CÁC YẾU TỐ CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU SUẤT

Hệ thống quản lý hiệu suất đang thay đổi. Các hệ thống này đang dần chuyển từ các phương pháp dựa trên giấy tờ sang các công cụ phần mềm có thể đánh giá và đo lường hiệu suất của nhân viên tốt hơn. 

Kết quả của xu hướng này là nhân viên và người sử dụng lao động có thể dễ dàng điều chỉnh các mục tiêu của họ hơn, điều này giúp cải thiện cả hiệu suất của nhân viên và lợi nhuận của tổ chức.

Nhu cầu đánh giá hiệu suất của nhân viên đã rõ ràng trong nhiều năm - như người ta thường nói: nếu bạn không thể đo lường được thì bạn không thể cải thiện nó. 
Nhưng các đánh giá hiệu suất dựa trên giấy tờ thường không linh hoạt, không hiệu quả, không nhất quán và dễ dẫn đến sai lệch. Do đó, giống như hầu hết các khía cạnh khác của kinh doanh trong thế kỷ 21, các công cụ phần mềm hiện đang được sử dụng ngày càng nhiều để đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc quản lý thành công hiệu suất của nhân viên, các yếu tố chính của hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả sẽ được nêu dưới đây, cùng với những lợi ích liên quan và những rủi ro tiềm ẩn.

Hệ thống quản lý hiệu suất là gì?
Ngày nay, hệ thống quản lý hiệu suất thường kết hợp một bộ công cụ phần mềm được thiết kế để giám sát, đo lường và đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách nhất quán, hiệu quả và khách quan.

Mục đích bao quát là đảm bảo rằng tất cả nhân viên đang làm việc để đạt được các mục tiêu cá nhân mà cuối cùng góp phần đáp ứng các tham vọng chiến lược rộng lớn hơn của tổ chức .
Các hệ thống quản lý hiệu suất hiện đại thường khác với các hệ thống dựa trên giấy truyền thống ở một số điểm chính:
  • Họ sử dụng nền tảng kỹ thuật số . Những điều này cho phép thực hiện quy trình nhanh hơn, rõ ràng hơn và công bằng hơn, giúp quản lý hiệu suất hợp lý hơn, linh hoạt và hiệu quả hơn—nói tóm lại là mọi thứ mong muốn trong kinh doanh ngày nay.
  • Họ tập trung vào sự phát triển của nhân viên chứ không chỉ đơn giản là khen thưởng những người có thành tích xuất sắc hay khiển trách những người kém cỏi. Nói cách khác, thay vì đóng vai trò như một 'bài tập đánh dấu ', nó nhằm mục đích thực sự giúp nhân viên phát triển một cách chuyên nghiệp.
  • Họ tạo ra một lượng đáng kể dữ liệu có giá trị có thể được sử dụng trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Ví dụ: lịch trình sản xuất có thể bị thay đổi nếu thấy rõ rằng các mục tiêu hiện tại không thể đạt được hoặc dẫn đến sai sót.

4 yếu tố chính của hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả:

Các hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ thường có 4 yếu tố chính chung:


a. Đánh giá
Đánh giá là các cuộc họp trong đó người giám sát mô tả hiệu suất làm việc trong quá khứ có thể đo lường được của nhân viên (tốt và/hoặc xấu) và bất kỳ thành tích nào họ đã đạt được. Điều quan trọng là những thành công phải được tôn vinh thay vì chỉ tập trung vào thành tích kém. Những cuộc họp này nên được lên lịch diễn ra thường xuyên, dù là hàng tháng hay sáu tháng một lần.

b. Nhận xét
Phản hồi có thể được gửi qua hệ thống không chính thức , chẳng hạn như các cuộc trò chuyện liên tục và liên tục hoặc một quy trình chính thức , như các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhìn chung, phản hồi phải cung cấp cho nhân viên sự minh bạch về cách cấp dưới, đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng đánh giá hiệu suất của họ cách tiếp cận '360 độ' vì phản hồi đến từ mọi hướng (tức là cả theo chiều dọc và chiều ngang).

c. Xếp hạng
Hiệu suất tổng thể của nhân viên có thể được đánh giá hoặc cho điểm, điều này giúp việc so sánh và đánh giá điểm chuẩn dễ dàng hơn nhiều trong nhóm, bộ phận và thậm chí cả tổ chức rộng hơn. Việc tính toán đánh giá cần minh bạch, logic, dựa trên bằng chứng .

d. Mục tiêu trong tương lai
Sau khi xem xét và phân tích hiệu suất trong quá khứ, các mục tiêu và chỉ tiêu của nhân viên trong giai đoạn tiếp theo — dù là một tháng, sáu tháng hay một năm — cần phải được đặt ra rõ ràng. Bằng cách này, nhân viên biết chính xác những gì họ cần đạt được và chịu trách nhiệm cá nhân về việc hiện thực hóa nó.

Mục tiêu của nhân viên phải phù hợp với mục tiêu chung của nhóm họ và toàn bộ tổ chức. Một ví dụ đơn giản, người giám sát có thể quyết định rằng việc phát triển kiến ​​thức chuyên môn của nhân viên về một sản phẩm sắp bị ngừng bán là không đáng.

