8 KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÃNH ĐẠO CẦN THIẾT

Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn cần phải xuất sắc trong giao tiếp. Trên thực tế, sự thành công trong kinh doanh của bạn phụ thuộc vào nó.

Theo báo cáo từ Economist Intelligence Unit , giao tiếp kém có thể dẫn đến tinh thần xuống thấp, không đạt được mục tiêu và thậm chí là mất doanh thu.
Một nghiên cứu riêng biệt cho thấy rằng việc giao tiếp không đầy đủ có thể khiến các công ty lớn thiệt hại trung bình 64,2 triệu USD mỗi năm, trong khi các tổ chức nhỏ hơn có nguy cơ mất 420.000 USD mỗi năm.

Nhưng giao tiếp hiệu quả không chỉ tác động đến kết quả cuối cùng. Đối với các nhà lãnh đạo, đó là điều giúp họ tập hợp nhóm của mình xung quanh tầm nhìn chung, trao quyền cho nhân viên, xây dựng niềm tin và điều hướng thành công sự thay đổi của tổ chức.

Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong lãnh đạo?
Người lãnh đạo là người truyền cảm hứng cho những thay đổi tích cực, gia tăng bằng cách trao quyền cho những người xung quanh họ làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Công cụ mạnh mẽ nhất của người lãnh đạo để làm điều đó là giao tiếp.

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để có được sự tin tưởng, điều chỉnh nỗ lực theo đuổi mục tiêu và truyền cảm hứng cho sự thay đổi tích cực. Khi thiếu giao tiếp, những thông tin quan trọng có thể bị hiểu sai, khiến các mối quan hệ trở nên căng thẳng và cuối cùng tạo ra những rào cản cản trở sự tiến bộ.

Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao khả năng lãnh đạo của mình, đây là 8 kỹ năng giao tiếp bạn cần để đạt hiệu quả cao hơn trong vai trò của mình.

1. Khả năng điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn

Theo Economist Intelligence Unit , các phong cách giao tiếp khác nhau là nguyên nhân dẫn đến giao tiếp kém thường xuyên nhất và có thể dẫn đến các vấn đề quan trọng hơn, chẳng hạn như các ưu tiên không rõ ràng và căng thẳng gia tăng.

Điều cần thiết là xác định phong cách lãnh đạo của bạn để bạn có thể hiểu rõ hơn cách bạn tương tác và cảm nhận của các nhân viên trong toàn tổ chức. Ví dụ: nếu bạn là một nhà lãnh đạo có thẩm quyền, bạn có thể có tầm nhìn rõ ràng để đạt được thành công và sắp xếp nhóm của mình cho phù hợp. Mặc dù đây là một cách tiếp cận hiệu quả đối với một số người nhưng nó có thể không phù hợp với những người khác muốn có nhiều quyền tự chủ hơn trong vai trò của họ.

Động lực của mỗi nhân viên là khác nhau, vì vậy việc biết cách điều chỉnh cách giao tiếp của mình là điều cần thiết để gây ảnh hưởng đến người khác và đạt được các mục tiêu của tổ chức.

2. Lắng nghe tích cực

Những nhà lãnh đạo hiệu quả biết khi nào họ cần nói và quan trọng hơn là khi nào họ cần lắng nghe. Hãy thể hiện rằng bạn quan tâm bằng cách hỏi ý kiến, ý tưởng và phản hồi của nhân viên. Và khi họ chia sẻ, hãy tích cực tham gia vào cuộc trò chuyện—đặt câu hỏi, mời họ giải thích chi tiết và ghi chú.

Điều quan trọng là phải tập trung vào thời điểm hiện tại và tránh bị gián đoạn. Hãy tập trung vào nhân viên và những gì họ đang nói. Để đạt được điều đó, bạn cũng cần loại bỏ mọi phiền nhiễu, bao gồm cả tiếng ping liên tục trên điện thoại di động hoặc kiểm tra email đến.

3. Minh bạch

Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ, hơn một phần ba các nhà quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và nhân viên cho biết họ “hầu như không bao giờ” biết điều gì đang diễn ra trong tổ chức của mình. Sự minh bạch có thể giúp ích rất nhiều trong việc phá bỏ rào cản giao tiếp đó.

Bằng cách nói chuyện cởi mở về mục tiêu, cơ hội và thách thức của công ty, các nhà lãnh đạo có thể xây dựng niềm tin trong nhóm của họ và thúc đẩy một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được trao quyền để chia sẻ ý tưởng và cộng tác. Chỉ cần thừa nhận sai lầm có thể khuyến khích thử nghiệm và tạo ra không gian an toàn để chủ động giải quyết vấn đề.

