CÁCH XÂY DỰNG SỰ HỢP TÁC CÔNG BẰNG TẠI NƠI LÀM VIỆC KẾT HỢP

Khi chúng ta bắt đầu xây dựng và phát triển tầm nhìn về nơi làm việc kết hợp tốt nhất có thể, một chủ đề đã xuất hiện: nhu cầu hợp tác công bằng.

Sự hợp tác công bằng là khi tất cả nhân sự/người lao động có khả năng đóng góp và giao tiếp như nhau, bất kể vị trí, vai trò, mức độ kinh nghiệm, ngôn ngữ và ưu tiên thiết bị.

Việc thiếu sự công bằng trong cộng việc có thể xuất phát từ hệ thống phân cấp hoặc rào cản cấp bậc. Điều đó có thể có nghĩa là nhân viên cấp dưới không cảm thấy có quyền phát biểu trong cuộc họp, nhân viên bên ngoài gặp khó khăn trong việc tiếp cận người quản lý tại chỗ của họ hoặc nhân viên tuyến đầu thiếu các công cụ giao tiếp mà đáng lý ra họ cần được ủng hộ, hỗ trợ.

Các mô hình kết hợp đòi hỏi tư duy sâu sắc hơn về các thách thức xã hội, tổ chức và công nghệ.

Khi những chênh lệch này cộng lại, chúng có thể gây tổn hại đến sức khỏe , tiềm năng nghề nghiệp và hiệu quả của một cá nhân.

Khi chúng thâm nhập vào một tổ chức, hiệu suất của nhóm bị ảnh hưởng, sự đổi mới suy yếu và các nhân tài sẽ rời bỏ.

Trong cuộc khảo sát được ủy quyền gần đây với Economist Impact, 62% số người được hỏi đồng ý với quan điểm rằng “cơ hội kết nối hạn chế với nhân viên cấp cao và đồng nghiệp có tác động tiêu cực đến sự phát triển nghề nghiệp”. Sự thiên vị tiệm cận chỉ là một trong nhiều thách thức mới mà chúng ta phải đối mặt trong môi trường làm việc kết hợp.

Chúng ta tin rằng địa điểm làm việc sẽ không ảnh hưởng đến kết quả. Và mặc dù việc bố trí mọi người tại chỗ hoặc mọi người ở bên ngoài cơ sở đều dễ dàng hơn, nhưng các mô hình kết hợp đòi hỏi suy nghĩ sâu sắc hơn về các thách thức xã hội, tổ chức và công nghệ.

Những ý tưởng này cần được giải quyết ở lãnh đạo cấp cao (C-Suite) bằng các giải pháp thu hút được sự đồng tình từ mọi bộ phận trong tổ chức.

Vậy làm thế nào để chúng ta thực hiện được lời hứa về một nơi làm việc kết hợp, nơi sự linh hoạt, phúc lợi và tác động có ý nghĩa cùng tồn tại? Lấy ví dụ tại Google, họ đang thu hẹp khoảng cách giữa gặp trực tiếp và “ở một không gian khác” bằng cách thúc đẩy công nghệ, văn hóa và không gian vật lý trở nên hòa nhập hơn và tối đa hóa sự tham gia. Họ cũng đang đổi mới các tính năng mới của Google Workspace để tăng cường sự công bằng trong cộng tác cho hàng tỷ người dùng trên toàn thế giới.

Để định hướng công việc của mình, chúng ta xác định ba trụ cột của sự công bằng trong cộng tác: sự đại diện, sự tham gia và thông tin.

Sự đại diện

Đạt được sự công bằng về đại diện có nghĩa là tất cả nhân viên đều có thể được nhìn thấy, nghe thấy và thể hiện một cách bình đẳng, dù làm việc bên ngoài hay tại chỗ. Khi đại dịch xảy ra, tại Google tất cả đều cố gắng đảm bảo mọi người có thể kết nối an toàn với nhau. Công nghệ hiện có của Google dành cho các nhóm phân phối đã được kiểm tra áp lực và mọi người tự hào về hiệu quả hoạt động của công nghệ này. Ngoài ra, cần có kỹ thuật hợp nhất công việc bên ngoài với công việc tại chỗ.

Khi tất cả cùng tham gia cuộc họp từ xa, mọi người đều chia sẻ các ô có kích thước bằng nhau trên video. Không có ai ngồi trong góc văn phòng, không có thứ bậc - mọi người đều được đại diện như nhau.

Đạt được sự công bằng về đại diện có nghĩa là tất cả nhân viên đều có thể được nhìn thấy, nghe thấy và thể hiện một cách bình đẳng, dù làm việc bên ngoài hay tại chỗ.

Một số vấn đề này có thể được giải quyết bằng công nghệ. Ví dụ: Google đang nghiên cứu các tính năng như điều chỉnh video do AI điều khiển trong Google Meet để bù đắp cho môi trường ánh sáng yếu và tự động thu phóng để tập trung vào tất cả những người tham gia.

Cả hai tính năng này sẽ cải thiện tính công bằng trong việc thể hiện cho các nơi làm việc kết hợp. Ngoài ra, giờ đây Google có thể giới hạn mức sử dụng dữ liệu trên các mạng di động chậm để không ai phải tắt video trong khi gọi.

Tất cả những cải tiến công nghệ này đều cải thiện tính công bằng về đại diện cho các nơi làm việc kết hợp, nhưng chúng ta cũng cần áp dụng các chuẩn mực nơi làm việc mới. Ví dụ: một số tổ chức đã triển khai các chính sách trong đó nếu một người tham gia cuộc họp từ bên ngoài cơ sở thì mọi người đều tham gia qua thiết bị để tất cả họ đều được đại diện như nhau.

