LÀM THẾ NÀO ĐỂ THÚC ĐẨY NĂNG SUẤT NHÓM TRONG THỜI ĐIỂM KHÓ KHĂN?

Với tư cách là người lãnh đạo, bạn làm cách nào để nuôi dưỡng năng suất của nhóm trong bối cảnh còn nhiều khó khăn và biến động?

Đầu tiên, hãy lùi lại một bước và xem xét điều gì là quan trọng nhất ở đây.

Khi mọi thứ trở nên bận rộn như thế này, liệu năng suất tăng cao có phải là điều quan trọng nhất không?
KHÔNG.

Chúng tôi không phải là robot. Và chúng ta không nên hành động như thể mình được cấy ghép não . Những cảm xúc tiêu cực - như căng thẳng, tuyệt vọng, sợ hãi và thiếu tự tin - đều là những phản ứng hoàn toàn hợp lý trước những thách thức khó khăn mà chúng ta đang phải đối mặt. Đây không phải là những cảm xúc mà các nhà lãnh đạo nhóm nên bỏ qua hoặc tệ hơn là quản lý dưới danh nghĩa các chỉ số hiệu suất "kết quả bằng mọi giá".

Năng suất vẫn quan trọng. Nhưng đó không phải là mối bận tâm duy nhất của bạn với tư cách là trưởng nhóm.

"Đó có phải là sự nghiệp không? Thời gian linh hoạt? Thời gian dành cho gia đình? Có rất nhiều cuộc thảo luận và suy nghĩ đang diễn ra 'Điều gì tạo nên một cuộc sống tốt đẹp?' Và điều đó, tôi không nghĩ, đã đạt đến 'Chỉ cần làm việc hiệu quả'."

Trong bối cảnh có quá nhiều biến động, điều quan trọng hơn hết là phải lãnh đạo bằng lòng nhân ái khi các thành viên trong nhóm của bạn đang làm việc đúng giờ.

“Tôi nghĩ rằng điều quan trọng hiện nay đối với các nhà lãnh đạo là trở thành những nhà lãnh đạo con người,” Giám đốc điều hành Cisco Chuck Robbins cho biết tại sự kiện Fortune sau một năm xảy ra đại dịch COVID. Anh ấy tiếp tục:

"Trong vài năm qua, việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống đã hoàn toàn hòa quyện vào nhau… Những vấn đề mà mọi người đang phải đối mặt trong cuộc sống cá nhân — bạn không thể khiến họ mất việc."

Năng suất làm việc nhóm: 13 lời khuyên để động viên đồng nghiệp khi khó khăn

Thật sai lầm khi nghĩ rằng khả năng lãnh đạo đầy lòng nhân ái sẽ gây thiệt hại cho một nhóm làm việc hiệu quả. Trên thực tế, sự đồng cảm giúp cải thiện hiệu suất làm việc . Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc nuôi dưỡng sự an toàn về tâm lý - hoặc một không gian nơi nhân viên cảm thấy được trao quyền để nói lên suy nghĩ của mình và chia sẻ ý tưởng - là điều quan trọng đối với sự thành công của nhóm vì nó cho phép chấp nhận rủi ro, tư duy sáng tạo và văn hóa công ty hòa nhập.

Vậy làm thế nào để bạn hỗ trợ đồng nghiệp của mình và mở đường cho việc làm việc nhóm hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hỗn loạn? Dưới đây là một số gợi ý hữu ích.

Thẳng thắn và thừa nhận – cùng đối mặt với khó khăn

Bạn có thể đã từng thấy đoạn truyện tranh về một chú chó giả vờ mỉm cười và nhấn mạnh "điều này ổn thôi" khi ngọn lửa nhấn chìm căn phòng. Vô số người lao động tri thức cảm thấy buộc phải tự lừa dối bản thân tương tự trong công việc - thực hiện năng suất và thái độ có thể làm được trong khi bầu trời đang sụp đổ.

Đây không phải là sự mong đợi.

Với tư cách là trưởng nhóm, sự thẳng thắn sẽ đi được một chặng đường dài. Nếu bạn thẳng thắn về lý do khó khăn, rủi ro, hoặc dự báo kinh tế có thể gây lo ngại, thì bạn sẽ khiến đồng nghiệp của mình cảm thấy bớt cô đơn hơn và thoải mái hơn khi cân bằng nghĩa vụ nghề nghiệp với những lo lắng cá nhân của họ.

Phong cách lãnh đạo mặc định của bạn có thể là giữ kín cảm xúc cá nhân trong lòng tại nơi làm việc và điều đó hoàn toàn ổn. Nhưng có thể cũng đáng để bạn bộc lộ một số điểm yếu của mình. Nếu bạn thành thật về lý do tại sao một tin tức đau lòng đang làm phiền bạn hoặc một vấn đề cá nhân đang cản trở sự tập trung của bạn như thế nào, thì bạn cũng trao quyền cho người khác nói lên sự thật của họ — điều này có thể thúc đẩy nhóm của bạn lên kế hoạch tốt hơn cho con đường phía trước.

Cung cấp các nguồn lực hỗ trợ sức khỏe tâm thần

Hỗ trợ sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc ngày càng trở nên quan trọng. Theo Báo cáo Sức khỏe tại Nơi làm việc , đó là trách nhiệm chung giữa chính nhân viên và công ty nơi họ làm việc. Những người lao động tri thức mà chúng tôi khảo sát được chủ lao động đầu tư vào các nguồn lực sức khỏe tâm thần có khả năng báo cáo mức năng suất cao cao hơn 65%. Họ cũng có nhiều khả năng nói rằng công việc của họ tác động tích cực đến sức khỏe tinh thần của họ.

Các nguồn lực sức khỏe tâm thần cụ thể mà bạn nên cân nhắc cung cấp cho mọi thành viên trong nhóm bao gồm:

Các chương trình hỗ trợ nhân viên
Khám lâm sàng được trợ cấp
Công cụ tự đánh giá
Bảo hiểm với quyền lợi chăm sóc sức khỏe tâm thần

Kiểm tra thường xuyên nơi bạn đưa ra và nhận phản hồi

Ngay cả khi bạn có chính sách mở cửa, các thành viên trong nhóm có thể ngại ngùng khi nói lên suy nghĩ của mình nếu không đăng ký thường xuyên và theo lịch trình. Đây phải là những cuộc họp có mức độ rủi ro thấp, nơi bạn hỏi nhân viên xem họ cảm thấy thế nào về công việc của mình, liệu họ có đang đối mặt với bất kỳ thách thức nào không và liệu bạn có thể làm gì để giúp đỡ họ hay không.

Đây là cơ hội tuyệt vời để cung cấp sự hỗ trợ, đồng thời thu hút phản hồi về chính sách của công ty, vì họ thường có thước đo hiểu biết về cách tăng năng suất.

Bạn có thể không đồng ý với đồng nghiệp của mình về một số vấn đề. Và bạn không bao giờ nên nhấn mạnh vào thông tin cá nhân mà họ không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ. Nhưng bạn càng lắng nghe từng cá nhân trong toàn bộ nhóm của mình thì bạn càng có nhiều khả năng hoàn thành công việc.

Khuyến khích các thành viên trong nhóm dành tất cả thời gian nghỉ được trả lương của họ

Kỳ nghỉ cũng cải thiện năng suất và tinh thần làm việc tại nơi làm việc , thậm chí có thể là công cụ giúp ngăn chặn tình trạng kiệt sức .
Vì vậy, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng thời gian được nghỉ ngơi của họ! Đưa ra các mẹo du lịch, khuyến khích họ chia sẻ kế hoạch của họ với đồng nghiệp

Dẫn bằng ví dụ

Bạn có thể thuyết giảng về cách tự chăm sóc bản thân, quản lý thời gian, giao tiếp tốt và bất kỳ thủ thuật nâng cao năng suất nào mà bạn muốn cho nhóm của mình. Nhưng nếu bản thân bạn không chú ý đến lời khuyên thì nó sẽ không hiệu quả.

Bạn muốn đảm bảo ngôi nhà của mình ngăn nắp vì sức khỏe của bạn cũng rất quan trọng. Nếu bạn ngủ ngon, tập thể dục, nghỉ ngơi và dành thời gian trong tuần cho các hoạt động giải trí mà bạn yêu thích, bạn sẽ có đủ năng lượng để động viên đồng nghiệp và thúc đẩy năng suất làm việc của nhóm cao hơn.

Ăn mừng chiến thắng (và bài học)

Nhân viên muốn cảm thấy có giá trị. Nếu họ đang làm tốt công việc, bạn nên nói với họ! Các lễ trao giải thường xuyên công nhận thành tích, gửi email sau khi hoàn thành tốt công việc, thông điệp "cảm ơn" chân thành trên kênh công cộng - tất cả đều có thể giúp ích rất nhiều trong việc nâng cao tinh thần và giữ cho nhóm của bạn có động lực. Đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa có thể khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập hơn.

Kiểu biết ơn này khiến đồng nghiệp cảm thấy được hỗ trợ. Nó cũng liên quan đến việc mang lại cảm xúc tốt hơn cho các nhà lãnh đạo khi tự mình đưa ra lời cảm ơn.

Bạn có thể cân nhắc việc khen thưởng cho công việc xuất sắc bằng thời gian nghỉ phép bổ sung, tiền thưởng hoặc bất kỳ lợi ích nào khác xứng đáng với công việc được hoàn thành tốt.

Tạo cơ hội cho sự tăng trưởng

Công việc có thể là một cách hữu ích để giúp bạn thoát khỏi khó khăn. Nhưng bạn cần đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có đủ trách nhiệm để tiếp tục gắn bó, đồng thời không quá nhiều khiến họ cảm thấy quá tải. Một cách tuyệt vời để phân chia sự khác biệt là đưa ra lộ trình phát triển rõ ràng. Điều này có thể có nghĩa là các nguồn tài nguyên giáo dục, các buổi tư vấn hoặc huấn luyện hoặc thậm chí trình bày một vấn đề về lãnh đạo khiến bạn khó chịu.

Nếu đồng nghiệp của bạn có thể hình dung không chỉ một công việc mà còn là một con đường sự nghiệp đang phát triển, họ sẽ làm việc với mục đích rõ ràng hơn, điều này có thể cải thiện hiệu quả của nhóm và thậm chí giúp giữ chân nhân viên.

Đặt ra và đo lường mục tiêu

Không thể cải thiện năng suất của nhóm nếu bạn mơ hồ về những gì bạn muốn công ty của mình đạt được. Việc đặt mục tiêu giúp bạn vạch ra những nguyện vọng lớn nhất của mình cũng như đánh giá cách bạn có thể phân bổ khối lượng công việc để đạt được chúng.

Với tư cách là người lãnh đạo, việc đặt ra các mục tiêu mang lại cho bạn một Sao Bắc Đẩu để theo đuổi, nhưng nó cũng giúp bạn và các thành viên trong nhóm của bạn làm việc cùng nhau để thiết lập các ranh giới. Khi bạn có mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ biết họ nên tập trung vào điều gì và điều gì tốt hơn nên từ chối.

Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Nó có thể là một email? Bạn có một chương trình nghị sự rõ ràng? Hai người đó có nói hết trong khi những người khác nhìn xuống sàn không? Cải thiện hiệu suất chất lượng thường đòi hỏi phải kiểm tra cuộc họp không thường xuyên, kết hợp các cuộc họp mà không có mục đích được xác định rõ ràng hoặc những cuộc họp chỉ dành cho thông tin chung của công ty mà các thành viên trong nhóm của bạn nên đọc.

Các cuộc họp đều có thời gian và địa điểm: chúng rất quan trọng cho việc động não , ra quyết định và chia sẻ thông tin. Nhưng nếu không được kiểm soát, chúng có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc sâu cần thiết để hoàn thành công việc.

Tổ chức các phiên đi chơi ảo (tùy chọn)

Bạn có thể nghĩ rằng điều này đi ngược lại với điểm cuối cùng, nhưng các cuộc tụ họp xã hội có thể hoạt động tốt như các cuộc họp miễn là bạn không bắt buộc phải thực hiện chúng. Hãy cân nhắc việc điều hành các phiên làm việc chung ảo, trong đó những người tham gia đăng ký vài phút mỗi giờ và tận hưởng không khí thoải mái.

Ngoài giờ làm việc, hãy nghĩ đến các hoạt động xây dựng nhóm, trò chuyện online hoặc bất kỳ điều gì khác sẽ giúp những người làm việc từ xa hiểu biết về nhau và khiến mọi người cảm thấy bớt cô đơn hơn trong những thời điểm bất ổn như vậy.

Có kế hoạch dự phòng

Hãy cân nhắc việc chuẩn bị trong một vài ngày đệm khi ấn định ngày đến hạn của dự án, cũng như tìm hiểu xem thời hạn chót của bạn là gì và làm việc ngược lại từ đó, mang lại cho nhóm của bạn một khoảng thời gian linh hoạt. Nếu ai đó đang giải quyết sự thiếu sót của nhân viên bị ốm, hãy đảm bảo bạn hướng dẫn họ mọi nguồn lực cần thiết và cảm ơn sự giúp đỡ của họ.

Hãy tin tưởng vào nhóm của bạn và để họ làm việc không đồng bộ

Một trong những điều cuối cùng bạn muốn làm với tư cách là người lãnh đạo trong thời điểm khó khăn là quản lý vi mô. Bạn luôn muốn giữ bí mật về bất kỳ trở ngại nào mà các thành viên trong nhóm gặp phải để có thể hướng dẫn họ trợ giúp nhưng bạn không cần phải yêu cầu cập nhật liên tục hoặc theo dõi xem họ có trực tuyến hay không.

