10 BƯỚC TĂNG CƯỜNG SỰ HỢP TÁC TRONG ĐỘI NHÓM

Sự hợp tác tại nơi làm việc là một cách tuyệt vời để thúc đẩy năng suất và tạo ra một môi trường làm việc nhóm lành mạnh.

Tăng cường sự hợp tác giúp nhân viên giao tiếp với nhau và làm việc cùng nhau hiệu quả.

Bằng cách triển khai các chiến lược hợp tác, bạn có thể làm việc với nhân viên một cách hiệu quả và thúc đẩy văn hóa công ty tích cực.

Trong bài viết này, chúng ta giải thích sự hợp tác giữa các nhóm là gì, mô tả lý do tại sao nó quan trọng và đưa ra các chiến lược về cách tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm tại nơi làm việc.

Sự hợp tác giữa các nhóm là gì?
Sự hợp tác giữa các nhóm bao gồm nỗ lực chung để đạt được mục tiêu chung giữa các phòng ban trong một tổ chức.

Sự hợp tác có vẻ khác nhau đối với mỗi công ty và thay đổi theo thời gian.

Khi một công ty khuyến khích sự hợp tác, công ty sẽ tập hợp nhiều nhân viên và nhóm lại với nhau để chia sẻ ý tưởng và giao tiếp với nhau.

Sự hợp tác khuyến khích sự sáng tạo bằng cách nắm bắt tài năng độc đáo của mỗi nhân viên.

Do đó, sự hợp tác mang tính bao gồm và chào đón những nhân viên có xuất thân và kỹ năng khác nhau. Trong một nhóm cộng tác, nhân viên đóng góp chuyên môn cụ thể của họ, điều này cuối cùng thúc đẩy thành công của công ty.

Khi nhiều nhóm trong một tổ chức cộng tác, mọi người học hỏi lẫn nhau.

Ví dụ, bộ phận tài chính và bộ phận tiếp thị có thể cộng tác để phát triển ngân sách tiếp thị chức năng cho chiến dịch sắp tới. Sự cộng tác giữa các nhóm này mang lại sự tự do để khám phá các chiến lược với nhiều nhóm khác nhau để tìm ra sự kết hợp tốt nhất.

Tại sao sự hợp tác nhóm lại quan trọng trong công việc?
Sự hợp tác giữa các nhóm là điều cần thiết tại nơi làm việc vì nó dẫn đến giao tiếp, đổi mới và kết nối.

Một nơi làm việc hợp tác là hấp dẫn và mời gọi nhân viên trao đổi về các dự án, ý tưởng và mục tiêu của họ.

Sau đây là một số lý do phổ biến khiến sự hợp tác trở nên quan trọng tại nơi làm việc:

Làm tăng sự đóng góp
Lợi ích chính của sự hợp tác là đóng góp nhiều hơn. Khi các nhóm hợp tác hiệu quả trong một dự án hoặc nhiệm vụ, họ có thể hoàn thành nhanh hơn và chuyển sang các nhiệm vụ mới.

Mỗi nhóm có thể đóng góp chuyên môn và kỹ năng cụ thể của mình để giúp hoàn thành phần việc của mình trong dự án và họ có thể giúp những người khác hiểu quy trình của mình để sử dụng lại trong các nhiệm vụ trong tương lai.

Nó xây dựng một cộng đồng
Sự hợp tác giữa các nhóm tạo cơ hội cho nhân viên làm quen với nhau hơn và học hỏi lẫn nhau. Chiến lược này tạo ra một không gian nơi nhân viên thấy được cách các thành viên khác đóng góp cho công ty và lý do tại sao mọi vai trò đều có giá trị.

Thông qua sự hợp tác, nhân viên học cách trân trọng công việc của nhau trong khi nhận ra sự cần thiết của từng vai trò. Mặc dù công việc có thể không chồng chéo thường xuyên, nhưng sự hợp tác nhóm cho phép mọi người tương tác với nhân viên từ các bộ phận khác của tổ chức.

Thúc đẩy các kết nối
Một lợi ích có ý nghĩa của sự hợp tác là sự kết nối hình thành giữa các nhân viên. Sự kết nối này hình thành từ sự tương tác nhất quán với nhau và chia sẻ ý tưởng.
Nhân viên cũng có thể cảm thấy gắn kết hơn với công ty của họ vì sự hợp tác.
Khi các nhóm hợp tác để đạt được mục tiêu của công ty, họ cảm thấy sự kết nối lớn hơn giữa các nhóm và phòng ban khác nhau tại nơi làm việc.

Làm thế nào để tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm
Tăng cường sự hợp tác đòi hỏi phải triển khai một số kỹ thuật và chiến lược tổ chức. Sau đây là các bước để tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm tại nơi làm việc:

1. Thúc đẩy thảo luận
Để cải thiện sự hợp tác, thúc đẩy đối thoại giữa tất cả nhân viên và chào đón những ý tưởng mới. Khi bạn tạo ra môi trường này, bạn khuyến khích các nhóm chia sẻ ý kiến của mình và các nhân viên khác lắng nghe một cách tích cực.
Bằng cách giao tiếp thường xuyên hơn, các mối quan hệ trong công ty sẽ được củng cố và các đồng nghiệp sẽ thoải mái hơn khi tương tác với các nhân viên từ các phòng ban khác nhau.
Các cuộc thảo luận cung cấp cho nhân viên cơ hội chia sẻ mối quan tâm của họ và đặt câu hỏi. Nhân viên cũng có thể đưa ra và nhận phản hồi, điều này có thể giúp họ cải thiện kỹ năng của mình.

