8 CÁCH PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA

Sự đa dạng ở nơi làm việc là có lợi nhưng việc thu hẹp khoảng cách văn hóa có thể là một thách thức. Cải thiện năng lực giao tiếp liên văn hóa là một kỹ năng hiện đại cần thiết.

Mặc dù một số người có thể coi sự đa dạng là rào cản đối với tăng trưởng kinh doanh, nhưng các công ty có cách quản lý đa dạng (tức là những công ty thúc đẩy môi trường làm việc hòa nhập cho nhân viên thuộc mọi thành phần) đã báo cáo doanh thu của họ tăng 19%.
Nghiên cứu này chỉ ra rằng việc thúc đẩy sự đa dạng trong lực lượng lao động của bạn, chẳng hạn như sử dụng năng lực giao tiếp liên văn hóa, có thể mang lại lợi ích đáng kể cho tổ chức của bạn – nhưng chỉ khi bạn tận dụng tối đa lợi thế của nó.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các chiến lược, chính sách và chương trình nhằm chống lại những thành kiến và phân biệt đối xử tại nơi làm việc cũng như nuôi dưỡng các mối quan hệ có ý nghĩa trong một nhóm đa dạng. Đặc biệt, năng lực giao tiếp liên văn hóa là một kỹ năng cần thiết để tương tác hiệu quả với những người đến từ các nền văn hóa khác, từ đó giúp cải thiện tinh thần đồng đội và hợp tác.

Vì năng lực giao tiếp liên văn hóa là chìa khóa để xây dựng một nơi làm việc thân thiện với sự đa dạng, chúng tôi đã tập hợp 8 lời khuyên hữu ích về cách phát triển và kết hợp những kỹ năng này tại văn phòng. Nhưng trước tiên, hãy xác định chính xác năng lực giao tiếp liên văn hóa là gì.

Năng lực giao tiếp liên văn hóa là gì?
Năng lực giao tiếp liên văn hóa (ICC) đề cập đến khả năng giao tiếp hiệu quả của một người trong môi trường đa văn hóa bằng cách sử dụng kiến thức của mình về phong tục giao tiếp của các nền văn hóa khác nhau, như cụm từ, cử chỉ và các hành vi khác.

Mặc dù việc giao tiếp giữa các nền văn hóa đương nhiên là dễ dàng hơn đối với một số người so với những người khác, nhưng vẫn luôn có cơ hội để phát triển. Điều này có nghĩa là liên tục cải thiện và nắm vững từng khía cạnh trong số 4 khía cạnh nhận thức của ICC:

Kiến thức: những hiểu biết, giá trị, thực tiễn cụ thể về văn hóa và các vấn đề toàn cầu
Thái độ: cởi mở, chấp nhận và sẵn sàng thích nghi với các nền văn hóa khác
Kỹ năng: nghiên cứu, hiểu biết và liên quan đến các nền văn hóa khác nhau; thông thạo ngôn ngữ
Nhận thức: so sánh nội tâm văn hóa bản địa của mình với văn hóa của người khác

Trong bối cảnh kinh doanh, ICC tạo điều kiện cho một môi trường làm việc hài hòa bằng cách tránh những xung đột không cần thiết do thông tin sai lệch và hiểu lầm giữa các nhân viên thuộc các nền văn hóa khác nhau với phong cách giao tiếp khác nhau.

Kết quả là, nhân viên có thể thể hiện sự gia tăng đáng kể về hiệu quả công việc và sự cam kết với tổ chức.

Làm thế nào để phát triển năng lực giao tiếp liên văn hóa
Sử dụng ICC tại nơi làm việc có khả năng mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động, nhưng kết quả này phụ thuộc vào mức độ công ty kết hợp các chiến lược ICC tại nơi làm việc. Dưới đây là 8 ý tưởng dựa trên ICC mà bạn có thể thực hiện tại văn phòng để đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng, minh bạch.

1. Luyện nghe tích cực
Lắng nghe tốt là bước đầu tiên để đạt được năng lực văn hóa. Nó truyền cảm hứng cho sự kết nối giữa các đồng nghiệp, cải thiện hạnh phúc của nhân viên và củng cố mối quan hệ giữa các đồng nghiệp.

Hãy tưởng tượng bạn là người giám sát của một công ty tư vấn. Hãy chú ý đến các tương tác nhóm diễn ra trong văn phòng của bạn hoặc yêu cầu và lắng nghe phản hồi trực tiếp của nhân viên. Làm thế nào để các thành viên trong nhóm chia sẻ những hiểu biết của họ với nhau? Họ cộng tác với nhau trong các dự án như thế nào? Điều gì truyền cảm hứng cho họ trong công việc và điều gì khiến họ khó chịu?

Bằng cách tích cực lắng nghe nhân viên của mình, bạn có thể hiểu rõ hơn về động lực của nhóm và khả năng tương thích của đồng nghiệp để hình thành các nhóm hiệu quả đạt được kết quả tốt hơn. Ngoài ra, bạn có thể lường trước và giải quyết các xung đột tiềm ẩn trước khi chúng leo thang. Điều quan trọng không kém là đào tạo nhân viên cách lắng nghe hiệu quả để họ có thể hình thành mối liên kết bền chặt hơn và làm việc hiệu quả hơn với nhau.

2. Nâng cao nhận thức về văn hóa
Nhận thức về văn hóa nâng cao cho phép bạn nhìn xa hơn các hành vi và hành động bên ngoài của nhân viên để bạn có thể hiểu niềm tin, giá trị và truyền thống của họ định hình cách họ giao tiếp như thế nào. Điều này rất quan trọng vì mục đích thúc đẩy sự hòa hợp giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Một khía cạnh khác của nhận thức về văn hóa là tôn vinh sự khác biệt cá nhân của nhân viên, như tôn vinh những ngày lễ ở địa phương của họ hoặc mời họ chia sẻ phong tục của mình trong các sự kiện của công ty. Những nỗ lực này có thể cải thiện năng lực giao tiếp đa văn hóa của công ty bạn và truyền cảm giác thân thuộc cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Hãy nhớ rằng giao tiếp đa văn hóa sẽ chỉ hiệu quả nếu mọi người hiểu được nền tảng và phong tục của nhau. Vì vậy, nhân viên của bạn cũng phải có nhận thức về văn hóa hơn để làm việc cùng nhau hiệu quả.

3. Hãy cẩn thận trong việc lựa chọn từ ngữ
Luôn cập nhật cho nhân viên và chính bạn những từ hoặc cụm từ có thể khiến đồng nghiệp từ các nền văn hóa khác cảm thấy khó chịu hoặc bị xúc phạm là điều cần thiết để phát triển năng lực giao tiếp liên văn hóa.

Hãy làm gương bằng cách nghiên cứu hoặc hỏi về các thuật ngữ thường gây khó chịu trong các nền văn hóa khác nhau của các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng của bạn, sau đó giáo dục các nhân viên khác về từ vựng này. Hơn nữa, nếu bạn nghe thấy một nhân viên sử dụng những từ như vậy, hãy thông báo cho họ biết ý nghĩa của chúng và yêu cầu họ tránh dùng những từ đó.

Hiểu ngữ cảnh của ngôn ngữ là chìa khóa để ICC hiệu quả và bạn có thể đảm bảo điều đó bằng cách khuyến khích nhóm của mình thông minh và có trách nhiệm với lời nói của mình.

4. Bình thường hóa các hướng dẫn làm rõ
Đảm bảo nhân viên cảm thấy thoải mái khi yêu cầu bạn hoặc đồng nghiệp của họ làm rõ các hướng dẫn có thể ngăn ngừa những sai sót trong công việc do hiểu lầm. Động thái đơn giản này có thể nâng cao năng lực giao tiếp đa văn hóa tại nơi làm việc vì bạn đang thiết lập một môi trường trong đó các đồng nghiệp đa văn hóa có thể yêu cầu giải thích thêm hoặc hướng dẫn đơn giản hóa.

Thông tin sai lệch có thể xảy ra ở nhiều nhóm khác nhau vì các nền văn hóa khác nhau sử dụng giọng điệu, tốc độ và âm lượng nói khác nhau. Ví dụ, một số dân tộc được cho là nói to, trong khi những dân tộc khác được coi là nói nhỏ.

Mặc dù yêu cầu mọi người lặp lại vì bạn không hiểu họ có vẻ trực quan đối với một số người, nhưng những người khác lại do dự khi làm điều đó. Trên thực tế, hơn 90% người trưởng thành đã từng trải qua cảm giác nhút nhát trong đời.

Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên của bạn đặt câu hỏi nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Dạy họ những cụm từ giới thiệu như “Ý bạn là…?,” “Vậy điều bạn đang nói là… Có đúng không?” và “Nếu tôi hiểu đúng thì bạn đang nói…”, điều này cho phép họ tóm tắt lại những gì người khác nói và xác nhận sự hiểu biết của họ để tránh hiểu lầm.

Cách tiếp cận này rất hữu ích, đặc biệt khi làm việc với những nhân viên không phải là người bản xứ. Bằng cách dạy họ cách trở thành người giao tiếp quyết đoán, họ sẽ cảm thấy hòa nhập hơn trong công việc, ít mắc lỗi hơn trong công việc và kết nối dễ dàng hơn với đồng nghiệp.

5. Thúc đẩy văn hóa tôn trọng
Tôn trọng sự khác biệt về văn hóa là rất quan trọng để thúc đẩy năng lực giao tiếp liên văn hóa tại nơi làm việc. Nếu sự tôn trọng là điểm tựa cho nhóm của bạn thì sẽ có ít tranh chấp có thể gây tổn hại đến mối quan hệ công việc hơn.

Duy trì bầu không khí làm việc tích cực bằng cách từ chối chấp nhận sự vô cảm về văn hóa. Với tư cách là người quản lý, bạn nên làm mẫu hành vi mà bạn muốn thấy ở nhân viên của mình. Sẽ không công bằng khi yêu cầu họ không nói đùa về phong tục tôn giáo hoặc sắc tộc của ai đó hoặc đưa ra những nhận xét phân biệt giới tính hoặc phân biệt chủng tộc nếu họ thấy bạn làm điều tương tự trong phòng nghỉ.

Để tạo điều kiện cho sự tương tác đa văn hóa lành mạnh trong lực lượng lao động của bạn, bạn phải yêu cầu sự tôn trọng lẫn nhau giữa tất cả các thành viên trong nhóm.

6. Củng cố các chính sách liên văn hóa

Nói chung, các chính sách của công ty đảm bảo tính nhất quán và trách nhiệm giải trình trong hành vi mà bạn mong đợi từ nhóm của mình. Do đó, khi bạn xây dựng các chính sách hỗ trợ giao tiếp phù hợp giữa các nhân viên thuộc các nền văn hóa khác nhau, bạn có thể củng cố năng lực giao tiếp liên văn hóa của nhân viên.

Khi soạn thảo các hướng dẫn chính sách liên văn hóa, hãy nói chuyện với nhân viên thuộc các nhóm văn hóa khác nhau và hỏi họ về những định kiến chung mà họ gặp phải, những chuẩn mực văn hóa địa phương khó hiểu hoặc khiến họ cảm thấy không thoải mái và có hành vi tôn trọng mà họ đánh giá cao ở nơi làm việc. Sau đó, bạn có thể sử dụng phản hồi này để xây dựng các chính sách tùy chỉnh, phù hợp nhằm phục vụ nơi làm việc riêng của mình.

Tiếp theo, đưa ra hình phạt đối với những người lao động coi thường các chính sách này để tránh lặp lại hành vi sai trái. Ví dụ: hãy tưởng tượng một nhân viên đưa ra những nhận xét gay gắt về quốc tịch hoặc tôn giáo của đồng nghiệp hoặc khách hàng, mặc dù điều đó bị cấm rõ ràng. Bạn có thể áp dụng biện pháp đình chỉ hoặc hình phạt tương tự để ngăn cản người đó đưa ra nhận xét tiêu cực nữa.

Việc áp dụng các chính sách liên văn hóa buộc nhóm của bạn phải tuân theo nghi thức văn hóa phù hợp khi tương tác với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh và khách hàng từ các nền văn hóa khác nhau. Điều này duy trì văn hóa tôn trọng trong mọi khía cạnh của công ty bạn.

7. Cung cấp du lịch hòa nhập văn hóa

Du lịch là một cách tiếp cận sâu sắc hơn để phát triển năng lực giao tiếp đa văn hóa của nhóm bạn. Bằng cách đưa họ đi du lịch đến một nơi xa lạ, họ có cơ hội trải nghiệm trực tiếp những phong tục và truyền thống của các nền văn hóa khác. Điều này không chỉ mở rộng thế giới quan của họ mà còn mang lại cho họ những thực hành vô giá khi tham gia vào bối cảnh liên văn hóa.
Đối với các công ty toàn cầu, bạn có thể liên hệ với các nhóm nước ngoài của mình và yêu cầu thông tin chi tiết về chỗ ở và hoạt động để đưa vào kế hoạch du lịch của bạn. Bạn cũng có thể xem xét các công ty du lịch hòa nhập ủng hộ những trải nghiệm văn hóa thực sự, như Nhà thám hiểm văn hóa.

Trải nghiệm thực tế có thể nâng cao kiến thức và nhận thức về văn hóa của nhân viên về văn hóa nước ngoài cũng như của chính họ. Kết quả là họ nâng cao ICC của mình.

8. Đầu tư vào đào tạo ngôn ngữ

Theo Cục Ngoại ngữ và Văn học Đài Loan, đào tạo ngôn ngữ là một công cụ hiệu quả cao để nâng cao năng lực giao tiếp liên văn hóa . Điều này là do việc học ngôn ngữ của một nền văn hóa khác giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về lối sống, phong tục và giá trị của những người nói ngôn ngữ đó - cho dù đó là thông qua phong cách, tiếng lóng hay thành ngữ của họ.
Theo ALKrober, văn hóa bắt đầu bằng lời nói và việc làm phong phú kiến thức của bạn về một mặt đồng thời làm phong phú thêm kiến thức khác.

Bắt đầu bằng cách xác định các vai trò trong công ty của bạn yêu cầu đào tạo ngôn ngữ, chẳng hạn như trưởng nhóm toàn cầu hoặc đại diện dịch vụ khách hàng, những người thường xuyên tương tác với nhân viên hoặc khách hàng ở nước ngoài.

Sau đó, hãy tìm một nền tảng ngôn ngữ có thể giúp bạn đạt được mục tiêu ICC của mình.
Bằng cách giới thiệu cho nhóm của bạn những ngôn ngữ mới, bạn cũng giúp họ tiếp xúc với những nền văn hóa mới. Bằng cách này, chắc chắn bạn đang giúp nhóm của mình nâng cao năng lực giao tiếp liên văn hóa.