13 KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ VẬN HÀNH

Quản lý vận hành các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp là một vị trí chủ chốt vì họ làm việc với nhiều phòng ban và duy trì quy trình làm việc hiệu quả và hoàn thành các dự án đúng hạn.

Họ cần hiểu rõ về chức năng của công ty, cùng với các kỹ năng cụ thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số kỹ năng quản lý hoạt động cần thiết có thể giúp bạn tổ chức và quản lý hiệu quả các quy trình của tổ chức.

Kỹ năng của người quản lý vận hành là gì?
Kỹ năng quản lý vận hành là những đặc điểm cung cấp khả năng lãnh đạo truyền cảm hứng cho các nhóm, hỗ trợ nhóm nhân sự trong quá trình tuyển dụng và quản lý ngân sách và các dự án của công ty. Quản lý vận hành áp dụng cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng vào nhiệm vụ của họ, giúp họ hỗ trợ hiệu quả công việc của nhóm.

Học những kỹ năng này có thể giúp bạn dễ dàng vượt qua những tình huống khó khăn tại nơi làm việc.

Sau đây là một số kỹ năng quản lý hoạt động quan trọng có thể giúp thực hiện nhiệm vụ:

1. Kỹ năng xử lý dữ liệu

Các nhà quản lý hoạt động thường làm việc với người đứng đầu bộ phận tiếp thị, sản xuất và nhân sự để đảm bảo rằng mỗi hệ thống nhận được các nguồn lực theo yêu cầu của họ. Có kỹ năng xử lý dữ liệu tuyệt vời có thể giúp họ thu thập và nhập dữ liệu hoạt động vào hệ thống máy tính của công ty.

Họ có thể làm việc trên kiến thức kỹ thuật của bạn để cải thiện kỹ năng xử lý dữ liệu. Xử lý dữ liệu có thể giúp các nhà quản lý hoạt động theo dõi các chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như giao dịch bán hàng, tài khoản khách hàng, dòng tiền vào và ra, lô hàng từ nhà cung cấp, thiết kế sản phẩm và quy trình.

2. Kỹ năng phát triển sản phẩm

Nhiều công ty cho phép các nhà quản lý hoạt động chăm sóc các sản phẩm mà công ty sản xuất và đảm bảo chất lượng và sản lượng theo yêu cầu đáp ứng các yêu cầu. Điều này có thể đòi hỏi phải xử lý nhiều chi tiết và kiến thức tuyệt vời về các chiến lược kinh doanh.

Các kỹ năng phát triển sản phẩm có thể giúp các nhà quản lý hoạt động điều chỉnh và tăng năng suất bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu cần thiết.

Kỹ năng phát triển sản phẩm cho phép họ ưu tiên các bước theo yêu cầu của quy trình sản xuất. Giám sát cẩn thận quy trình sản xuất có thể giúp phát triển công ty.

Quản lý hoạt động có thể yêu cầu kỹ năng quản lý sản phẩm để thực hiện các trách nhiệm liên quan đến quy trình sản xuất.

3. Kỹ năng Lập kế hoạch chiến lược

Với tư cách là một nhà quản lý hoạt động, công việc của bạn có thể bao gồm việc đưa ra một số quyết định nhanh chóng trong khi lập kế hoạch cho sự phát triển của công ty.

Các kỹ năng lập kế hoạch chiến lược có thể giúp bạn xây dựng một kế hoạch dài hạn tập trung vào các mục tiêu phát triển kinh doanh và các bước cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.

Với kế hoạch chiến lược, nhóm quản lý hoạt động có thể giải quyết các rủi ro có thể đi kèm với sự phát triển của doanh nghiệp. Các nhà quản lý hoạt động có kỹ năng lập kế hoạch chiến lược tuyệt vời hiểu được họ muốn đưa doanh nghiệp của mình đi theo hướng nào.

Họ cũng có thể nhờ sự giúp đỡ của những nhân viên đủ tiêu chuẩn khác và lãnh đạo nhóm theo kế hoạch. Lập kế hoạch chiến lược bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như phân tích các nguồn lực, để các nhà quản lý hoạt động có thể hiểu được liệu có cần thêm nguồn lực hay không.

Các nhà quản lý hoạt động có thể tạo ra tầm nhìn về nơi họ muốn thấy công ty sau một khoảng thời gian nhất định. Với lập kế hoạch chiến lược, họ có thể tạo ra các mục tiêu ngắn hạn cho nhóm và đặt ra các mốc quan trọng dễ đạt được.

4. Kỹ năng giao tiếp

Các nhà quản lý hoạt động thường làm việc và cộng tác với nhiều chuyên gia khác nhau. Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng con người có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý hoạt động thành công.

Kỹ năng này có thể giúp các chuyên gia kết nối và giao tiếp với nhiều người khác nhau hàng ngày.

Kỹ năng giao tiếp có thể mang lại lòng trắc ẩn, sự đồng cảm và khả năng kết nối với người khác tại nơi làm việc.

Với kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, các nhà quản lý hoạt động có thể xây dựng lòng tin với khách hàng và xây dựng mối quan hệ hỗ trợ tại nơi làm việc.

5. Kỹ năng phân tích

Một nhà quản lý hoạt động giỏi có khả năng phân tích trước quá trình xử lý và kết quả của dự án. Các kỹ năng phân tích giúp họ xác định và giải quyết mọi trục trặc hoặc lỗi có thể xảy ra trong đó.

Với các kỹ năng phân tích tuyệt vời, các nhà quản lý hoạt động có thể dễ dàng hỗ trợ nhiều phòng ban cùng một lúc.

6. Kỹ năng ra quyết định

Công việc của một nhà quản lý hoạt động thường đòi hỏi phải đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình quản lý dự án. Quyết định của họ đóng vai trò quan trọng trong sự tiến triển của công ty.

Có kỹ năng ra quyết định phi thường có thể giúp các nhà quản lý hoạt động phân tích cách các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến sự thành công của hoạt động.Nếu công ty triển khai một kế hoạch mới, trách nhiệm đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả có thể thuộc về các nhà quản lý hoạt động.

Kỹ năng ra quyết định cho phép họ giao nhiệm vụ dự án mới cho những nhân viên đủ trình độ để hoàn thành chúng một cách hiệu quả.

7. Kỹ năng động viên

Kỹ năng thúc đẩy có thể giúp các nhà quản lý hoạt động duy trì nơi làm việc theo đúng quy trình. Nhân viên có động lực hỗ trợ hiệu quả cho các công ty trong việc đạt được các mục tiêu và mốc thời gian đúng hạn.

Nó cũng có thể giúp tạo ra một môi trường tích cực tại nơi làm việc. Là những chuyên gia quản lý, các nhà quản lý hoạt động luôn thúc đẩy đồng đội và các chuyên gia trong nhóm. Các nhà quản lý hoạt động có kỹ năng thúc đẩy ở mức cao biết cách thúc đẩy các thành viên trong nhóm để họ cam kết hơn với công việc của mình.

8. Trình độ chuyên môn kỹ thuật

Vai trò công việc của các nhà quản lý hoạt động thường đòi hỏi họ phải có khả năng áp dụng các kỹ năng và kiến thức kỹ thuật của mình vào trách nhiệm hàng ngày để họ có thể hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong thời hạn.

Một nhà quản lý hoạt động có trình độ kỹ thuật tuyệt vời biết các khía cạnh kỹ thuật của các kỹ năng khác của họ, chẳng hạn như phân tích kinh doanh, quản lý dự án, tiếp thị và kế toán.

Làm việc trong quản lý hoạt động đòi hỏi phải thành thạo các ứng dụng kỹ thuật, chẳng hạn như nhập dữ liệu và tự động hóa sản xuất. Do đó, điều cần thiết là phải học cách sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để theo dõi thông tin ngân sách, truy cập dữ liệu dự án và quy trình thiết kế.

Nhiều công ty tích hợp các ứng dụng kỹ thuật cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm theo dõi và tự động hóa các quy trình kinh doanh, giám sát việc tạo ra doanh thu và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Vì các công ty dựa vào nhiều chức năng công nghệ, nên việc đạt được trình độ thành thạo kỹ thuật có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý hoạt động thành công.

9. Phân tích rủi ro

Các nhà quản lý hoạt động có kỹ năng phân tích rủi ro mạnh mẽ có thể xác định và đề xuất các giải pháp cho các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình quản lý dự án. Họ có kỹ năng nghiên cứu tuyệt vời cho phép họ phân tích rủi ro trong khi lập kế hoạch cơ sở hạ tầng của một dự án. Điều này cũng giúp nhóm quản lý hoạt động giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong tương lai.

Người quản lý hoạt động sử dụng kỹ năng phân tích rủi ro của mình để xác định các nguồn rủi ro có thể xảy ra và xác định chúng cho nhóm để họ có thể tìm ra giải pháp phù hợp.
Họ có khả năng tìm và giải thích các vấn đề phức tạp cho bộ phận và cung cấp cho họ thông tin kỹ thuật.

10. Quản lý ngân sách

Đôi khi, các nhà quản lý hoạt động đảm nhiệm việc quản lý ngân sách bằng cách đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến dòng tiền của công ty.

Quản lý ngân sách là một kỹ năng thiết yếu đảm bảo công ty có đủ thu nhập so với chi phí. Kỹ năng này giúp các nhà quản lý hoạt động theo dõi chi phí và doanh thu, hỗ trợ lập báo cáo tài chính và đưa ra dự báo về chi phí sản xuất và lợi nhuận trong tương lai.

11. Kỹ năng lãnh đạo

Quản lý hoạt động sử dụng các kỹ năng lãnh đạo để lãnh đạo nhiều phòng ban cùng một lúc và giúp mỗi nhân viên làm việc tối ưu khi cần thiết.

Điều này đòi hỏi quản lý hoạt động phải hiểu được tư duy cảm xúc, khả năng chịu đựng, khả năng giao tiếp với mọi người để phát huy tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm.

Quản lý hoạt động có kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời sẽ hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm. Họ sử dụng các kỹ năng lãnh đạo để phát triển chiến lược kinh doanh và thiết lập các mốc quan trọng để đạt được mục tiêu.

12. Kỹ năng giao tiếp

Công việc hàng ngày của một nhà quản lý hoạt động bao gồm cung cấp và tiếp nhận thông tin khác nhau. Có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời có thể giúp giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng.

Các nhà quản lý hoạt động có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời biết khi nào nên tạm dừng và khi nào nên nói trong khi trò chuyện. Phát triển kỹ năng thuyết trình, đàm phán và lắng nghe của bạn có thể giúp dẫn dắt các cuộc họp, khuyến khích phản hồi của nhóm và thảo luận về các hợp đồng kinh doanh.

13. Kỹ năng quản lý thời gian

Các nhà quản lý hoạt động có thể sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời của mình để cải thiện hiệu suất và tăng năng suất chung của công ty. Các kỹ năng quản lý thời gian giúp họ trở nên hiệu quả và năng suất hơn trong công việc.

Nó giúp đạt được các mục tiêu của công ty bằng cách hoàn thành dự án đúng hạn. Bạn có thể nâng cao các kỹ năng quản lý thời gian của mình bằng cách ưu tiên các dự án và nhiệm vụ để nhóm có thể hoàn thành chúng đúng hạn.