KỸ NĂNG ĐA NHIỆM

Đa nhiệm có nghĩa là ưu tiên và sắp xếp công việc của bạn để cân bằng nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Khi cá nhân sở hữu những kỹ năng này, họ có thể hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn và duy trì năng suất tốt hơn.

Tìm hiểu thêm về đa nhiệm có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp và cạnh tranh khi tìm kiếm việc làm mới. Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về các kỹ năng đa, giải thích tầm quan trọng của chúng tại nơi làm việc, chỉ ra cách cải thiện chúng.
 

Kỹ năng đa nhiệm là gì?

Kỹ năng đa nhiệm là một bộ kỹ năng thường cho phép bạn xử lý nhiều trách nhiệm cùng lúc. Khi bạn sở hữu những kỹ năng này, bạn thường nhận ra tầm quan trọng của việc tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong khi theo dõi các nhiệm vụ khác.

Ưu tiên công việc, loại bỏ sự sao nhãng và lập lịch trình là một số khía cạnh quan trọng của đa nhiệm.
 

Tại nơi làm việc, bạn có thể sử dụng những kỹ năng này để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả. Trả lời điện thoại trong khi ghi chú, chuẩn bị các công việc cùng lúc và làm việc trên một dự án trong khi lập kế hoạch cho một dự án khác là một số ví dụ về đa nhiệm.

Đa nhiệm bao gồm nhiều kỹ năng có thể giúp bạn trở thành một chuyên gia năng suất hơn. Sau đây là một số ví dụ:

1. Kỹ năng tổ chức

Đa nhiệm hiệu quả thường liên quan đến việc biết bạn phải hoàn thành những nhiệm vụ nào và khi nào. Với các kỹ năng tổ chức tốt, việc quản lý thời gian của bạn thường trở nên dễ dàng hơn, vì bạn biết cách lập kế hoạch cho ngày, tuần hoặc tháng trước. Một khía cạnh khác của các kỹ năng tổ chức là giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng để tìm các tệp, giấy tờ hoặc ghi chú quan trọng một cách nhanh chóng.

2. Kỹ năng ưu tiên

Đánh giá trách nhiệm của bạn để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả là một khía cạnh quan trọng trong việc ưu tiên công việc của bạn. Đánh giá này có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình và hoàn thành chúng bằng cách quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả.


Những cá nhân sở hữu kỹ năng ưu tiên mạnh mẽ thường thực hiện các nhiệm vụ đơn giản nhất trước và phân bổ thời gian còn lại cho các nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn. Với việc ưu tiên, bạn có thể tối đa hóa thời gian của mình bằng cách sử dụng đa nhiệm hiệu quả.

3. Kỹ năng lập lịch trình

Ngoài việc ưu tiên, bạn có thể quản lý thời gian của mình bằng cách tạo ra các lịch trình hữu ích. Lên lịch là khả năng làm việc trên các nhiệm vụ phức tạp bằng cách phân loại chúng. Điều này có thể giúp bạn phân tích thông tin, tạo ra các bước có thể quản lý được và đáp ứng thời hạn.

Bằng cách tính đến các nhiệm vụ không lường trước và lập kế hoạch cho các hoạt động thường ngày của mình, bạn có thể quyết định tốt hơn nơi áp dụng đa nhiệm để hoàn thành mọi thứ đúng hạn. Để tạo ra các lịch trình hiệu quả, mọi người thường sử dụng các công cụ lập kế hoạch để đánh giá tuần làm việc của họ tốt hơn.

4. Kỹ năng ủy quyền

Trong môi trường làm việc, bạn thường tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau. Với sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm, bạn có thể đáp ứng được thời hạn của mình.


Khi phân công công việc, bạn có thể giao các nhiệm vụ nhỏ hơn cho đồng nghiệp để tập trung vào những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn. Ưu tiên và lập lịch là những yếu tố quan trọng của việc phân công.

Những kỹ năng này thường cho phép bạn xác định khi nào bạn có đủ việc và cách quản lý công việc với sự giúp đỡ của người khác.

Kỹ năng đa nhiệm tại nơi làm việc
Tại nơi làm việc, khả năng đa nhiệm của bạn có thể giúp bạn đáp ứng thời hạn gấp, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Chúng cũng có thể làm nổi bật sự phù hợp của bạn để thăng tiến và nâng cao công việc. Tại nơi làm việc, bạn có thể sử dụng đa nhiệm để:

• Tiết kiệm thời gian: Khi bạn làm hai việc cùng lúc, bạn có thể hoàn thành chúng nhanh hơn để cải thiện năng suất. Ví dụ, bạn có thể nói chuyện với khách hàng trong khi ghi chép lại cuộc trò chuyện.