Nhân viên muốn tự chủ về cách họ sắp xếp ngày làm việc của mình. Hãy cho họ cơ hội sắp xếp lịch theo cách phù hợp nhất với nhịp độ làm việc của họ và từ bỏ kỳ vọng rằng mọi người cần có thể liên lạc được vào bất kỳ giờ nào trong ngày - điều mà 3/4 số nhân viên tri thức từ xa lo lắng.

Cũng cần lưu ý rằng ngày làm việc từ xa có thể kéo dài hơn so với công việc bàn giấy truyền thống, vì vậy hãy đảm bảo bạn khuyến khích những giờ nghỉ giải lao suốt cả ngày, đảm bảo mọi người không bị căng thẳng quá mức.

Giảm bớt khối lượng công việc khi bạn có thể

Trong những đợt nắng nóng chưa từng có, bệnh truyền nhiễm tăng đột biến và lạm phát tràn lan, có lẽ nên… điều chỉnh kỳ vọng một chút? Bạn muốn đảm bảo rằng mọi người đều hoàn thành công việc của mình, nhưng nếu có bất cứ điều gì bạn có thể giúp đỡ đồng nghiệp - đặc biệt nếu họ đề cập rằng họ đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc - hãy xem liệu bạn có thể giúp đỡ họ hay không.

Hãy lắng nghe xem các thành viên trong nhóm của bạn có suy nghĩ gì về cách hợp lý hóa quy trình làm việc và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không.

Vượt qua thử thách giao tiếp

Một trong những trở ngại lớn nhất đối với năng suất của nhóm là không giao tiếp được. Nhân viên ở xa thường làm việc ở các khung giờ khác nhau, làm việc theo nhịp độ riêng của họ. Trong khi email, cùng với vô số tùy chọn nhắn tin khác, giúp bạn dễ dàng liên lạc, thì những tiếng ping liên tục có thể gây mất tập trung. Sự gián đoạn liên tục của đồng nghiệp có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và chất lượng công việc của lực lượng lao động của bạn.

Nhưng nếu không có chính sách rõ ràng về thời điểm các thành viên trong nhóm phải phản hồi lẫn nhau - điều mà 44% nhân viên tri thức nói rằng họ không có - nỗi sợ bỏ lỡ một bản cập nhật quan trọng có thể trở nên quá lớn.

Giao tiếp hiệu quả có thể tăng năng suất của nhóm lên 25%. Vậy làm thế nào bạn có thể cải thiện sự tương tác trong không gian làm việc của mình?

Dưới đây là bản tóm tắt nhanh về một số gợi ý:

Xác định các điểm chính

Gửi cho các thành viên trong nhóm của bạn một bản khảo sát để hỏi họ cách giao tiếp lý tưởng đối với họ. Các câu hỏi có thể bao gồm:

Công cụ cộng tác được yêu thích (và ít được yêu thích nhất)
Thói quen gửi email
Các kênh ưa thích cho các tình huống giao tiếp khác nhau
Đáp ứng mong đợi
Những cách tốt nhất để đưa ra quyết định

Nhấn mạnh sức khỏe

Vấn đề sức khỏe của nhóm bạn và các nguồn lực hỗ trợ về sức khỏe tâm thần sẽ tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả hơn . Một cách tuyệt vời để nâng cao sức khỏe là giúp mọi người tiết kiệm thời gian bằng cách giảm thiểu sự xao lãng.

Cân nhắc đặt kỳ vọng trả lời để nhân viên không cảm thấy cần phải trả lời ngay lập tức email Nó cũng giúp xác định khi nào đồng nghiệp nên sử dụng email so với khi nào họ nên sử dụng các ứng dụng riêng biệt để liên lạc. Bạn thậm chí có thể phân bổ một số ngày nhất định làm "ngày tập trung", trong đó không phải lúc nào cũng có sẵn bất kỳ cuộc họp hoặc kỳ vọng nào.

Làm cho sổ tay giao tiếp của bạn có thể truy cập được

Nếu một thành viên trong nhóm bối rối về cách liên lạc với đồng nghiệp, họ có thể nhanh chóng xin được hướng dẫn. Theo Think Talent, các công ty có kế hoạch truyền thông tập trung có khả năng hoạt động tốt hơn 3,5 lần so với các công ty cùng ngành. Một cuốn sổ tay như vậy có thể giúp bạn nhấn mạnh văn hóa làm việc của mình, tính đến các nhu cầu khác nhau của nhóm và cũng thiết lập các khung thời gian về thời điểm đồng nghiệp có thể phản hồi các thông điệp khác nhau.

Hãy cân nhắc sử dụng mạng nội bộ để phát huy hiệu quả hình thức sổ tay giao tiếp Nếu bạn không chắc chắn về cách bắt đầu, đây là tài liệu khung hữu ích để bạn điền vào tùy chọn của mình.