Sự tham gia bình đẳng

Chúng ta coi tính công bằng trong việc tham gia là khả năng tổ chức, trình bày và tham gia một cách bình đẳng, bất kể vị trí. Tại Google, mọi người đã quen với việc tham gia các cuộc họp ảo từ các văn phòng khác nhau. Với các công cụ mới mà họ đã phát triển trong 18 tháng qua, khả năng tham gia bình đẳng của mọi người đã tăng lên. Việc áp dụng rộng rãi hơn các công cụ họp như giơ tay, thăm dò ý kiến, hỏi đáp và phòng họp nhóm mang lại cho chúng ta cách trò chuyện có trật tự, có cấu trúc trong các nhóm.

Nhưng chúng ta sẽ tương tác như thế nào khi nhiều người trong chúng ta ở văn phòng mà lại xa cách? Làm cách nào để đảm bảo rằng những người lao động bên ngoài vẫn có thể tham gia một cách có ý nghĩa như những người khác? Chế độ đồng hành, một công cụ đã phát triển cho Google Meet, mang đến cho cả người tham dự trực tiếp và bên ngoài trải nghiệm cuộc họp giống nhau. Mỗi cá nhân có thể chủ trì, trình bày và tham gia các cuộc họp theo cách giống nhau, bằng các công cụ giống nhau, bất kể họ ở đâu.

Chúng ta coi tính công bằng trong việc tham gia là khả năng tổ chức, trình bày và tham gia một cách bình đẳng, bất kể vị trí.

Các nhóm cũng có thể thúc đẩy sự tham gia bình đẳng bằng cách sử dụng người điều hành cuộc họp, những người khuyến khích sử dụng tính năng giơ tay để không ai chi phối cuộc trò chuyện hoặc làm gián đoạn — một thách thức thường nảy sinh khi nhiều người ở cùng một địa điểm.

Công bằng thông tin

Công bằng thông tin có nghĩa là, bất kể họ làm việc trong hay ngoài, mọi người đều có quyền tiếp cận thông tin như nhau.

Đảm bảo luồng thông tin tự do là chìa khóa để tư duy lâu dài, sáng tạo và hợp tác tốt hơn giữa các nhóm. Khi các cá nhân thực hiện quyền tự chủ về địa điểm và cách thức họ làm việc tốt nhất, sở thích của họ sẽ ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên.

Nếu chúng ta muốn đáp ứng nhiều sở thích khác nhau, làm thế nào để chúng ta cân bằng quyền truy cập thông tin một cách tốt nhất?

Trong thời điểm quan trọng này, chúng ta đặc biệt vui mừng về cách chứng kiến sự thay đổi và tiến bộ trong công việc trên toàn cầu.

Đầu tiên, chúng ta nên chủ động ưu tiên việc cập nhật thông tin cho nhau.

Chúng ta có thể hỗ trợ tư duy chủ động này thông qua công nghệ bằng cách đảm bảo rằng các cuộc họp có chương trình nghị sự, được ghi lại hoặc chép lại và có thông tin có thể chia sẻ, dễ tiếp cận.

Chúng ta phải cam kết cùng nhau giải quyết vấn đề công bằng thông tin, nếu không sẽ có nguy cơ rơi vào tình trạng trung gian yếu ớt, nơi không ai hài lòng.

Bởi vì mặc dù hầu hết mọi người thích làm việc tại nhà nhưng họ sẽ không hy sinh sự phát triển nghề nghiệp để duy trì nó. Nếu trọng tâm nghiêng quá xa về phía công trường, mô hình hybrid sẽ sụp đổ. Chúng ta không ủng hộ tâm lý “chọn chuyến phiêu lưu của riêng bạn” cũng như không ủng hộ mô hình chung cho tất cả. Chúng ta chỉ đang trao quyền cho các nhóm để đáp ứng sở thích của từng thành viên một cách có chủ ý nhằm hỗ trợ tổ chức lớn hơn.

Trong thời điểm quan trọng này, nếu muốn thành công, chúng ta phải nỗ lực đạt được sự hợp tác bình đẳng. Kinh nghiệm cho biết rằng khi bạn trao cho mọi người sự tự do và cơ hội, họ sẽ làm bạn ngạc nhiên.

Cách xây dựng sự hợp tác công bằng tại nơi làm việc kết hợp

Bắt đầu với sự đại diện. Mọi nhân viên có thể được nhìn thấy và nghe thấy không? Họ có công cụ, công nghệ và thiết bị để thể hiện đầy đủ không?

Cho phép tham gia. Mọi người có được khuyến khích đóng góp ý kiến và bày tỏ ý kiến của mình không? Những công cụ và diễn đàn nào tồn tại để cung cấp thông tin đầu vào này? Đầu vào được thừa nhận và xử lý như thế nào?
Chia sẻ thông tin. Mọi người có quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình không? Thông tin được lưu chuyển tự do hay được tích trữ?
Hãy để các nhóm và phòng ban thiết kế lịch trình kết hợp của riêng họ. Sự kết hợp sẽ không hiệu quả nếu mỗi cá nhân đều “chọn cuộc phiêu lưu của riêng mình”. Hãy cân nhắc sử dụng những ngày làm việc tại cơ sở cho các dự án hợp tác, sáng tạo và động não cũng như dành những ngày làm việc bên ngoài cơ sở để tập trung làm việc chuyên sâu.
Khen thưởng kết quả chứ không phải hoạt động. Sở thích cá nhân của nhân viên về cách thức và địa điểm làm việc không quan trọng miễn là họ hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là sự linh hoạt về địa điểm và lịch trình làm việc để tối đa hóa tác động.
Nêu bật trách nhiệm chung của chúng ta với nhau. Mọi nhà quản lý nên hỏi: