10 KỸ THUẬT QUẢN LÝ NĂNG SUẤT ĐỂ TĂNG HIỆU SUẤT

 

Mỗi tổ chức đều có mục tiêu, văn hóa nơi làm việc và nhu cầu khác nhau, nhưng có một số kỹ thuật giúp tăng hiệu suất ở nhiều ngành và tổ chức.
 

1. Triển khai phần mềm quản lý năng suất

Bước đầu tiên trong quản lý năng suất là đo lường năng suất. Lãnh đạo và quản lý cần biết về hiệu suất lịch sử để đặt ra các chuẩn mực. Cá nhân cũng cần dữ liệu về hiệu suất của họ để theo dõi cách họ đang làm và hiểu được kỳ vọng.
 

Hiểu cách những người có hiệu suất cao nhất hoạt động trong tổ chức của bạn giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy trình và chính sách tốt hơn cho mọi người.

Phần mềm quản lý năng suất phù hợp cũng sẽ chỉ cho bạn thấy những điểm nghẽn hoặc nơi công nghệ gây mất tập trung hơn là hữu ích. 

Phần mềm quản lý năng suất sẽ cung cấp dữ liệu lịch sử và thông tin chi tiết có thể hành động về hiệu suất của các cá nhân, nhóm và toàn bộ phòng ban. Một câu chuyện đầy đủ về các số liệu năng suất được thiết kế riêng giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
 

Nó trang bị cho các nhà quản lý để tạo ra các mục tiêu năng suất cho việc huấn luyện tùy chỉnh và cung cấp cho các thành viên trong nhóm bức tranh đầy đủ hơn về những gì đang kìm hãm họ.

Đồng thời, các tổ chức sử dụng nó để thiết kế các quy trình và công cụ tốt hơn để nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất có thể. 
 

2. Khuyến khích nghỉ giải lao

Nghỉ ngơi và thời gian chết là những yếu tố chính đóng góp vào sự sáng tạo và năng suất. Con người không phải là máy móc và hoạt động tốt hơn khi họ có thể rời xa công việc — đặc biệt là màn hình. Theo báo cáo của Đại học North Carolina, loại thời gian nghỉ ngơi mà nhân viên dành ra cũng quan trọng như chính thời gian nghỉ ngơi đó. 

Khuyến khích nhân viên và quản lý tránh xa máy tính và điện thoại trong suốt cả ngày để có đủ thời gian nạp lại năng lượng. Thực hiện các chính sách về việc trả lời tin nhắn sau giờ làm việc nếu cần và khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng các chiến lược quản lý thời gian, chẳng hạn như đặt hẹn giờ trong 25 phút để nhắc nhở bản thân nghỉ ngơi. Điều này sẽ bảo vệ mức năng lượng trong suốt cả ngày và trang bị cho họ năng suất hơn nói chung. 
 

 

3. Không khuyến khích làm nhiều việc cùng lúc

Những nhân viên làm nhiều việc cùng lúc có thể nghĩ rằng họ đang hoàn thành nhiều công việc hơn. Nhưng trái với niềm tin phổ biến, não bộ không có khả năng thực hiện nhiều việc cùng lúc.

Thay vào đó, khi chúng ta nghĩ rằng mình đang làm nhiều việc cùng lúc, thực ra chúng ta đang chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nghĩa là chúng ta không bao giờ tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đang làm. Điều này dẫn đến năng suất giảm - đôi khi giảm tới 40%. Những nhân viên làm nhiều việc cùng lúc cũng có nhiều khả năng mắc lỗi, làm việc kém và có mối quan hệ tệ hơn trong công việc và cuộc sống cá nhân. Họ cũng dễ bị kiệt sức hơn. 

Để ngăn chặn tình trạng đa nhiệm, điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu và thời hạn thực tế, ưu tiên các dự án theo tầm quan trọng thực sự của chúng và điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên nhu cầu của nhân viên.
 

Các nhà lãnh đạo cũng nên khuyến khích “rèn luyện trí não” hoặc học cách nhận biết loại đa nhiệm nào là phù hợp và không có hại, chẳng hạn như nghe nhạc trong khi hoàn thành một nhiệm vụ tầm thường. 
 

4. Chia nhỏ các dự án thành các nhiệm vụ phụ

Các dự án lớn có thể rất áp lực, nhưng khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ phụ, bạn sẽ quản lý hiệu quả hơn lượng thời gian cần thiết để hoàn thành chúng.

Phần mềm quản lý dự án là một cách tuyệt vời để các nhóm xác định những nhiệm vụ nào tạo nên một dự án lớn.

Các lợi ích khác của phần mềm quản lý dự án bao gồm khả năng nhóm các nhiệm vụ tương tự và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, làm rõ những gì cần phải làm vào một thời điểm cụ thể và những gì có thể chờ đợi.

Điều này giúp cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn trong tổ chức, cho phép các nhóm sắp xếp lại các nhiệm vụ nếu có nhu cầu cấp bách. 
 

 

5. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Một trong những cách phổ biến nhất khiến nhân viên lãng phí thời gian và mất năng suất là thông qua các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Những nhiệm vụ này không chỉ gây kiệt sức vì buồn chán mà thường được thực hiện tốt hơn thông qua tự động hóa.

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, tự động hóa giúp nhân viên của bạn trong một số lĩnh vực bao gồm quản lý dự án, lập lịch, giấy tờ nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý hàng tồn kho, nhập dữ liệu, báo cáo tài chính, v.v.

Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để đưa ra các giải pháp sáng tạo như quy trình tốt hơn, có thể dẫn đến tăng trưởng năng suất ở cấp độ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.

 

 

6. Loại bỏ các cuộc họp không cần thiết

Trong khi các cuộc họp là một cách tuyệt vời để bắt kịp với các thành viên trong nhóm và thảo luận về các dự án và mục tiêu, thì các cuộc họp không cần thiết là một trong những kẻ lãng phí thời gian lớn nhất tại nơi làm việc ngày nay.

Theo Otter.ai, 70% các cuộc họp khiến nhân viên không hoàn thành công việc thường xuyên của họ.

Các nhà quản lý và lãnh đạo nên đặt mục tiêu giảm các cuộc họp không cần thiết thường xuyên nhất có thể. Những cuộc họp này bao gồm các cuộc kiểm tra định kỳ, các cuộc họp toàn công ty, đồng bộ hóa trước cuộc họp và bất kỳ cuộc họp nào không có chương trình nghị sự rõ ràng.

Khuyến khích các nhà quản lý yêu cầu chương trình cho mỗi cuộc họp và cho phép nhân viên từ chối các cuộc họp mà họ không cần tham dự.
 

Nhiều tổ chức tạo ra một "thời gian tập trung" cố định trên toàn công ty khi không ai được phép thiết lập cuộc họp, tạo cơ hội cho nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. 
 

7. Đặt ra và xem xét mục tiêu thường xuyên

Nhân viên và nhóm cần biết công việc của họ quan trọng và đóng góp vào thành công chung của tổ chức bạn. Mục tiêu cũng thay đổi do các hoàn cảnh khác, như cắt giảm lực lượng lao động, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi kỳ vọng của khách hàng.

Đảm bảo mục tiêu và mục đích của tổ chức bạn phù hợp với trạng thái hiện tại của bạn bằng cách xem xét chúng thường xuyên. 
 

 

8. Cải thiện môi trường làm việc

Cho dù nhóm của bạn làm việc từ xa, trong môi trường kết hợp hay tại văn phòng, cải thiện môi trường làm việc là cách chính để tăng năng suất. Điều này bao gồm cung cấp các công cụ và công nghệ tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp các tùy chọn thoải mái để nghỉ giải lao và hạn chế tối đa sự mất tập trung.

Điều này có thể dễ dàng thực hiện hơn trong một văn phòng tập trung, nơi các nhà lãnh đạo có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với không gian, nhưng cũng có nhiều cách để cải thiện môi trường cho những người làm việc từ xa. 
 

 

9. Tập trung vào sức khỏe của nhân viên

Sức khỏe của nhân viên bao gồm toàn bộ sức khỏe của nhân viên, bao gồm sức khỏe tinh thần, thể chất, xã hội và kinh tế.

Căng thẳng và kiệt sức của nhân viên không chỉ làm giảm năng suất của những nhân viên trải qua tình trạng này. Nó cũng tạo ra những tác động lâu dài khi những nhân viên khác phải đảm nhiệm công việc bị mất, làm giảm tinh thần và tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Ngược lại, những nhà tuyển dụng tập trung vào sức khỏe của nhân viên thấy tỷ lệ vắng mặt thấp hơn và tỷ lệ giữ chân nhân viên tốt hơn. Các sáng kiến ​​về sức khỏe cũng cải thiện sự hài lòng trong công việc của nhân viên và nghiên cứu cho thấy những nhân viên hạnh phúc có năng suất cao hơn 13%. 
 

10. Thúc đẩy sự phân công khi cần thiết

Nhiều nhân viên cảm thấy họ cần phải làm việc nhiều giờ hoặc làm thêm giờ để thể hiện cam kết của mình với công ty hoặc chứng minh rằng họ là lựa chọn tốt để thăng tiến. Thật không may, điều này dẫn đến căng thẳng cao độ và tăng nguy cơ kiệt sức cho nhân viên, ngay cả khi họ có ý định tốt.

Khuyến khích nhân viên phân công nhiệm vụ khi họ đã có đủ việc, ngay cả khi họ chưa cảm thấy mình bị làm việc quá sức.
 

Việc bồi dưỡng các kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp nhân viên xác định cách sử dụng thời gian tốt nhất, nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý khối lượng công việc để cân bằng khối lượng công việc sẽ cung cấp cho người quản lý và nhân viên dữ liệu thực để phân công công việc khi cần. Những nhân viên không được sử dụng hết công suất cũng sẽ được chú ý, tạo cơ hội đào tạo và phát triển mà trước đây có thể chưa được nhìn thấy.