• Tiết kiệm tiền: Việc sở hữu và cải thiện khả năng đa nhiệm thường giúp các chuyên gia hoàn thành công việc trong thời hạn, giúp họ có thêm thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khác. Các nhà tuyển dụng thường khuyến khích những cá nhân như vậy vì họ có thể giao nhiều nhiệm vụ hơn và tiết kiệm chi phí mở rộng nhóm.

• Tăng năng suất: Năng suất cao hơn có nghĩa là bạn có thể đạt được nhiều thành tựu hơn trong một ngày làm việc. Năng suất cao hơn cũng có thể cho thấy bạn là một nhân viên đáng tin cậy, giúp bạn gây ấn tượng với quản lý của mình.

• Giảm sự trì hoãn: Khi bạn làm nhiều việc cùng lúc, bạn thường cảm thấy hoàn thành nhiều việc hơn, điều này có thể thúc đẩy bạn tiếp tục làm nhiều việc hơn.

Những kỹ năng này có thể giúp bạn tránh khỏi sự căng thẳng trong môi trường làm việc và thúc đẩy nhận thức về bản thân, dẫn đến tăng năng suất.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng đa nhiệm?
Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để cải thiện khả năng làm nhiều việc cùng lúc:

1. Tạo danh sách việc cần làm
Tạo danh sách việc cần làm thường là cách hiệu quả để sắp xếp công việc của bạn. Những danh sách này có thể giúp bạn xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành để bạn có thể tập trung vào các trách nhiệm khác. Hãy cân nhắc dành 10 đến 15 phút mỗi ngày để liệt kê các nhiệm vụ trên một tập giấy viết. Có thể hữu ích khi chia các nhiệm vụ phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

2. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
Sau khi tạo danh sách việc cần làm, bạn có thể sắp xếp lại các mục để thể hiện mức độ quan trọng của chúng. Hãy cân nhắc phân loại các nhiệm vụ của bạn để đánh giá nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên cao nhất và nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên thấp hơn. Bạn có thể đưa các nhiệm vụ của mình vào các danh mục sau:

Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao mà bạn chọn hoàn thành trước tiên. Ví dụ có thể bao gồm giải quyết thắc mắc của khách hàng, hoàn thành dự án có thời hạn gấp hoặc hoàn thành nhiệm vụ mà quản lý giao cho bạn.

Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ này bất kỳ lúc nào trong tuần làm việc, nhưng vì chúng vẫn quan trọng, hãy cân nhắc hoàn thành chúng để tăng thêm giá trị. Các nhiệm vụ này thường liên quan đến việc lập kế hoạch, như thiết lập kết nối với các bên liên quan bên ngoài để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Trong danh mục này, hãy xếp các nhiệm vụ có mức độ quan trọng thấp, vì thường không cần thiết phải hoàn thành chúng trước khi thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.

3. Nhóm các nhiệm vụ tương tự
Sau khi bạn đã sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ của mình, bạn có thể xác định các nhiệm vụ tương tự và nhóm chúng lại với nhau. Việc tạo các nhóm như vậy có thể tăng hiệu quả của bạn. Bạn có thể kết hợp các nhiệm vụ yêu cầu cùng một hành động, chẳng hạn như chuẩn bị kế hoạch quảng cáo trên phương tiện truyền thông xã hội cho năm tài khoản khác nhau.
 

4. Loại bỏ sự xao lãng
Khi bạn bị mất tập trung, bạn thường mất khả năng tập trung vào nhiệm vụ. Sự tập trung thường giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc tốt hơn. Sau đây là một số cách để giảm sự mất tập trung:

• giữ cửa của bạn đóng khi làm những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ

• tìm một phòng họp để làm việc yên tĩnh khi không gian làm việc chính của bạn quá ồn ào

• để điện thoại di động ở nơi bạn không nhìn thấy hoặc tắt nó đi

• nghe nhạc không lời nếu hoạt động này giúp bạn tăng khả năng tập trung

• nghỉ giải lao ngắn để đi bộ hoặc uống một tách cà phê để cảm thấy tràn đầy năng lượng

5. Theo dõi tiến trình của bạn
Theo dõi tiến trình của bạn để đánh giá những thành tựu của bạn trong ngày. Bài tập này có thể đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ lịch trình của mình.

Nếu bạn đang chậm tiến độ, hãy cân nhắc tập trung vào một nhiệm vụ, vì điều này có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng một cách nhanh chóng và quay lại thực hiện nhiều nhiệm vụ khác cùng lúc.