CÁCH ĐỂ THẢO LUẬN NHỮNG ĐIỀU KHÓ NÓI TRONG XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM

Việc đưa những điều không thể thảo luận ra ngoài nhóm của bạn có thể gây khó chịu, nhưng đó phải là điều bạn – trên tư cách là nhà quản lý/lãnh đạo – phải giải quyết, nếu không chúng sẽ âm thầm tích tụ và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thấy các giải thích cách phát hiện các dấu hiệu kinh điển của những điều không thể thảo luận — các cuộc họp được đánh dấu bằng sự đồng thuận nhanh chóng, thiếu tranh luận hiệu quả hoặc sự tham gia không đồng đều — và đưa ra các chiến lược về cách khám phá những suy nghĩ và cảm xúc chưa được bày tỏ đó để giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.

Hãy nhìn xem: Những lo ngại về chất lượng của một sản phẩm mới đầy hứa hẹn được giữ kín. Sự căng thẳng và bất hòa rõ ràng giữa hai thành viên trong nhóm bị bỏ qua. Sự bất đồng giữa các giá trị đã nêu của nhóm và hành vi thực tế của nhóm không được nêu rõ.

Bất chấp mọi sự tập trung vào việc thúc đẩy nơi làm việc an toàn về mặt tâm lý, các nhóm vẫn tràn lan những điều không thể thảo luận: những chủ đề quá mơ hồ hoặc cảm thấy quá khó để đưa ra và thảo luận.

Điểm chung giữa các chủ đề khác nhau được coi là không thể thảo luận một cách có ý thức hoặc vô tình là chúng tồn tại vì chúng giúp chúng ta tránh được sự khó chịu và xung đột trong thời gian ngắn. Nhưng những điều không thể thảo luận cũng tồn tại vì có một khoảng cách nhận thức: các nhà lãnh đạo đánh giá quá cao mức độ tự do mà các thành viên trong nhóm của họ sẽ nói. Các nhà lãnh đạo cảm thấy an toàn hơn về mặt tâm lý so với các thành viên trong nhóm của họ và hiệu ứng đồng thuận sai lầm khiến họ dễ cho rằng những người khác cũng chia sẻ nhận thức và kinh nghiệm liên quan đến nhóm của họ.

Thách thức của những điều không thể thảo luận đã tăng lên khi chúng ta chuyển sang các nhóm phân tán hơn và giao tiếp ảo, khiến việc nêu ra các chủ đề khó chịu và phát hiện ra sự khó chịu trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, việc bỏ qua việc nêu ra những điều không thể thảo luận có thể dẫn đến các mối quan hệ làm việc căng thẳng và các cuộc họp không hiệu quả, đặc trưng bởi sự thiếu vắng của cuộc tranh luận có hiệu quả. Theo thời gian, việc bỏ qua chúng có thể cản trở khả năng giải quyết vấn đề, học hỏi và cải thiện hiệu suất của nhóm bạn, gây thiệt hại hàng triệu đô la mỗi năm.

Bạn cần phải khám phá mọi chủ đề cấm kỵ trong nhóm của mình trước khi chúng leo thang và gây tổn hại đến tinh thần và hiệu suất. Sau đây là cách thực hiện.

Chấp nhận rằng vật cản đường luôn tồn tại

Có nhiều dấu hiệu cổ điển của sự không thể thảo luận; ví dụ, các cuộc họp được đánh dấu bằng sự đồng thuận nhanh chóng, thiếu tranh luận hiệu quả hoặc sự tham gia không đồng đều. Các triệu chứng khác bao gồm xung đột nhóm không khoan nhượng, giao tiếp gián tiếp và tam giác hóa, và nhân viên không gắn kết.

Nhưng ngay cả khi bạn không phát hiện ra những dấu hiệu này, bạn vẫn có thể yên tâm rằng có những suy nghĩ và cảm xúc chưa được bày tỏ trong nhóm của bạn, nếu được giải quyết trực tiếp, có thể giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trong một nghiên cứu, hơn 85% nhân viên báo cáo rằng họ đã chọn không nói ra những vấn đề quan trọng với sếp của mình.

Nhân viên làm như vậy vì nhiều lý do: sợ bị trả thù hoặc trả đũa, cảm giác vô ích nếu vấn đề trở nên quá cố hữu, tư duy nhóm và mong muốn tự nhiên của con người là được yêu mến và chấp nhận. Các thành viên trong nhóm cũng có thể nghi ngờ tính hợp lệ của mối quan tâm của họ hoặc không chắc chắn về cách thức hoặc thời điểm nêu vấn đề.

Bạn có trách nhiệm phải loại bỏ vật cản đường

Kiểm tra nỗi sợ hãi của bạn

Lo lắng về việc nêu ra những vấn đề chưa được nói ra hoặc đào sâu vào những vấn đề mà bạn cho là nhạy cảm hoặc gây tranh cãi là điều tự nhiên. Bạn có thể lo lắng rằng mình sẽ mở ra một vấn đề rắc rối, tiết lộ một vấn đề không thể giải quyết, bị đổ lỗi cho vấn đề hoặc làm cạn kiệt năng lượng của nhóm.

Tuy nhiên, sự không thích mất mát khiến bạn có khả năng đánh giá quá cao rủi ro khi đưa ra những vấn đề không thể thảo luận và đánh giá thấp hậu quả của việc không làm gì cả. Những chủ đề chưa được giải quyết này có thể là rào cản quan trọng nhất đối với sự gắn kết, tinh thần và hiệu suất của nhóm bạn.

Giải quyết những điều không thể thảo luận có thể đòi hỏi phải đối mặt với sự thật khó chịu và có lòng can đảm để giải quyết những cuộc trò chuyện khó khăn. Tuy nhiên, những cuộc trò chuyện này thường khó khăn nhất để bắt đầu. Trong thực tế, việc thừa nhận những vấn đề không được nói ra mang lại cảm giác nhẹ nhõm chung. Khi trở ngại cuối cùng cũng được phơi bày, các nhóm thường tập hợp lại với nhau khi họ tìm cách giải quyết nó.

Theo dõi và quản lý cách bạn phản ứng với những thách thức

Nhờ quyền lực của bạn, các thành viên trong nhóm liên tục theo dõi hành động, lời nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn để xác định cách họ nên cư xử. Nếu họ lo lắng rằng bạn sẽ phản ứng tiêu cực hoặc dữ dội với thông tin mang tính thách thức, điều đó sẽ cản trở nỗ lực thảo luận những điều không thể thảo luận của bạn.

Do đó, điều quan trọng là bạn phải theo dõi và điều chỉnh phản ứng của mình trước những thách thức hoặc thông tin khó khăn. Các sự kiện tiêu cực có sức mạnh hơn các sự kiện tích cực trong việc thúc đẩy hành vi của con người. Vì vậy, giống như việc tạo ra sự an toàn về mặt tâm lý, bạn phải giảm (và lý tưởng nhất là loại bỏ) những hậu quả tiêu cực của việc lên tiếng và khuếch đại phần thưởng.

Khi ai đó thách thức ý tưởng của bạn hoặc đưa ra phản hồi khó khăn, hãy gạt bỏ mọi bản năng bảo vệ hoặc biện minh cho lập trường của bạn và thay vào đó hãy thể hiện sự cởi mở và tò mò: "Hãy cho tôi biết thêm" hoặc "Giúp tôi hiểu". Hãy chân thành cảm ơn các thành viên trong nhóm đã lên tiếng, công khai và riêng tư. Ngay cả khi bạn không thể chấp nhận đề xuất của họ, hãy thể hiện rõ sự đánh giá cao đối với đóng góp của họ.

Nếu bạn không chắc nhóm của mình sẽ phản ứng thế nào với bạn hoặc thấy khó khăn trong việc điều chỉnh cách phản ứng với thông tin khó khăn hoặc căng thẳng, hãy cân nhắc làm việc với một huấn luyện viên.

Truyền đạt ý định của bạn và thừa nhận thực tế

Đừng để nhóm của bạn phải đoán già đoán non: Hãy cho họ biết lý do tại sao bạn muốn nêu ra những vấn đề chưa được nói ra và tại sao cần có sự tham gia của họ. Ví dụ, bạn có thể nói, "Tôi cam kết sẽ giao tiếp cởi mở hơn và giải quyết mọi vấn đề cản trở nhóm. Có thể sẽ rất khó khăn, nhưng tôi tin rằng chúng ta có thể cùng nhau giải quyết. Tuy nhiên, tôi không thể làm một mình. Tiếng nói và hiểu biết sâu sắc của bạn sẽ tạo nên sự khác biệt".

Đôi khi, các vấn đề mà nhóm của bạn nêu ra có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, chẳng hạn như sự thay đổi trong định hướng chiến lược do ban điều hành yêu cầu. Vì vậy, hãy làm rõ rằng việc thảo luận về những điều không thể thảo luận không phải lúc nào cũng dẫn đến thay đổi. Đôi khi, nhân viên có thể nhầm lẫn giữa việc được lắng nghe với việc được chú ý, và điều quan trọng là phải chủ động xóa bỏ quan niệm sai lầm này.

Tìm kiếm thêm nhiều cách khác để thể hiện cam kết của bạn đối với tính minh bạch và giao tiếp cởi mở. Ví dụ, hầu hết các công ty đều tiến hành khảo sát nhân viên và phỏng vấn khi nghỉ việc, điều này có thể làm nổi bật những thách thức tiềm ẩn trong nhóm của bạn. Thông thường, dữ liệu này không được chia sẻ hoặc theo dõi bằng bất kỳ hành động nào. Thay vào đó, hãy thực hành chia sẻ và thảo luận dữ liệu này một cách rộng rãi nhất có thể.

