ĐÀO TẠO CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ MỚI CẦN LÀM GÌ VÀ LÀM NHƯ THẾ NÀO

 
Đội ngũ quản lý của công ty tác động đến nhiều lĩnh vực của tổ chức, từ năng suất và khả năng giữ chân nhân viên đến lợi nhuận kinh doanh và các mục tiêu dài hạn.

Một chương trình đào tạo quản lý mới tốt là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ quản lý được trang bị các kỹ năng để thúc đẩy và lãnh đạo nhóm thành công.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về chương trình đào tạo quản lý mới, các kỹ năng mà quản lý mới cần có, các chủ đề cần đưa vào chương trình đào tạo quản lý mới và các mẹo để xây dựng chương trình.

Đào tạo quản lý mới là gì?
Đào tạo quản lý mới là chương trình phát triển chính thức trong công ty.

Chương trình này cung cấp cho các nhà lãnh đạo tiềm năng các kỹ năng, khả năng và kiến ​​thức để giúp tổ chức đạt được mục tiêu và thu hút nhân viên.

Trong khi một số nhà quản lý thường tự mình theo đuổi quá trình phát triển, thì cách tiếp cận có hệ thống và chính thức của công ty đối với quá trình phát triển quản lý có thể đảm bảo tất cả đều được trang bị như nhau để trở thành người lãnh đạo nhóm.
 

Tại sao đào tạo quản lý mới lại quan trọng?
Đào tạo quản lý mới mang lại lợi ích cho toàn bộ công ty theo nhiều cách, bao gồm:

A. Tăng năng suất: Những người quản lý giao tiếp đúng cách với nhóm của mình có xu hướng làm việc với những người chủ hạnh phúc hơn, năng suất hơn và có động lực để làm tốt nhất công việc.

B. Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên: Người quản lý có bộ kỹ năng phù hợp có thể tác động đáng kể đến khả năng giữ chân nhân viên. Một người quản lý giỏi hiểu cách khiến nhân viên cảm thấy được coi trọng và họ đang đóng góp vào thành công của tổ chức. Điều này có thể truyền cảm hứng cho lòng trung thành và mong muốn tiếp tục làm việc cho một công ty đánh giá cao công việc của họ.

C. Tăng sự tự tin của người quản lý: Một chương trình đào tạo tốt giúp người quản lý mới cảm thấy thoải mái hơn trong vai trò của mình. Điều này giúp tăng sự tự tin của họ và đảm bảo họ có các công cụ để thành công trong vị trí mới.

 

Kỹ năng quan trọng cho người quản lý mới
Người quản lý mới cần có một số kỹ năng nhất định để lãnh đạo người khác, bao gồm:

A. Phân công trách nhiệm

Biết cách phân công trách nhiệm cho người khác là một kỹ năng quan trọng đối với người quản lý vì họ chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm hoặc phòng ban của mình đạt được mục tiêu. Để đạt được các mục tiêu đó, người quản lý nên nhận ra điểm yếu và điểm mạnh của nhóm mình, phân công nhiệm vụ phù hợp và tin tưởng nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.

B. Ưu tiên nhiệm vụ

Người quản lý thường được kỳ vọng hoàn thành mục tiêu với nguồn lực hạn chế.
Điều đó có thể yêu cầu họ ưu tiên các nhiệm vụ để đáp ứng mục tiêu của phòng ban và phù hợp với mục tiêu của công ty. Học cách ưu tiên có thể giúp người quản lý mới đặt ra kỳ vọng hợp lý cho nhóm của mình.

C. Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là điều bắt buộc đối với một người quản lý mới. Họ sẽ được kỳ vọng sẽ cung cấp cho nhân viên phản hồi mang tính xây dựng, giải quyết xung đột và đàm phán với các bên khác nhau để đạt được giải pháp.

Là một người quản lý, họ nên chuẩn bị để xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn và tiếp cận những người khác—cho dù là nhân viên hay các nhà lãnh đạo khác—theo cách xây dựng.

