằng mình hiểu bằng cách chỉ dựa vào đồng nghiệp của bạn để đặt câu hỏi tiếp theo, ngay cả khi bạn yêu cầu phản hồi, vì làm như vậy có thể khiến một số đồng nghiệp cảm thấy bị chỉ trích.

Thay vào đó, hãy tránh gây nhầm lẫn cho cộng tác viên bằng cách xác định biệt ngữ khi bạn thực hiện hoặc tốt hơn là tạo một trang tính với các thuật ngữ và từ vựng có liên quan. Điều này sẽ dễ dàng giao tiếp và đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm, cuối cùng là tăng năng suất và sự gắn kết trong nhóm. 

Đừng đi làm khi bị ốm
Điều đó là hiển nhiên sau một trận đại dịch toàn cầu, nhưng vẫn cần phải nói rõ quy tắc nghi thức ở văn phòng — vui lòng báo ốm nếu bạn cảm thấy không khỏe! Nghỉ ngơi là điều cần thiết để phục hồi và hầu hết mọi người không làm việc hiệu quả nhất khi họ bị cúm hoặc các vấn đề sức khỏe khác.

Nếu bạn bị cảm nhẹ hoặc bị bệnh nhẹ nhưng không ảnh hưởng đến công việc thì bạn vẫn nên hạn chế đến văn phòng. Thay vào đó, hãy hỏi sếp xem bạn có thể làm việc từ xa cho đến khi bình phục hay không. Trong thế giới có những nền tảng ảo dường như vô tận để làm việc đó, bạn sẽ có thể hỗ trợ nhóm của mình từ xa đồng thời bảo vệ họ khỏi bị bệnh. 

Nếu bạn cảm thấy lo lắng khi xin sếp cho nghỉ phép, hãy cân nhắc rằng họ có thể sẽ đánh giá cao sự quan tâm của bạn trong việc giúp nhóm luôn khỏe mạnh và làm việc hiệu quả.

Phần kết luận
Mặc dù ý nghĩa của nghi thức tại nơi làm việc có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng những ví dụ về nghi thức tại nơi làm việc này sẽ cung cấp cho bạn nền tảng vững chắc để xây dựng chương trình đào tạo về nghi thức văn phòng tập trung vào việc duy trì một môi trường chuyên nghiệp tôn trọng và hợp tác.