Tối ưu hóa hiệu suất của bản thân tại nơi làm việc giúp bạn thăng tiến nhanh hơn trong sự nghiệp. Bất kỳ ai cũng có thể tăng hiệu suất bằng cách sử dụng các phương pháp cụ thể, mặc dù việc xác định phương pháp nào hiệu quả nhất với bạn có thể cần thực hành và phát triển. Trong bài viết này, chúng ta tham khảo các loại hiệu suất khác nhau và chia sẻ 15 tips hay cho cách bạn có thể tăng hiệu suất của chính mình.
Hiệu suất là gì?
Hiệu suất là thước đo hiệu quả làm việc của một người, mặc dù có nhiều loại hiệu suất khác nhau. Hiệu suất là về việc hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn và với ít tốn công suất hơn. Nó có thể giúp các doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn và nâng cao mức sống.
Các loại hiệu suất
Khi một thước đo hiệu suất chỉ sử dụng một nhóm yếu tố, thì nó được gọi là "hiệu suất một phần". Nói cách khác, hiệu suất chỉ được đo lường gần đúng và không phải mọi thứ đều được đo lường.
Các thước đo hiệu suất một phần điển hình là những thứ như vật liệu, năng lượng sử dụng trên một đơn vị sản xuất và giờ làm việc của công nhân. Hiệu suất lao động cũng là một thước đo hiệu suất một phần phổ biến. Hiệu suất lao động bằng tỷ lệ giữa khối lượng đầu ra trên mức sử dụng đầu vào lao động—tổng số giờ làm việc.
Hiệu suất đa yếu tố là thước đo hiệu suất kinh tế so sánh lượng đầu ra với số lượng đầu vào kết hợp được sử dụng để tạo ra & đầu ra. Loại hiệu suất này đo lường đầu vào của nhiều yếu tố, có thể bao gồm dịch vụ mua vào, lao động, vốn, năng lượng, vật liệu.
Khi bạn đo lường tất cả đầu ra và đầu vào, nó được gọi là tổng hiệu suất. Để có phép đo tổng hiệu suất hợp lệ, bạn phải xem xét tất cả đầu vào sản xuất.
15 ví dụ về cách tăng hiệu suất tại nơi làm việc
1. Tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao
Sử dụng Ma trận Eisenhower để giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ để quyết định nhiệm vụ nào là ưu tiên cao nhất, quan trọng nhất và những việc nào bạn nên ủy quyền và loại bỏ. Sau đây là ví dụ về cách thức hoạt động của nó:
- Do: Làm nhiệm vụ này ngay bây giờ.
- Decision: Lên lịch thời gian để thực hiện.
- Delegate: Ai có thể làm việc đó thay bạn?
- Elimination: Loại bỏ.
2. Dành 20% thời gian trong ngày cho những công việc quan trọng
Tập trung 20% thời gian mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất của bạn. Ngay cả khi bạn không thể tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao đó trong suốt phần còn lại của ngày, bạn vẫn sẽ dành 90 phút cho các ưu tiên hàng đầu của mình.
3. Vệ sinh không gian làm việc
Một bàn làm việc và không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp có thể giúp bạn tập trung tốt hơn và cải thiện khả năng làm việc hiệu quả. Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy một bàn làm việc sạch sẽ có thể giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ lâu hơn gấp rưỡi.
4. Giảm thiểu sự xao lãng
Tắt điện thoại và đóng email khi bạn đang cố gắng tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng tiếng chuông điện thoại của bạn - ngay cả khi bạn không nhìn vào nó - có thể khiến tâm trí bạn lang thang. Đóng hộp thư đến của bạn để bạn không bị email làm bạn mất tập trung và ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn.
5. Có kế hoạch cho các cuộc họp
Mặc dù hầu hết các cuộc họp không nhất thiết phải có kịch bản, nhưng bạn nên viết ra trước những gì bạn muốn thảo luận trong cuộc họp. Cố gắng giới hạn ở ba mục hoặc ít hơn và gửi ghi chú sau cuộc họp để mọi người tham dự biết họ có trách nhiệm xử lý những gì.
6. Ngủ đủ giấc
Giấc ngủ chất lượng giúp bạn có khả năng tập trung hiệu quả và hoàn thành nhiều việc hơn trong ngày. Các nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những người không được nghỉ ngơi đầy đủ có nhiều khả năng phải nghỉ ốm trong suốt cả năm, ảnh hưởng đến hiệu suất chung của họ.
7. Tăng cường khả năng tiếp xúc với ánh sáng mặt trời
Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người ngồi gần cửa sổ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và thực hiện tốt hơn các nhiệm vụ liên quan đến chức năng tinh thần và trí nhớ. Hãy cân nhắc nghỉ ngơi trong ngày để tiếp xúc với ánh sáng mặt trời trong vài phút.
8. Tập thể dục thường xuyên
Tập thể dục không chỉ cải thiện chất lượng giấc ngủ mà các nhà nghiên cứu còn phát hiện ra rằng tập thể dục thường xuyên còn giúp mọi người hoàn thành nhiệm vụ giải quyết vấn đề nhanh hơn.
9. Có thói quen buổi sáng
Có một nghi thức buổi sáng mà bạn thực hiện vào đầu mỗi ngày. Có thể là thiền, đọc sách, tập thể dục hoặc một việc gì đó khác. Một thói quen buổi sáng giúp bạn có trạng thái tinh thần phù hợp để có một ngày làm việc hiệu quả.
10. Chuẩn bị từ đêm hôm trước
Vào cuối mỗi ngày, hãy viết ra ba đến năm điều bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm sau. Bạn thậm chí có thể đi vào chi tiết, chẳng hạn như phác thảo một bài viết bạn muốn viết hoặc viết ra những điểm chính bạn muốn đề cập trong bài thuyết trình.
11. Nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi sau mỗi 90 phút đến hai giờ. Nghiên cứu cho thấy đó là khoảng thời gian dài nhất mà não bạn có thể tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ. Trong thời gian nghỉ ngơi, hãy rời khỏi bàn làm việc, di chuyển xung quanh, uống nước hoặc ra ngoài để tắm nắng.
12. Chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày
Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc kiểm tra email thực sự mang lại cho bạn một luồng dopamine. Điều này, đến lượt nó, thúc đẩy bạn muốn kiểm tra email của mình một lần nữa, làm gián đoạn dòng công việc của bạn. Mỗi ngày bạn dừng một nhiệm vụ để kiểm tra email, bạn sẽ ảnh hưởng đến mức hiệu suất của mình và cũng nhận được một luồng dopamine ảnh hưởng đến năng lượng của bạn vào cuối ngày. Lên lịch các thời điểm cụ thể trong ngày để bạn kiểm tra và trả lời email trước khi quay lại các nhiệm vụ khác.
13. Viết ra suy nghĩ của bạn
Luôn mang theo bút và giấy để ghi lại những suy nghĩ khi chúng xuất hiện trong đầu. Điều này sẽ cho phép bạn ghi lại ý tưởng hoặc nhiệm vụ bạn cần nhớ mà không chiếm quá nhiều năng lượng não bộ và làm bạn mất tập trung vào những gì bạn đang tập trung vào.
14. Tạo hệ thống
Hệ thống hóa công việc của bạn càng nhiều càng tốt để tăng hiệu quả. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu dành thời gian ra quyết định, có thể cải thiện hiệu suất và năng suất hàng ngày của bạn.
15. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng trung bình mất 25 phút để quay lại làm việc sau khi bị làm phiền. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và tránh cám dỗ làm nhiều việc cùng lúc. Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng một số ít các bước này, miễn là bạn biến chúng thành một phần trong thói quen hàng ngày của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng đạt được những lợi ích về mặt năng suất làm việc hơn.
BCC - Đào tạo & Tư vấn Doanh Nghiệp
23 năm Dẫn đầu tính ứng dụng Đào tạo và Tư Vấn Quản trị Nhân Sự & Phát triển Nhân lực Doanh nghiệp