Tương tự như vậy, họ nên sử dụng các kỹ năng giao tiếp của mình để thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhóm của mình cảm thấy được coi trọng và tạo ra công việc chất lượng cao. Nhân viên nên được khuyến khích chia sẻ ý tưởng và mối quan tâm của mình—cả tích cực và tiêu cực.
 

 

D. Quản lý dự án

Quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng tác động đến mọi lĩnh vực trong vai trò của người quản lý. Người quản lý cần truyền cảm hứng và thúc đẩy các nhóm làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Họ phải theo dõi các dự án từ đầu đến cuối và đảm bảo rằng mỗi cột mốc đều được đáp ứng để hoàn thành công việc đúng thời hạn.

E. Hiểu biết về công nghệ

Trong môi trường làm việc do công nghệ dẫn đầu ngày nay, các nhà quản lý thường sử dụng máy tính và các công cụ tương tự để chuẩn bị bảng tính, tạo tài liệu hoặc chuẩn bị slide thuyết trình.

Họ cần hiểu và cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ kỹ thuật số. Các nhà quản lý cần cập nhật các xu hướng công nghệ, an ninh mạng và quyền riêng tư dữ liệu.

Biết cách thực hiện khắc phục sự cố công nghệ cơ bản có thể giúp họ khắc phục các sự cố đơn giản khi nhóm công nghệ thông tin (CNTT) không có mặt.

F. Hỗ trợ các thành viên trong nhóm

Một nhóm thường bao gồm những nhân viên có xuất thân, quan điểm và thậm chí là văn hóa khác nhau. Điều này có thể dẫn đến những cách tiếp cận khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
Người quản lý nên điều chỉnh cách tiếp cận quản lý của mình cho phù hợp với những người, tình huống hoặc môi trường khác nhau.

Họ cần đưa ra phản hồi mang tính xây dựng mà mọi người trong nhóm sẽ tiếp nhận và hiểu rõ. Kỹ năng quản lý con người mạnh mẽ sẽ đảm bảo người quản lý được trang bị để hỗ trợ đồng đội của mình.
 

Nếu bạn đang giúp phát triển chương trình đào tạo quản lý mới của công ty hoặc tinh chỉnh chương trình hiện có, bạn nên đưa vào một số chủ đề nhất định, chẳng hạn như:

1. Quản lý thời gian

Các nhà quản lý mới có thể cần trợ giúp để học cách quản lý ngày làm việc của họ để có thể lập báo cáo, đánh giá, họp và nhiều việc khác. Cung cấp cho họ các mẹo và thủ thuật để ưu tiên các nhiệm vụ quản lý của họ. Bằng cách học các chiến lược quản lý thời gian, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và cảm thấy ít căng thẳng hơn.

2. Phản hồi mang tính xây dựng

Đào tạo quản lý mới nên cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ để đưa ra phản hồi cụ thể, trung thực và mang tính xây dựng, khuyến khích sự phát triển và tăng trưởng của nhân viên.
Điều này bao gồm việc đưa ra phản hồi theo cách xây dựng nhân viên và truyền cảm hứng cho họ. Các nhà quản lý nên đưa ra các bước cụ thể, có thể thực hiện được để các đồng nghiệp của họ có thể rời khỏi cuộc họp với cảm giác được trao quyền để thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.

Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp một-một hoặc trong quá trình đánh giá hiệu suất chính thức

3. Thiết lập mục tiêu

Trong chương trình đào tạo của mình, các nhà quản lý mới nên học cách thiết lập các mục tiêu của phòng ban phù hợp với mục tiêu của công ty. Các mục tiêu đó nên được giải thích rõ ràng để các nhà quản lý hiểu được ý nghĩa của từng mục tiêu chiến lược. Chương trình đào tạo cũng nên cung cấp hướng dẫn họ cần để đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và phù hợp hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Hãy cân nhắc thêm đào tạo phương pháp SMART vào chương trình của bạn.
 

 

4. Huấn luyện nhân viên

Đào tạo quản lý mới nên bao gồm các bài học về huấn luyện nhân viên. Biết cách nuôi dưỡng tài năng có thể có tác động trực tiếp đến việc giữ chân nhân viên chất lượng. Người quản lý nên nhận ra liệu vấn đề về hiệu suất có cần cải thiện hay không và liệu một thành viên trong nhóm có được hưởng lợi từ việc huấn luyện hay đào tạo bổ sung hay không.

Ngoài việc cung cấp cho nhân viên phản hồi mang tính xây dựng, người quản lý nên huấn luyện thành công các thành viên trong nhóm của mình để cải thiện hiệu suất của nhân viên, tăng sự hài lòng trong công việc và thúc đẩy sự gắn kết.Đọc thêm: Làm thế nào để trở thành một huấn luyện viên giỏi tại nơi làm việc.
 

5. Giải quyết xung đột

Các nhà quản lý mới có thể không biết cách giải quyết xung đột trong nhóm của mình. Họ có thể cần trợ giúp để học cách lắng nghe tích cực, làm rõ chi tiết và thể hiện sự đồng cảm khi các vấn đề phát sinh do sự khác biệt về quan điểm, bối cảnh hoặc ý tưởng. Các nhà quản lý giỏi làm việc để tìm ra các giải pháp thỏa đáng trong khi củng cố các mối quan hệ trong công ty. Họ nên hướng dẫn những nhân viên khác nhau hiểu những gì cần phải làm vì lợi ích của nhóm.
 

6. Quy định cụ thể của ngành

Tất cả các nhà quản lý mới nên được đào tạo về các quy định cụ thể áp dụng cho tổ chức của họ. Một số ngành yêu cầu chứng nhận cho các vị trí cụ thể và các nhà quản lý mới nên biết điều này.

Bạn thậm chí có thể cân nhắc việc cung cấp các khóa học bồi dưỡng định kỳ cho các nhà quản lý có kinh nghiệm, đặc biệt là nếu bạn làm việc trong một ngành thường xuyên thay đổi hoặc được quản lý chặt chẽ.
 

Mẹo đào tạo quản lý mới
Sử dụng các mẹo sau đây để tạo ra một chương trình đào tạo quản lý mới hiệu quả và mạnh mẽ:

A. Chỉ định người cố vấn: Ghép đôi những người quản lý mới của bạn với những nhà lãnh đạo giàu kinh nghiệm trong tổ chức của bạn, những người có thể cung cấp phản hồi, hướng dẫn và huấn luyện. Việc cố vấn cũng giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và có thể phát triển trong công ty.

B. Đào tạo kỹ năng quản lý: Tạo chương trình đào tạo chính thức về các kỹ năng mềm mà người quản lý cần có để quản lý nhóm hiệu quả như kỹ năng lãnh đạo, trí tuệ cảm xúc và kỹ năng giao tiếp.

C. Cung cấp các nguồn tài nguyên giáo dục: Khuyến khích các nhà quản lý tiếp tục theo đuổi sự phát triển của riêng mình bằng cách cung cấp quyền truy cập vào các hội thảo, khóa học trực tuyến, chương trình đào tạo hoặc sách.

D. Truyền đạt các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Đảm bảo rằng các nhà quản lý có quyền truy cập vào thông tin về các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng hơn trong việc giúp nhân viên hiểu vai trò của họ trong việc đạt được các mục tiêu đó, điều này có thể giúp họ dễ dàng thúc đẩy nhóm của mình và đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho phòng ban.

E. Nhấn mạnh tầm quan trọng của văn hóa: Chương trình đào tạo của bạn nên nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển và duy trì một nền văn hóa tích cực , nơi sự đổi mới và trí tò mò được khen thưởng và nhân viên có thể thử những điều mới mà không sợ mắc lỗi.