LÀM THẾ NÀO ĐỂ NHÓM ĐẠT ĐƯỢC KPIs

Quản lý hiệu suất (KPIs) là một chủ đề quan trọng và được các nhà quản lý và cơ quan quản lý doanh nghiệp thảo luận thường xuyên.

Trong mọi doanh nghiệp, nếu bạn được kỳ vọng sẽ thành công và đạt được thành tích theo một cách cụ thể, sẽ có các mục tiêu và mục đích đã được đặt ra để bạn đạt được. Các mục tiêu này có thể được đặt ra riêng lẻ hoặc theo mục tiêu của nhóm – những bước đệm nhỏ hơn để xây dựng nên mục tiêu lớn hơn dựa trên tổ chức.

Nói như vậy, việc đo lường hiệu suất không phải là bất di bất dịch và có những rào cản đối với việc quản lý hiệu suất hiệu quả.

Bạn cần có khả năng hiểu chính xác những gì nhân viên của mình đang làm để đạt được các mục tiêu dài hạn và có dữ liệu để sao lưu thông tin này.

Là một người trong vị trí quản lý, bạn cần có khả năng khẳng định một cách chắc chắn rằng nhân viên của mình đang làm việc hiệu quả vào đúng việc như một phương tiện để đạt được các kết quả mà bạn mong đợi họ đạt được - và nếu không, cần phải làm gì để đảm bảo rằng đây là vấn đề ngắn hạn.

Đó là lúc các KPI hoặc Chỉ số hiệu suất chính có thể phát huy tác dụng để giúp bạn trả lời các câu hỏi. Các mục tiêu cá nhân và doanh nghiệp được định lượng ở mức độ mà bạn có thể đánh giá hiệu quả hiệu suất của nhân viên.

Việc hiểu các KPI có thể khó khăn lúc đầu, vì vậy bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để hiểu về khái niệm, mục đích sử dụng của chúng và cuối cùng là cách bạn có thể sử dụng chúng hiệu quả trong không gian làm việc của mình.

KPI là gì?
Chỉ số hiệu suất chính, hay còn gọi là KPI, là một công cụ đo lường cho phép bạn phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của một cá nhân hoặc một doanh nghiệp. KPI xem xét các mục tiêu hiệu suất và cho phép nhân viên phản ánh hiệu quả về những gì có thể thực hiện để đảm bảo đạt được mục tiêu.

Ví dụ, nếu bạn đặt ra cho mình và doanh nghiệp mục tiêu đảm bảo rằng bạn luôn cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời cho khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng KPI để đạt được mục tiêu này – ví dụ, thông qua việc nhắm mục tiêu vào bất kỳ yêu cầu quan hệ khách hàng chưa được giải quyết nào trên cơ sở hàng tuần.

Việc đặt mục tiêu sẽ vô ích nếu bạn không thể thấy được tiến trình – KPI cho phép đo lường tiến trình một cách hiệu quả và cho phép tạo ra mối liên kết giữa toàn bộ doanh nghiệp và các cá nhân – các cá nhân đạt được mục tiêu do đó sẽ tạo ra những tiến bộ trên quy mô toàn doanh nghiệp và KPI cho phép theo dõi và đo lường sự tiến bộ này.

Các yếu tố thành công quan trọng (CSF) là những lĩnh vực mà tổ chức của bạn phải hoạt động tốt để có hiệu quả và thành công. KPI là cách bạn có thể đo lường các CSF của mình – các hành động bạn thực hiện như một phương tiện dài hạn để đạt được các yếu tố thành công đó được thực hiện như một quy trình trực tiếp để đạt được KPI.

Cách thiết lập KPI của tổ chức
Để thiết lập KPI, bạn cần đảm bảo rằng bạn và tổ chức của bạn có các mục tiêu cụ thể trong đầu. Bạn cần đảm bảo rằng KPI của bạn đo lường các hoạt động cần thiết cho từng lĩnh vực kinh doanh. Một số KPI khó tính toán hơn nhiều so với những KPI khác – xét về hiệu suất tài chính, đo lường lợi nhuận ròng là phương tiện tiêu chuẩn để tính toán KPI. Đây là một quy trình khá dễ dàng và dễ định lượng kết quả – tổng doanh thu trừ tổng chi phí. Là một doanh nghiệp, bạn biết rằng lợi nhuận ròng của bạn càng cao thì hiệu suất của bạn càng tốt theo quan điểm tài chính.

Mặt khác, việc theo dõi sự hài lòng của khách hàng như một KPI là khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian hơn để đầu tư vào nó – thông qua việc sử dụng các cuộc khảo sát quan hệ khách hàng, thường xuyên và nhiều lần, cho phép bạn xây dựng một lượng dữ liệu tốt để phân tích.
Khi phân tích dữ liệu này, bạn sẽ có thể quyết định điểm số mà bạn mong đợi doanh nghiệp của mình đạt được, tự đặt ra cho mình một chuẩn mực cho phép đạt được các mục tiêu nhỏ hơn liên quan đến KPI. Nếu điểm số của bạn thấp hơn chuẩn mực mong đợi, bạn có thể thực hiện các hành động để đảm bảo mọi thứ trở lại bình thường – ví dụ như theo dõi các yêu cầu của khách hàng.

Khi thiết lập KPI, bạn cần cân nhắc xem mục tiêu có hợp lý và thông minh hay không. Bạn cần đảm bảo rằng KPI của mình cụ thể - hãy nêu rõ chính xác những gì chúng đang đo lường và lý do tại sao điều này lại quan trọng đối với các yêu cầu kinh doanh của bạn.

Cuối cùng, KPI cần có thể đo lường được theo một số liệu xác định - nếu bạn không thể đo lường tiến độ của KPI thì ngay từ đầu việc có nó ở đó là hoàn toàn vô nghĩa. KPI của bạn phải có thể đạt được và hợp lý - bạn phải có khả năng thực hiện chúng, vì vậy không nên tự đặt ra các mục tiêu KPI không thực tế.

Bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ bạn đo lường đều có liên quan đến doanh nghiệp và hiệu suất của bạn - nếu nó không đo lường hiệu suất thì không có ý nghĩa gì.

Do đó, KPI cũng phải có giới hạn thời gian - bạn phải có thể nói chính xác khi nào bạn sẽ đạt được mục tiêu và điều này phải nằm trong khung thời gian đã thỏa thuận. Ví dụ, một KPI thông minh có thể là tăng danh sách email của bạn trên trang web lên 30% vào cuối năm'. KPI có mục tiêu, thời gian cần đạt được cũng như thước đo định lượng.

Khi xây dựng các KPI, bạn nên cân nhắc tầm nhìn của tổ chức là gì và chính xác thì bạn sẽ thực hiện như thế nào để đạt được tầm nhìn đó.

Bạn phải hiểu cách bạn sử dụng dữ liệu và dữ liệu nào sẽ cho phép bạn chứng minh với các thế lực cao hơn rằng bạn đã đạt được tầm nhìn này.

Bạn nên rõ ràng về số lượng số liệu bạn đang cân nhắc và cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu. Hiểu mọi khía cạnh của doanh nghiệp và nhu cầu kinh doanh của bạn là điều quan trọng. Bạn cũng nên cân nhắc cách mọi người có thể sử dụng các số liệu như thế này một cách gian lận - chúng có thể bị làm giả không? Nếu có, bạn sẽ đảm bảo điều này không xảy ra như thế nào?

Làm thế nào để nhóm của bạn có thể liên tục đạt được KPI của họ
Sự nhất quán là chìa khóa – bạn cần có một kế hoạch để giải thích chính xác cách bạn sẽ có được thông tin bạn cần và những gì bạn sẽ làm với thông tin đó sau khi có. Các thông tin khác nhau tự nhiên cần các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu và các hệ thống khác nhau có thể sẽ được sử dụng.

Các loại dữ liệu khác nhau cũng sẽ được thu thập ở tần suất khác nhau – dữ liệu bán hàng được thiết lập hàng ngày, trong khi các KPI khác, với dữ liệu có nguồn gốc khác nhau được yêu cầu, chỉ có thể được thu thập hàng tháng hoặc hàng tuần. Khung thời gian hoàn toàn phụ thuộc vào loại dữ liệu được thu thập và không có câu trả lời duy nhất nào về tần suất bạn nên theo dõi dữ liệu KPI.

Để thành công khi sử dụng KPI, chúng cần được truyền đạt rõ ràng. Mọi người cần phải cùng chung quan điểm và hiểu cách họ sẽ đóng góp vào thành công của từng KPI.

Đo lường các KPI có thể có lợi cho doanh nghiệp của bạn – một thứ được đo lường thường xuyên và mọi người có trách nhiệm tuyên bố thường xuyên thường được thực hiện – 'những gì được đo lường, sẽ được thực hiện' là một cụm từ quản lý phổ biến.

Quản lý và đo lường tiến độ hướng tới một mục tiêu cụ thể có nghĩa là mục tiêu đó có nhiều khả năng xảy ra hơn – việc đặt mục tiêu xung quanh một kết quả sẽ mang lại cho mục tiêu đó nhiều phạm vi thành công hơn.

Các KPI riêng lẻ phải phù hợp trực tiếp với chiến lược của công ty, nếu không, chúng sẽ không đạt được. Các hoạt động hàng ngày phải phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức – tất nhiên, làm việc trên những thứ nằm ngoài các mục tiêu chính của bạn là điều quan trọng, nhưng bạn không nên thấy mình bị phân tâm khỏi các mục tiêu chính.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng các KPI luôn được đáp ứng – và bạn đã đưa ra các KPI cụ thể, có ý nghĩa để đo lường chính xác hiệu suất của doanh nghiệp và nhóm của bạn – thì bạn có thể cân nhắc cách mọi việc được thực hiện hiệu quả nên được khen thưởng. Các biện pháp khuyến khích và phần thưởng là những cách chắc chắn để đảm bảo rằng tiến độ đạt được mục tiêu mà bạn đã hình dung.

Phần thưởng phải liên quan trực tiếp đến các KPI mà bạn đã đặt ra – các hành động phản tác dụng không nên được khen thưởng vì điều này có thể gây nhầm lẫn.

Nói chung, nhân viên hướng đến việc đạt được mục tiêu KPI của họ vì họ muốn trở nên tốt hơn và cải thiện vai trò của mình. Mục tiêu phải thực tế và tích cực – nếu chúng làm giảm đà phát triển của nhóm bạn, thì chúng sẽ không thể đạt được nhanh chóng. Bạn nên đảm bảo rằng bất kỳ mục tiêu nào bạn đặt ra đều phải được xem xét thường xuyên và mục tiêu phải được đặt lại khi cần thiết – hiệu suất phải được quản lý và đánh giá theo các khoảng thời gian đều đặn – nhưng hãy đảm bảo rằng bạn dành cho bản thân và doanh nghiệp của mình đủ thời gian để bắt đầu và có một số tác động đến chính các con số.

Chìa khóa để hành động theo KPI là giao tiếp - việc thiếu giao tiếp giữa người sử dụng lao động và nhân viên hoàn toàn không có cơ hội để tiến triển và thành công. Quản lý nhóm của bạn là một công việc khó khăn - và việc theo dõi và giao tiếp tiến độ và hiệu suất thường xuyên giúp công việc đó trở nên dễ dàng hơn.

Không ai muốn được nói rằng họ đang làm tốt công việc trong cả năm và sau đó lại được nói ngược lại tại một cuộc họp quan trọng - hãy nhất quán, theo dõi mọi thứ và biết chính xác hiệu suất tuyệt vời đến từ đâu.