Mỗi cá nhân nên hiểu vai trò của mình trong sự thành công của công ty. Lãnh đạo càng minh bạch thì nhân viên càng dễ dàng tạo ra sự kết nối đó.

4. Rõ ràng

Khi giao tiếp với nhân viên, hãy nói cụ thể. Xác định kết quả mong muốn của một dự án hoặc sáng kiến chiến lược và làm rõ những gì bạn muốn đạt được khi kết thúc mỗi cột mốc. Nếu mục tiêu không đạt được, hãy thử đơn giản hóa thông điệp của bạn hơn nữa hoặc hỏi xem bạn có thể cung cấp thêm thông tin rõ ràng hoặc trợ giúp như thế nào.

Bạn càng rõ ràng thì càng ít nhầm lẫn về các ưu tiên. Nhân viên sẽ biết họ đang hướng tới điều gì và cảm thấy gắn kết hơn với quá trình này.

5. Khả năng đặt câu hỏi mở

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về động cơ, suy nghĩ và mục tiêu của nhân viên, hãy tập đặt những câu hỏi mở. Jennifer Currence, chủ tịch công ty tư vấn The Currence Group, đã đề nghị Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực sử dụng từ viết tắt TED, viết tắt của:

“ Kể cho tôi thêm đi.”
“ Hãy giải thích ý bạn là gì.”
“ Hãy định nghĩa thuật ngữ hoặc khái niệm đó cho tôi.”

Bằng cách tận dụng những cụm từ đó khi nói chuyện với nhóm của mình, bạn có thể gợi ra những phản hồi chu đáo, kỹ lưỡng hơn và đảm bảo rằng bạn cũng hiểu rõ những gì họ cần ở bạn để thành công.

6. Sự đồng cảm

Có lý do tại sao sự đồng cảm đã được xếp hạng kỹ năng lãnh đạo hàng đầu cần thiết để thành công. Bạn càng thừa nhận và hiểu rõ cảm xúc và trải nghiệm của nhân viên thì họ sẽ càng cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao hơn.

Trong một cuộc khảo sát gần đây (pdf), 96% số người được hỏi cho biết điều quan trọng là người sử dụng lao động của họ phải thể hiện sự đồng cảm, tuy nhiên 92% cho rằng điều đó vẫn bị đánh giá thấp. Nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp của mình và xây dựng một nền văn hóa mạnh mẽ hơn, hiệu quả hơn, hãy tập phản ứng bằng sự đồng cảm.

7. Ngôn ngữ cơ thể cởi mở

Giao tiếp không chỉ là những gì bạn nói; đó là cách bạn thể hiện bản thân. Theo huấn luyện viên điều hành Darlene Price, 93% tác động của giao tiếp đến từ các tín hiệu phi ngôn ngữ .
Để đảm bảo bạn đang truyền tải đúng thông điệp, hãy tập trung vào ngôn ngữ cơ thể của bạn. Nếu bạn đang cố gắng truyền cảm hứng cho ai đó, việc nói chuyện với bàn tay siết chặt và một cái nhíu mày sẽ không truyền đi được thông điệp phù hợp. Thay vào đó, hãy giao tiếp bằng mắt để thiết lập sự quan tâm và mối quan hệ, đồng thời nở một nụ cười chân thành để truyền tải sự ấm áp và tin tưởng.

8. Tiếp nhận và thực hiện phản hồi

Yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn không chỉ có thể giúp bạn phát triển với tư cách là một nhà lãnh đạo mà còn tạo dựng niềm tin giữa các đồng nghiệp của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn không chỉ lắng nghe phản hồi. Bạn cũng cần phải hành động theo nó.
Nếu bạn tiếp tục nhận được phản hồi từ nhóm của mình nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào, họ sẽ mất niềm tin vào khả năng thực hiện của bạn.

Có thể sẽ có những nhận xét mà bạn không thể xử lý ngay lập tức—hãy minh bạch về điều đó. Bằng cách cho nhân viên của bạn biết rằng họ đã được lắng nghe và sau đó thông báo cho họ về bất kỳ tiến bộ nào bạn có thể hoặc làm được, họ sẽ cảm thấy như thể bạn coi trọng quan điểm của họ và nghiêm túc trong việc cải thiện.