Là một phần của việc thiết lập mục tiêu này, điều cần thiết là phải chỉ định bất kỳ hỗ trợ hoặc đào tạo bổ sung nào mà công ty sẽ cung cấp để giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ.

Lợi ích của hệ thống quản lý hiệu suất hiện tại
Bên cạnh những lợi ích rõ ràng hơn của hệ thống quản lý hiệu suất hiện nay đã được đề cập (tức là tăng tính nhất quán, hiệu quả, tính linh hoạt và tính khách quan) , còn có một số lợi ích bổ sung đáng được nêu bật:

  • Công nhận những người có thành tích tốt nhất và những người có thành tích kém: Một hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ đảm bảo rằng những nhân viên có hiệu suất cao nhất không bao giờ bị bỏ qua. Thay vào đó, họ được thừa nhận và tôn vinh . Ngược lại, những người làm việc kém hiệu quả nhanh chóng được xác định, điều đó có nghĩa là khoảng cách đào tạo hoặc các nhu cầu khác có thể được giải quyết nhanh chóng, mang lại lợi ích tiếp theo cho cả nhân viên (ví dụ: mức độ hài lòng và mức độ an toàn trong công việc được nâng cao) và tổ chức (ví dụ: lợi nhuận tăng lên vì những người lao động có kinh nghiệm thường năng suất và hiệu quả nhất).

  • Cải thiện việc giữ chân nhân viên: Việc đảm bảo rằng những người có thành tích tốt nhất được công nhận và sự trợ giúp được cung cấp cho những người cần sự giúp đỡ sẽ mang lại một lực lượng lao động hạnh phúc hơn và có động lực hơn . Điều này dẫn đến tăng khả năng giữ chân nhân viên và do đó giảm việc tuyển dụng tốn kém và tốn thời gian mà lẽ ra có thể tránh được.

    Tất nhiên, sẽ luôn cần một lượng tuyển dụng nhất định. Tuy nhiên, một tổ chức có thể thể hiện văn hóa giữ chân nhân viên cao sẽ dễ dàng thu hút được nhân tài hàng đầu hơn.
     
  • Đánh giá hiệu quả đào tạo và hỗ trợ: Nếu nhiều nhân viên trong một nhóm hoặc bộ phận không thể đạt được mục tiêu đề ra, điều đó có thể cho thấy thiếu sót trong đào tạo hoặc hỗ trợ hàng ngày. Ngoài ra, nó có thể là do một vấn đề quản lý rộng hơn. Điều quan trọng nhất là một khi vấn đề đã được xác định thì nó có thể được giải quyết càng sớm càng tốt.

Những rủi ro cần chú ý
Mặc dù hệ thống quản lý hiệu suất có thể cực kỳ thuận lợi khi chúng được triển khai đúng cách nhưng chắc chắn vẫn có một số rủi ro có thể xảy ra với những người không cẩn thận:

  • Sử dụng hệ thống không đầy đủ hoặc không phù hợp

Điều này có thể xảy ra, ví dụ, khi chỉ có một cuộc họp đánh giá hàng năm được tổ chức mà không có cuộc gặp mặt thường xuyên trong khoảng thời gian xen kẽ.

Đến giai đoạn đó, đã quá muộn để nhân viên thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào nhằm đạt được mục tiêu của họ trong năm đó nếu lúc đó họ không đi đúng hướng, điều này có thể khiến họ rất mất tinh thần. Có vô số lý do khiến hệ thống quản lý có thể không đầy đủ, vì vậy bắt buộc phải liên tục đánh giá tính hiệu quả của nó.

  • Không đủ sự tham gia ở mọi cấp độ của tổ chức

Nếu sự thờ ơ đối với hệ thống quản lý hiệu suất xuất phát từ cấp cao nhất, nó chắc chắn sẽ lan truyền xuống tổ chức, dẫn đến việc nhân viên và người quản lý coi quy trình này không khác gì một 'bài tập đánh dấu'. Việc tham gia không đầy đủ có thể xảy ra dưới nhiều hình thức, chẳng hạn như không sử dụng đầy đủ chức năng của các công cụ quản lý hiệu suất điện tử hoặc xem lướt qua các đánh giá hiệu suất thay vì hướng dẫn nhân viên thực hiện đánh giá của họ một cách có phương pháp. Tiến hành quy trình theo cách này sẽ không cải thiện hiệu suất của bất kỳ nhân viên nào đang gặp khó khăn, cũng như không dễ dàng nhận ra thành tích của những người có thành tích xuất sắc.

  • Tập trung vào đánh giá hơn là cố vấn

Hệ thống quản lý hiệu suất kém tập trung chủ yếu vào việc đánh giá công việc trước đây của nhân viên hơn là giúp họ phát triển kỹ năng và đạt được mục tiêu trong tương lai. Cần tập trung chắc chắn vào việc huấn luyện nhân viên, hỗ trợ họ và tạo điều kiện cho sự phát triển .

  • Suy nghĩ chiến lược

Ở nơi làm việc ngày nay, hệ thống quản lý hiệu suất rất khác so với trước đây. Những hệ thống hiện đại này cho phép tham vọng chiến lược của tổ chức được thể hiện ở cấp độ nhân viên, giúp tối đa hóa cơ hội đạt được chúng.
 

Hãy nhớ rằng, để đạt được mục tiêu của công ty, bạn cần nhân viên làm việc
cùng bạn.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây