Cách khuyến khích đội nhóm cởi mở với bạn

Khi bạn bắt đầu quản lý một nhóm mới, sẽ mất thời gian để tạo dựng niềm tin. Ban đầu, cấp dưới trực tiếp của bạn có thể do dự khi thành thật với bạn về sở thích, mục tiêu và lĩnh vực thách thức của họ. Vì vậy, làm cách nào bạn có thể khuyến khích mọi người cởi mở hơn về cảm nhận của họ về công việc và điều gì có thể ảnh hưởng đến động lực của họ?

Bạn có thể giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm của mình bằng cách điều chỉnh mối quan tâm của họ với nhiệm vụ của họ.

Hãy tự hỏi: Cấp dưới trực tiếp của tôi thực sự quan tâm đến điều gì ở nơi làm việc? Trong các cuộc gặp riêng, bạn hãy hỏi: “Bạn cảm thấy mình có thể làm những hoạt động nào không ngừng nghỉ và dường như không bao giờ cạn năng lượng?” Cố gắng chỉ nói 20% thời gian và lắng nghe 80% còn lại.

Nếu bạn biết rằng thành viên trong nhóm của bạn đang gặp khó khăn đáng kể hoặc cảm thấy thờ ơ với một số khía cạnh trong vai trò của họ, hãy tiếp cận họ bằng lòng trắc ẩn.
Chia sẻ câu chuyện về thời điểm bạn ở hoàn cảnh tương tự và cách bạn xử lý nó. Điều này sẽ giúp xây dựng niềm tin và khuyến khích họ cởi mở với bạn. Sau đó, các bạn có thể cùng nhau giải quyết vấn đề và khơi dậy động lực của họ.
Sẽ không sao nếu ai đó chưa sẵn sàng thành thật với bạn về công việc của họ và cảm nhận của họ về nó. Kiên nhẫn. Bằng cách tiếp tục hành trình, bạn đang cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm và muốn giúp họ khám phá điều gì thúc đẩy họ.

Một trong những khía cạnh thách thức nhất của việc trở thành người quản lý là tìm ra cách động viên nhóm của bạn. Với tư cách là người lãnh đạo mới, bạn sẽ thường phải kế thừa một số cấp dưới trực tiếp - mỗi cấp có niềm đam mê và lĩnh vực phát triển riêng. Để nuôi dưỡng một nền văn hóa truyền cảm hứng cho họ làm những công việc tuyệt vời, bạn sẽ cần tìm ra cách gắn kết trách nhiệm của họ với trách nhiệm trước đây và giúp họ vượt qua trách nhiệm sau.

Cách hiệu quả nhất để làm điều này là có những cuộc trò chuyện thẳng thắn. Bạn sẽ cần tạo ra một không gian an toàn để khuyến khích nhóm của bạn bộc lộ mối quan tâm, mục tiêu và các lĩnh vực thách thức của họ. Nhưng nói thì dễ hơn làm.

Khi bạn mới gia nhập một tổ chức và vẫn đang xây dựng các mối quan hệ của mình, mọi người có thể ngần ngại khi thành thật với bạn. Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể muốn trình bày quá tích cực để tạo ấn tượng tốt. Một số có thể gặp khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ và cảm xúc của mình thành lời. Những người khác có thể đã từng chia sẻ những trải nghiệm tồi tệ với sếp trong quá khứ và ngại nói bất cứ điều gì tiêu cực.

Vì vậy, làm cách nào bạn có thể khuyến khích mọi người cởi mở hơn về cảm nhận của họ về công việc và điều gì có thể ảnh hưởng đến động lực của họ?
Hãy cùng tìm hiểu các phương pháp sau:

1. Nghe theo phương pháp 80/20.
Mặc dù mọi công việc đều yêu cầu sự kết hợp giữa những nhiệm vụ nhàm chán và thú vị, nhưng vẫn có thể thúc đẩy động lực bằng cách đảm bảo trách nhiệm cốt lõi của mỗi người gắn liền với niềm đam mê của họ. Công việc của bạn là tìm ra những đam mê đó là gì và những cuộc gặp mặt trực tiếp thường là thời điểm tốt nhất để thực hiện điều này.