Cải thiện cách tiếp cận của bạn với các cuộc gặp gỡ một-một

Nghiên cứu cho thấy các cuộc họp một-một có hiệu quả nhất khi chương trình nghị sự tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất đối với nhân viên. Gặp gỡ thường xuyên với cấp dưới trực tiếp của bạn và thực hiện theo phương pháp hay nhất này để tăng năng suất và hiệu quả làm việc nhóm của bạn, đồng thời xây dựng lòng tin và sự an toàn về mặt tâm lý mà bạn cần để các thành viên trong nhóm có thể nói chuyện thoải mái hơn với bạn.

Ngoài ra, tuy nhiên, hãy cố ý dành một cuộc họp riêng hàng tháng hoặc hai tháng một lần để đặt câu hỏi trực tiếp về kinh nghiệm và quan sát của họ với tư cách là thành viên nhóm. Những cánh cửa mở và thái độ không đủ để khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn lên tiếng. Thay vào đó, bạn phải hỏi trực tiếp. Ví dụ, bạn có thể hỏi những câu hỏi sau:

Tôi có thể đang bỏ qua những thách thức nào trong nhóm của mình?
Có thể hiện tại tôi chưa biết điều gì mà tôi nên biết?
Bạn nghĩ điều gì có thể cải thiện động lực làm việc nhóm của chúng ta?
Tôi có thể giúp gì cho bạn?

Hãy làm rõ mục đích của cuộc họp này với những người trực tiếp báo cáo với bạn trước và chia sẻ những câu hỏi bạn sẽ hỏi để họ có thể cân nhắc trước.

Hãy đặc biệt lưu ý thường xuyên hỏi các thành viên nhóm mới hoặc bên thứ ba như cố vấn, những người thường xuyên giao tiếp với nhóm của bạn về những quan sát của họ về nhóm của bạn. Khi bạn và các thành viên trong nhóm đã ăn sâu vào văn hóa của nhóm, thật khó để thấy liệu các chuẩn mực ngầm có ngăn cản các cuộc trò chuyện cần thiết hay không. Tuy nhiên, các thành viên nhóm mới và các bên bên ngoài thường có thể phát hiện ra các mô hình nhóm không hiệu quả và các vấn đề đang bị bỏ qua hoặc bỏ qua.

Thường xuyên nhìn vào bên trong với nhóm của bạn

Các cuộc họp nhóm và các buổi offiline thường tập trung vào công việc hơn là cách nhóm hoạt động. Tuy nhiên, để đưa ra những vấn đề không thể thảo luận và ngăn chặn sự tích tụ của chúng, bạn cũng phải dành thời gian để tập trung vào động lực của nhóm.

Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nêu vấn đề nan giải trong phòng cho nhóm của bạn. Nói cách khác, hãy nêu trực tiếp nhưng không phán xét chủ đề có vẻ đang cản trở nhóm. Ví dụ, ""Tôi cảm thấy có một số căng thẳng trong phòng và có vẻ như chúng ta đang tránh nói về vấn đề đó". Nêu ý định học hỏi và tham gia với nhóm để giải quyết vấn đề, có thể nghe như "Tôi muốn hiểu. Mọi người nghĩ gì?"

Khi nhóm của bạn xây dựng được lòng tin trong quá trình này, bạn có thể gợi ý họ bằng những câu hỏi trực tiếp như "Những trở ngại lớn nhất đối với thành công của nhóm mà chúng ta chưa thảo luận là gì?" Hoặc "Những điều chúng ta chưa thảo luận mà có thể giúp chúng ta phát triển là gì?" Để tăng tính cởi mở và sự tham gia, hãy chia nhóm của bạn thành các cặp hoặc nhóm ba để thảo luận những câu hỏi này và sau đó yêu cầu họ báo cáo lại với nhóm.

Nếu bạn nhận được sự im lặng với bất kỳ cách tiếp cận nào trong số này, việc tạm thời rời khỏi phòng có thể hữu ích, như trường hợp của một khách hàng có nhóm đặc biệt hoài nghi. Bạn có thể nói, "Tôi cảm thấy còn nhiều điều hơn thế nữa. Hãy xem liệu việc rời khỏi phòng có giúp ích cho tôi không. Khi tôi quay lại, tôi muốn bạn chia sẻ quan điểm và mối quan tâm của mình với tư cách là một nhóm."

Khi đã giải quyết được một hoặc nhiều vấn đề, hãy phân định những gì nằm trong tầm kiểm soát của nhóm và những gì không, hợp tác thực hiện các bước tiếp theo và duy trì sự minh bạch về cách bạn sẽ phản hồi mọi mối quan ngại được nêu ra.
Việc đưa những người không thể thảo luận ra khỏi nhóm của bạn có thể gây khó chịu, nhưng đó phải là một chiến dịch đang diễn ra, nếu không họ sẽ âm thầm tích tụ trong nền và cản trở nhóm của bạn. Bạn có thể không giải quyết được mọi vấn đề, nhưng bằng cách nêu tên những con voi trong nhóm của bạn, chúng sẽ mất đi một phần sức mạnh. Và một số, bạn sẽ có thể chỉ cho họ lối ra.