KẾ HOẠCH KẾ THỪA LÀ GÌ VÀ TẠI SAO NÓ LẠI QUAN TRỌNG TRONG CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC

Kế hoạch kế thừa là gì?
Kế hoạch kế thừa là một quá trình chuẩn bị tập trung vào tương lai để duy trì nguồn nhân tài. Nó xác định kiến ​​thức, kỹ năng và hành vi cần thiết cho một số vị trí chủ chốt và phát triển các kế hoạch để chuẩn bị cho các cá nhân có khả năng thực hiện các vai trò đó.

Thay vì chọn người kế thừa khi một vị trí bị bỏ trống trong một thời gian gấp rút, các kế hoạch kế thừa thường được lập trong khoảng thời gian từ 12 đến 36 tháng.

Mục tiêu của kế hoạch kế thừa là gì?
Có một số kết quả cho kế hoạch kế thừa hiệu quả.

1. Quản lý các vai trò quan trọng, kỹ năng lãnh đạo và các năng lực chính cần thiết cho các vị trí đó.

2. Xác định và lấp đầy khoảng cách kỹ năng có thể ảnh hưởng đến tăng trưởng kinh doanh trong tương lai.

3. Thay thế các chuyên gia về chủ đề bằng các năng lực chuyên môn hóa cao.

4. Giữ lại và truyền đạt kiến ​​thức, kỹ năng, mối quan hệ và thực hành quan trọng cho thế hệ nhân viên tiếp theo.

5. Đảm bảo tính liên tục của lãnh đạo, để các vị trí chủ chốt không bao giờ bị bỏ trống.

6. Giảm thiểu tác động của các vị trí tuyển dụng quan trọng và các trách nhiệm chiến lược bị bỏ quên.

7. Tạo ra một nhóm nhân tài sâu rộng thông qua các cơ hội phát triển lãnh đạo.

Rủi ro khi không có kế hoạch kế thừa
Bối cảnh kinh doanh (bên trong và bên ngoài) và các năng lực chính cần có để cạnh tranh liên tục thay đổi, điều này có thể khiến bạn không có đủ nhân viên hoặc năng lực để thực hiện các vai trò chính. Các nhà lãnh đạo là những người đóng vai trò chính, xác định và truyền đạt chiến lược để định hình cách nhân viên, bên liên quan và khách hàng nhìn nhận công ty của bạn.

Vì vậy, câu hỏi tại sao lập kế hoạch kế thừa lại quan trọng
Giả sử một người quản lý đột nhiên nghỉ việc và bạn mất nhiều tuần để tìm người thuê ngoài vì điều đó không nằm trong danh sách ưu tiên hàng đầu của bất kỳ ai. Hoặc bạn vội vàng thăng chức cho một thành viên trong nhóm của họ. Có một số tình huống tốn kém có thể phát sinh:

• Hiệu suất kém từ các ứng viên bên ngoài không phù hợp

• Hiệu suất kém từ những người kế nhiệm nội bộ không chuẩn bị tốt

• Mất vốn trí tuệ từ các nhà lãnh đạo sắp mãn nhiệm

• Mất vốn trí tuệ từ những cá nhân mới vào không am hiểu về kiến ​​thức của công ty.

Không có tình huống nào trong số này đặc biệt hấp dẫn khi bạn xem xét việc thiếu lãnh đạo khiến các tổ chức hoạt động với mức giảm năng suất 5–10%. Điều này góp phần làm giảm giá trị thị trường (mất tới 25%), khiến bạn không có vốn chủ sở hữu để đối mặt với tình trạng hỗn loạn của thị trường trong tương lai.

Rất nhiều công nghệ học tập hiện có cũng sẽ không giúp ích gì cho bạn. Học tập và phát triển vẫn tách biệt với các kế hoạch kế thừa, nghĩa là bạn phải tự mình xác thực dữ liệu giữa mỗi bên. Đó là thời gian lãng phí để nắm bắt và nuôi dưỡng những tài năng chủ chốt.

Quy trình lập kế hoạch kế thừa
Từ các công ty lớn đến các doanh nghiệp nhỏ, lập kế hoạch kế thừa là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh tổng thể. Nó không đòi hỏi các phòng ban nhân sự lớn hay thậm chí là các nguồn lực vô tận—chỉ cần một kế hoạch.

• Xác định các vai trò quan trọng, và dễ có rủi ro bị “mất đi”

• Xác định các điều kiện cần và đủ

• Xác định tài năng và nhiệm vụ

• Tạo kế hoạch phát triển

• Xem xét.

Phân tích khoảng cách
Về bản chất, kế hoạch kế thừa là về việc kết hợp thiết kế công việc hiệu quả, phát triển nhân viên và mục tiêu nghề nghiệp với định hướng chiến lược của tổ chức.

Lập kế hoạch cho tương lai đòi hỏi phải hiểu sâu sắc về hiện tại. Bạn hãy thử như đang xem xét hai mặt của cùng một đồng xu: Các vai trò quan trọng và các vai trò dễ bị tổn thương về mặt người kế thừa.

Tiếp đến hãy xem xét các vai trò có tác động lớn nhất đến sứ mệnh của tổ chức bạn. Các yếu tố cần xem xét bao gồm các vai trò:

• Cốt lõi của lợi thế cạnh tranh

• Cụ thể đối với tổ chức hoặc chức năng kinh doanh

• Có ảnh hưởng đến nguồn lực và quá trình ra quyết định

• Có khả năng có đường cong học tập lớn

• Dựa trên kinh nghiệm và yêu cầu kinh nghiệm như một hình thức chính để tiếp thu kiến ​​thức.

Từ đó, xác định các vai trò không có người kế thừa. Những vai trò này dễ bị mất kiến ​​thức. Việc mất Giám đốc kỹ thuật mà không có người kế nhiệm ngay lập tức sẽ gây ra hiệu ứng lan tỏa lớn do khả năng mất định hướng chiến lược.

Hãy nhớ rằng: Chúng ta không chỉ nói về các vai trò hiện đang hoặc sắp bị bỏ trống. Đây là hoạt động của toàn bộ lực lượng lao động đảm bảo rằng bạn không chỉ lựa chọn trước mọi người cho các vị trí.

Xác định các yêu cầu đủ điều kiện
Bước này bao gồm việc lập hồ sơ cho một vai trò cần có kế hoạch kế thừa.

Hãy cân nhắc các tiêu chí tuyển chọn sẽ được sử dụng nếu vị trí đó còn trống. Đó có thể là các năng lực và kinh nghiệm cần thiết cho cấp độ thâm niên (bao gồm cả hành vi), cũng như các KPI và kết quả mong đợi mà vai trò đó phải chịu trách nhiệm. Những tiêu chí này được sử dụng để đánh giá khả năng thành công tiềm tàng của người đương nhiệm dựa trên hiệu suất và năng lực hiện tại của họ.

Phù hợp tài năng với nhiệm vụ
Có hai phần trong việc này: Xác định tài năng có thể đảm nhiệm một vị trí lâu dài hoặc tạm thời. Khi bạn biết vai trò nào được chuẩn bị tốt nhất để tiếp quản một vai trò khác, bạn cũng có nhiều cơ hội hơn trong việc chọn đúng người có các kỹ năng phù hợp. Điều này được thực hiện bằng cách khám phá ra những điểm tương đồng trong các vị trí.

Hãy tự hỏi:

• Những trách nhiệm nào được chia sẻ hoặc liên kết?

• Vị trí này có công việc hàng ngày tương tự (về mặt nhiệm vụ chức năng) với vai trò kế nhiệm không?

• Các trách nhiệm của vị trí hiện tại có bồi dưỡng các năng lực cốt lõi cần thiết cho vai trò kế nhiệm không?

• Có những khoảng cách nào tồn tại giữa hai vị trí?

Tạo lộ trình học tập
Quy trình quản lý kế thừa là về phát triển, không phải thay thế.

Kế hoạch kế thừa thường nên xem xét thời gian cần thiết để một cá nhân nâng cao kỹ năng cho một vị trí.

Nhiều ứng viên kế thừa có thể lần đầu tiên đảm nhận trách nhiệm lãnh đạo—vì vậy hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn tính đến điều này. Khi xây dựng các nhà lãnh đạo tương lai, hãy cung cấp đào tạo tại nơi làm việc.

Việc cố vấn, giao nhiệm vụ mở rộng và theo dõi công việc cung cấp cho nhân viên cả khả năng nền tảng và bối cảnh để sử dụng chúng.

Liên tục xem xét
Bạn cần liên tục xác định những khoảng trống để phát triển những nhân viên có tiềm năng cao cho nhóm lãnh đạo của mình. Kế hoạch kế thừa không phải là một quá trình độc lập; đó là một cam kết liên tục nhằm tác động đến việc tuyển dụng, quản lý hiệu suất và kế hoạch kinh doanh. Đó là lý do tại sao bạn muốn có một kế hoạch đánh giá liên tục.

Hãy cân nhắc:

• Sức mạnh của kế hoạch tiền kế nhiệm tiềm năng lãnh đạo của bạn so với hiện tại.

• Số lượng ứng viên sẵn sàng đảm nhiệm các vị trí quan trọng hoặc vai trò lãnh đạo hiện tại so với trước đây.

• Các công cụ hoặc quy trình được sử dụng trong học tập và phát triển.