Bạn có thể giúp cả bạn và thành viên trong nhóm của bạn đạt được thành công bằng cách nêu rõ những gì bạn muốn tìm hiểu trước khi cuộc họp diễn ra. Hãy tự hỏi: Người này thực sự quan tâm đến điều gì ở nơi làm việc? Những nhiệm vụ nào trực tiếp phù hợp với mục tiêu của họ? Những trở ngại nào có thể khiến họ mất động lực? Đây là những câu hỏi bạn nên tìm kiếm câu trả lời trực tiếp.

Trong cuộc họp, hãy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách giải thích ý định của bạn. Bạn có thể nói, “Tôi hy vọng sẽ sử dụng thời gian này để tìm hiểu thêm về bạn và công việc của bạn. Tôi tò mò bạn cảm thấy thế nào về vai trò và trách nhiệm hiện tại của mình trong nhóm.”

Để khiến mọi người cởi mở và trung thực, hãy thử sử dụng phương pháp 80/20: Chỉ nói 20% thời gian và lắng nghe 80% còn lại. Nhắc nhở thành viên trong nhóm của bạn bằng một câu hỏi mở, chẳng hạn như “Bạn cảm thấy mình có thể làm những hoạt động nào không ngừng nghỉ ở nơi làm việc?” hoặc “Bạn thấy nhiệm vụ nào mang lại nhiều năng lượng nhất?”

Sau đó hãy lắng nghe, chỉ xen vào để thăm dò sâu hơn. Nếu thành viên trong nhóm của bạn có vẻ bế tắc, bạn có thể tiếp tục bằng những câu hỏi như: “Bạn yêu thích điều gì nhất ở vai trò hiện tại của mình? Bạn ghét cái gì?"

Bạn có thể biết rằng một trong những thành viên trong nhóm của bạn bận rộn lên lịch họp cả ngày nhưng lại thực sự quan tâm đến việc tạo nội dung. Họ có thể theo dõi hoặc hỗ trợ những dự án sáng tạo nào? Một thành viên khác trong nhóm có thể cảm thấy họ đã sẵn sàng bắt đầu đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn. Bạn có sẵn sàng trao cho họ nhiều quyền tự chủ hơn và xem mọi việc diễn ra như thế nào không?

Dù bạn học được điều gì, câu trả lời của họ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tham vọng của họ cũng như mọi thách thức mà họ đang gặp phải.

2. Kết nối thông qua chia sẻ và kể chuyện.
Đôi khi, bạn có thể biết rằng thành viên trong nhóm của bạn đang gặp khó khăn đáng kể hoặc cảm thấy thờ ơ về một số khía cạnh trong vai trò của họ. Luôn tiếp cận những cuộc thảo luận này với sự quan tâm và quan tâm thực sự. Bạn có thể nói, “Tôi quan tâm đến bạn và tôi muốn bạn cảm thấy hài lòng về công việc của mình. Tôi càng biết nhiều về những gì đang diễn ra thì tôi càng có thể hỗ trợ bạn tốt hơn. Gần đây bạn có vẻ chán nản và tôi nhận thấy bạn ít tham gia vào các cuộc họp hơn.” Chia sẻ những gì bạn đã nhận thấy, bao gồm các ví dụ cụ thể.

Hãy nhớ đừng coi đó là vấn đề cá nhân nếu thành viên trong nhóm của bạn ngần ngại nói chuyện với bạn. Rất khó để bị tổn thương, đặc biệt nếu chủ đề thảo luận mang tính thách thức. Trong những trường hợp này, hành động đơn giản là chia sẻ câu chuyện của chính bạn có thể giúp bạn kết nối ở cấp độ con người hơn.

