LẬP KẾ HOẠCH NĂNG LỰC LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG

Khi các dự báo kinh tế trở nên u ám và ngân sách thắt chặt, không doanh nghiệp nào có thể bỏ mặc nhân tài mà không được khai thác. Với tình trạng ngừng tuyển dụng và sa thải ngày càng gia tăng, các nhà lãnh đạo đang tìm cách đảm bảo rằng mọi thành viên trong lực lượng lao động của họ có thể tối đa hóa sự đóng góp của mình để giúp tổ chức của họ đạt được mục tiêu.

Tuy nhiên, hiếm khi khó làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn. 2/3 số nhân viên nhận thấy mức độ căng thẳng của họ đã tăng lên trong năm qua. Vì rất nhiều người lao động đã cảm thấy áp lực nên các doanh nghiệp không thể cứ tiếp tục làm việc dồn dập và hy vọng điều tốt đẹp nhất sẽ xảy ra.

Thay vào đó, các nhà lãnh đạo nhân sự phải có chiến lược khai thác các kỹ năng và sắp xếp nhân viên theo các ưu tiên kinh doanh trong khi vẫn giữ được cảm hứng và sự gắn kết của mọi người. Với cách tiếp cận phù hợp để lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động, người sử dụng lao động có thể trao quyền cho mọi người để phát huy hết tiềm năng của họ.

Lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động là gì?

Lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động mô tả quá trình qua đó một tổ chức xác định số lượng công việc có thể hoàn thành với tổng số nhân viên của họ và những hạn chế về thời gian hiện tại hoặc sắp tới. Năng lực thường được đo bằng số giờ làm việc sẵn có của nhân viên trong bối cảnh tổng khối lượng công việc của tổ chức. Ví dụ: một công ty có 10 nhân viên, mỗi nhân viên làm việc 40 giờ mỗi tuần, có 400 giờ công suất hàng tuần có thể được dành cho nhiều dự án khác nhau, mỗi dự án có thời gian sử dụng ước tính riêng.

Điều khiến việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động trở nên khó khăn là nó đòi hỏi sự cân bằng tinh tế giữa tình trạng sẵn có của nhân viên theo thời gian thực, ngân sách sẵn có và nhu cầu công việc từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan khác. Khi được thực hiện chính xác, việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động cho phép các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt về nhu cầu tuyển dụng và giảm tình trạng kiệt sức của nhân viên.

Lợi ích của việc hoạch định năng lực lực lượng lao động

Mặc dù việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động có thể khó khăn nhưng các công ty đạt được sự cân bằng phù hợp sẽ thu được một số lợi ích có thể thay đổi cuộc chơi, bao gồm:

#1. Giảm thiểu tình trạng kiệt sức
Thông thường, các nhà quản lý không nhận thức được tình trạng kiệt sức cho đến khi quá muộn. Kết quả là tỷ lệ thôi việc tăng cao vì những nhân viên kiệt sức có khả năng tích cực tìm kiếm công việc khác cao hơn 2,6 lần. Thay vì phải vật lộn để thay thế những nhân viên quá tải đến mức chọn nghỉ việc, việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động ngay từ đầu đã giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức. Vì các nhà quản lý đang theo dõi xem ai có thời gian cần thiết để thực hiện những thử thách mới nên sẽ ít có nguy cơ nhân viên phải làm việc quá sức hơn.

#2. Các quyết định lập kế hoạch lực lượng lao động mang tính chiến lược tốt hơn
Phương pháp tiếp cận đúng đắn trong việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động sẽ mở đường cho các quyết định kinh doanh tốt hơn. Khi các nhà lãnh đạo có quyền truy cập vào các công cụ cho phép họ xác định những thiếu sót về kỹ năng và xác định ai có kiến thức và sự sẵn sàng cần thiết để giải quyết các dự án có mức độ ưu tiên cao, họ có thể đảm bảo nhân viên đang làm việc hết tiềm năng của mình.

#3. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động luôn có lợi—nhưng trong thời kỳ gián đoạn, không chắc chắn hoặc suy thoái, việc lập kế hoạch là không thể thương lượng được. Nó làm giảm doanh thu đồng thời giảm thiểu nhu cầu tuyển dụng bổ sung và các chi phí liên quan.
Những công ty khai thác nền tảng linh hoạt của lực lượng lao động để tối ưu hóa việc lập kế hoạch năng lực sẽ tiết kiệm được một khoản lớn. Trên thực tế, Schneider Electric đã khai thác được hơn 200.000 giờ, giúp tiết kiệm hơn 15 triệu USD nhờ nâng cao năng suất và giảm chi phí tuyển dụng.

Cách nâng cao khả năng lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động bằng nền tảng linh hoạt của lực lượng lao động

Theo truyền thống, việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động là một quá trình tẻ nhạt. Các nhà quản lý cần dựa vào bảng tính, cách sắp xếp thủ công nhiều nguồn dữ liệu và rất nhiều giả định để ước tính những gì doanh nghiệp của họ có thể đạt được một cách hợp lý. May mắn thay, các nền tảng linh hoạt về lực lượng lao động cung cấp dữ liệu tập trung và có ý nghĩa hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Dưới đây là cách các nền tảng này cải thiện việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động:

#1. Quản lý tất cả thông tin chi tiết về kỹ năng ở một nơi
Việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động phù hợp đòi hỏi cách tiếp cận dựa trên kỹ năng không chỉ tính đến thời gian mà nhân viên có mà còn cả kiến thức và chuyên môn của họ. Trong một thời gian dài, các nhà lãnh đạo gần như không thể theo dõi tất cả các kỹ năng trong lực lượng lao động của mình, đặc biệt khi nhân viên tiếp tục xây dựng những năng lực mới.
Trí tuệ lực lượng lao động được xây dựng để thay đổi điều đó. Công cụ thông minh về lực lượng lao động cung cấp thông tin chi tiết về kỹ năng và đề xuất dựa trên dữ liệu hài hòa từ tất cả các hệ thống và nguồn, mang lại cho các nhà lãnh đạo tầm nhìn mà họ cần từ một địa điểm tập trung. Do đó, có thể lấy dữ liệu kỹ năng đáng tin cậy để làm cơ sở cho mọi quyết định về năng lực lực lượng lao động.

#2. Hãy biến việc phân tích thủ công trở thành quá khứ
Thời của việc theo dõi thủ công năng lực lực lượng lao động sắp kết thúc. Thay vì quản lý nhiều bảng tính và tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, số hóa dữ liệu trang bị cho các nhà lãnh đạo thông tin, xu hướng và đề xuất có liên quan cần thiết để thúc đẩy các quyết định kinh doanh quan trọng.

Giờ đây, người lập kế hoạch lực lượng lao động có thể tự động tạo chế độ xem cấu trúc công việc và xem thông tin chi tiết do AI cung cấp về nơi hợp nhất hoặc tách mã công việc, và đánh giá nhu cầu về kỹ năng cũng như công việc trong tổ chức và với thị trường.

#3. Đi trước một bước bằng cách theo kịp nhịp độ thị trường
Trong thế giới công việc mới, những trục xoay sống còn và sự đổi mới liên tục là tên của trò chơi. Thay vì mong đợi khối lượng công việc không thay đổi, các doanh nghiệp phải lường trước sự gián đoạn và cố gắng đi trước một bước trước tốc độ thay đổi ngày càng nhanh. Xác định các xu hướng kỹ năng mới nổi, xem chức danh công việc nào đang nổi lên và hiểu mức độ quan tâm của nhân viên đối với các kỹ năng khác nhau đang dao động như thế nào để dự đoán những thay đổi.

Do đó, hiện nay các ưu tiên luôn thay đổi, việc lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động không còn là điều cần xem xét lại mỗi năm một lần. Thay vào đó, các doanh nghiệp phải theo dõi nhịp độ và áp dụng cách tiếp cận năng động để lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động sẽ phát triển khi nhu cầu thay đổi. Với Thông tin về Lực lượng lao động, các nhà lãnh đạo sẽ hiểu được giá trị thị trường của một công việc, kỹ năng đó đang tăng hay giảm và cách đối thủ cạnh tranh định vị công việc của họ, giúp tổ chức của họ có cơ hội đi trước xu hướng.

#4. Biến thông tin chi tiết thành hành động
Nhận được dữ liệu và thông tin chi tiết phù hợp là một bước của quy trình. Nhưng sau đó bạn hành động như thế nào dựa trên những phát hiện của mình? Nền tảng linh hoạt cho lực lượng lao động cho phép bạn thực hiện các thay đổi về kỹ năng hoặc cơ cấu công việc cũng như thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực. Các công cụ Thông tin lực lượng lao động cho phép người lập kế hoạch thay đổi yêu cầu công việc, hợp nhất mã công việc hoặc ưu tiên các bộ kỹ năng trong toàn tổ chức. Hơn nữa, các kỹ năng và vai trò quan trọng có thể được nâng cao và phát huy trong thị trường nhân tài để khuyến khích nâng cao kỹ năng, cho phép các doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách một cách hiệu quả.

Giờ đây, khi các tổ chức đang chuẩn bị ứng phó với những cơn gió ngược kinh tế, một cách tiếp cận năng động để lập kế hoạch năng lực lực lượng lao động sẽ là điều cần thiết để phát triển mạnh trong thời kỳ thị trường không ổn định.