• Hiệu suất của tổ chức, bao gồm thực hiện chiến lược, tăng trưởng kinh doanh, chi phí chung và doanh thu.

• Các rủi ro liên quan đến việc luân chuyển.

Những thách thức lớn nhất trong kế hoạch kế thừa
Có những rào cản có thể cản trở việc quản lý kế thừa. Nghe có vẻ phức tạp hơn thực tế, đó là lý do tại sao khó có thể đảm bảo được sự đồng thuận.

Các vấn đề về nhận thức
Có thể dễ dàng cho rằng kế hoạch kế thừa là vấn đề trong tương lai, đòi hỏi ít hành động hiện tại. Bạn cần phải cho tất cả nhân viên thấy giá trị chức năng. Các bên liên quan không phải lúc nào cũng quan tâm đến lợi nhuận. Họ muốn biết nó ảnh hưởng đến bộ phận hoặc mục tiêu nghề nghiệp của họ như thế nào.

Đừng chỉ tập trung vào các nhà lãnh đạo cấp cao. Hãy minh bạch về quy trình và cho thấy cách thức bắt đầu từ các công việc cấp đầu vào để tạo điều kiện cho sự thăng tiến trong sự nghiệp.

Sự thiên vị và sự quen thuộc
Một số tổ chức gặp thất bại là giao phó kế hoạch kế thừa cho các giám đốc điều hành hoặc để các nhà quản lý nhóm chuẩn bị cho những người kế nhiệm. Một số tổ chức có thể không có kiến ​​thức thực tế về những người có hiệu suất cao và một số khác có thể quá bảo thủ để có thể nhìn nhận bức tranh toàn cảnh.

Và khi bạn để lại kế hoạch kế thừa cho nhân viên sắp nghỉ việc, sẽ có xu hướng chọn người kế thừa mà họ thích hoặc có mối quan hệ cá nhân. Đây là lý do tại sao các yêu cầu về đủ điều kiện lại có hiệu quả; họ đảm bảo rằng các đặc điểm và khả năng là ưu tiên hàng đầu trong các quyết định về nhân tài đa dạng.

Giả định hiệu suất cao
Nguyên lý Peter cho rằng thăng chức vì hiệu suất có nghĩa là một cá nhân cuối cùng được thăng chức vượt quá khả năng của họ. Họ vẫn ở vị trí cuối cùng này vì họ không thể thăng tiến, ảnh hưởng đến năng suất. Không chỉ vậy, còn có một lỗ hổng ở đâu đó trong tương lai vì kế hoạch kế nhiệm thường tạo ra hiệu ứng thác đổ về sự chuyển động trong các vai trò.
Đây là lý do tại sao việc hiểu rõ tiềm năng và chuẩn mực về năng lực lại quan trọng đến vậy.

Thăng chức dựa trên hiệu suất trong quá khứ sẽ bỏ qua tiềm năng — bất kể tiềm năng đó có tồn tại hay không. Và nếu tiềm năng không tồn tại, thì không có lượng đào tạo nào có thể tạo ra những người kế nhiệm tiềm năng từ những người đã đạt đến giới hạn năng lực của họ.

Tập trung vào các vai trò hiện tại
Đừng chỉ nhìn vào các vai trò hiện tại của bạn. Kế hoạch kế thừa hiệu quả đảm bảo các ưu tiên kinh doanh trong tương lai được xem xét.

"Thời điểm tốt nhất để trồng cây là 20 năm trước. Thời điểm tốt thứ hai là ngày hôm nay."
Lập kế hoạch cho một nhóm nhân viên tương lai sẽ cải thiện sức mạnh của nhóm nhân viên đó gần gấp đôi. Điều này là do các kế hoạch đào tạo của bạn phát triển các năng lực cần thiết cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, mang lại cho tổ chức của bạn món quà là sự chuẩn bị.

Nó cũng góp phần vào tinh thần; đào tạo giúp nhân viên cảm thấy có kỹ năng để đáp ứng những thay đổi trong trách nhiệm của họ và ngành.

Những điểm chính cần ghi nhớ
Nhiều người coi kế hoạch kế thừa là kế hoạch thay thế. Nhưng kế hoạch kế thừa hiệu quả đảm bảo nhiều hơn là sự sẵn có của các nhà lãnh đạo tiềm năng. Kế hoạch kế thừa:

• Tạo ra các quy trình để xác định và phát triển các vị trí quan trọng và nhân viên chủ chốt

• Đặt đúng người và đúng kỹ năng vào đúng công việc

• Đảm bảo sức khỏe của tổ chức không phụ thuộc vào một vài giám đốc điều hành có sức lôi cuốn

• Trao quyền cho các quyết định về nhân tài công bằng và toàn diện.