Ví dụ: giả sử bạn nhận thấy thành viên trong nhóm của mình đang gặp khó khăn trong việc cộng tác với các đồng nghiệp của họ trong một dự án và điều đó ảnh hưởng đến đạo đức cũng như năng suất của họ. Bản năng của bạn có thể là nhảy vào và đề xuất giải pháp, nhưng trước tiên hãy tạm dừng và cố gắng đi đến tận cùng của vấn đề. Trước khi đưa ra các giả định, bạn có thể nói, “Tôi nhận thấy nhóm đang gặp khó khăn trong việc thống nhất ý kiến trong lần cập nhật dự án gần đây nhất của bạn. Mọi việc thế nào rồi, và tôi có thể giúp được gì không?”

Nếu thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ một vấn đề hoặc khó khăn quen thuộc với bạn, đừng ngại nói về trải nghiệm của chính bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể nghĩ xem liệu bạn có từng gặp khó khăn khi làm việc với người khác hoặc từng cảm thấy mình là người ngoài cuộc giữa một nhóm bạn cùng lứa không?

Kể một câu chuyện về những gì bạn đã trải qua và cách bạn giải quyết nó có thể khiến thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy bớt cô đơn hơn. Nó thậm chí có thể mở ra cơ hội cho một cuộc trò chuyện có ý nghĩa hơn vì họ sẽ biết rằng bạn đồng cảm với họ và có khả năng sẵn sàng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề cũng như cách nó tác động đến cá nhân họ. Khi bạn hiểu chính xác vấn đề mà họ đang gặp phải, bạn có thể cùng nhau suy nghĩ cách giải quyết vấn đề đó.

Xác thực và nhắc nhở các thành viên trong nhóm của bạn rằng bạn đều là con người (và bạn đã từng ở vị trí của họ) cũng giúp tạo ra một không gian an toàn cho mọi người học hỏi, phát triển và thử nghiệm. Nó có thể làm cho tình huống hiện tại trở nên nhẹ nhàng hơn hoặc thậm chí thúc đẩy bạn nhớ lại những kỷ niệm vui vẻ và cùng nhau cười. Hãy giữ tư duy lãnh đạo ưu tiên trợ giúp và bạn sẽ cảm nhận được thời điểm thích hợp để chia sẻ. Mục tiêu cuối cùng của bạn là giúp thành viên trong nhóm khám phá lại động lực của họ.

3. Cho các thành viên trong nhóm của bạn thấy rằng bạn sẽ không bỏ cuộc.
Không phải tất cả mọi người trong nhóm của bạn sẽ phản hồi với cách tiếp cận trò chuyện của bạn. Bạn nên mong đợi điều này. Xây dựng niềm tin cần có thời gian và không có hai người nào giống nhau. Hãy kiên nhẫn và luôn cam kết - sẽ không sao nếu ai đó chưa sẵn sàng thành thật với bạn về công việc của họ và cảm nhận của họ về nó.

Nếu việc chia sẻ trải nghiệm của bản thân không hiệu quả, một câu hỏi hay mà bạn có thể hỏi là: “Lần cuối cùng bạn làm điều gì đó mà bạn thích đến mức hoàn toàn say mê nó là khi nào?” Hầu hết mọi người có thể liên quan đến trải nghiệm này. Sau khi thành viên trong nhóm của bạn trả lời, bạn có thể nói, "Hãy kể cho tôi biết thêm về điều đó."

Bằng cách tiếp tục hành trình, bạn đang cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm và muốn giúp họ khám phá điều gì thúc đẩy họ. Đây là bước đầu tiên để kết nối lại tham vọng của họ. Mặc dù có thể phải mất vài cuộc trò chuyện nhưng niềm tin sẽ tăng lên khi bạn tiến bộ hơn.

Mọi người cần biết rằng họ sẽ không bị trừng phạt hay xấu hổ vì muốn làm những gì họ yêu thích và cởi mở về nguyện vọng nghề nghiệp của mình. Hãy nói với họ: “Tôi biết bạn đang ở trạng thái tốt nhất khi đam mê công việc của mình, vì vậy tôi rất quan tâm đến việc giúp bạn khám phá và làm những gì bạn yêu thích”. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy tự do là chính mình và hào hứng đóng góp cho sứ mệnh theo những cách độc đáo của riêng họ, thì sự hợp tác tốt nhất có thể sẽ xuất hiện.