2. Giữ mọi thứ có tổ chức
Với sự gia tăng của sự hợp tác, điều quan trọng là phải giữ cho các mốc thời gian, trách nhiệm được giao và thông tin cần thiết được sắp xếp hợp lý.

Giữ cho các nhóm được sắp xếp hợp lý bằng cách triển khai hệ thống ghi chú, trong đó một hoặc nhiều nhân viên ghi lại các điểm đã nêu trong các cuộc họp và phiên họp nhóm. Bạn có thể lên lịch các cuộc họp thường xuyên giữa các nhóm để đảm bảo mọi người đều được cập nhật về dự án.

Một cách khác để duy trì sự ngăn nắp là sử dụng cổng thông tin cộng tác. Một số cổng thông tin bao gồm hệ thống nhắn tin trực tiếp để toàn bộ công ty sử dụng hoặc lịch trình nhóm được chia sẻ giữa các phòng ban.

Hãy cân nhắc việc có một thư mục tài liệu trực tuyến nơi nhân viên đóng góp và thu thập thông tin và tài liệu có giá trị. Giữ các mục kỹ thuật số trong một không gian giúp mọi người dễ dàng truy cập vào các tài liệu họ cần.

3. Chơi các hoạt động xây dựng đội nhóm
Kết hợp các hoạt động xây dựng nhóm trong tuần làm việc là một cách tuyệt vời để khuyến khích sự gắn kết của nhân viên, đặc biệt là khi bạn tập hợp hai nhóm khác nhau.

Các hoạt động xây dựng nhóm bao gồm các buổi họp ngắn trước cuộc họp cho đến các trò chơi dài hơn chiếm một phần ngày làm việc.

Hãy thử chơi trò chơi làm quen khi một thành viên mới trong nhóm tham gia doanh nghiệp hoặc cân nhắc chơi các hoạt động thực hành để mọi thành viên trong nhóm đều tham gia.

4. Phân công vai trò
Khi kết hợp sự cộng tác tại nơi làm việc, hãy cân nhắc việc giao các vai trò quan trọng cho một số nhân viên để khuyến khích sự tham gia.

Khi giao vai trò, hãy cân nhắc những đặc điểm độc đáo mà một nhân viên mang lại cho nhóm và cách thức mà đặc điểm đó có thể giúp ích cho sự cộng tác.

Các vai trò trong một nơi làm việc cộng tác cung cấp cấu trúc khi hai hoặc nhiều nhóm bắt đầu làm việc cùng nhau.

Một lợi ích khác của việc giao vai trò là khả năng cung cấp người cố vấn cho những nhân viên mới. Khi nhân viên được chỉ định những người để nhờ giúp đỡ, họ có nhiều khả năng cộng tác và đặt câu hỏi hơn.

5. Thiết lập mục tiêu
Khi bạn thiết lập mục tiêu, mọi người đều nhận thức được kỳ vọng và chia sẻ cùng một mục tiêu. Thiết lập mục tiêu cũng giúp bạn quản lý các nhiệm vụ cá nhân và tập thể vì dễ theo dõi tiến độ hơn.
Khi một công ty đã đặt ra mục tiêu, nhân viên có nhiều khả năng đánh giá tiến độ của họ và chịu trách nhiệm với nhau hơn.
Mục tiêu đóng vai trò là động lực tuyệt vời và giúp các thành viên trong nhóm hình dung tương lai công việc của họ.
Hãy cân nhắc việc cung cấp thời gian để nhân viên có thể tập hợp lại để tạo ra mục tiêu cho nhóm và cho chính họ.
Mục tiêu trong một nơi làm việc hợp tác tạo ra một môi trường khuyến khích, nơi nhân viên chia sẻ nguyện vọng của mình và lập kế hoạch để đạt được chúng.

6. Tạo quy tắc
Các quy tắc cơ bản do nhân viên tạo ra có thể giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với một nhóm khác. Mặc dù doanh nghiệp có thể có một bộ quy tắc hướng dẫn toàn bộ tổ chức, các nhóm có thể tạo ra các hướng dẫn để tuân theo khi làm việc giữa các phòng ban.

Các quy tắc nhóm này có thể bao gồm cách thức và thời điểm giao tiếp, nơi nộp tài liệu và tần suất họ họp. Với các hướng dẫn này, các thành viên trong nhóm có các kênh phù hợp để tuân theo.

7. Đặt ra kỳ vọng
Khi bạn truyền đạt kỳ vọng, bạn xác định mức độ hiệu suất và kết quả mà bạn yêu cầu. Do đó, nhân viên có ý tưởng tốt hơn về các yêu cầu của họ và cách đáp ứng các tiêu chuẩn.

Kỳ vọng chủ yếu tập trung vào việc nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao như thế nào và họ cải thiện như thế nào.

Hãy cân nhắc việc thiết lập các kỳ vọng này với những nhân viên khác trong vai trò quản lý để mỗi nhóm có cùng các tiêu chuẩn.

Khi các nhà lãnh đạo phòng ban làm việc cùng nhau, họ có thể làm mẫu cách cộng tác tốt nhất giữa các nhóm từ các phòng ban khác nhau.

8. Giao lưu bên ngoài nơi làm việc
Một cách hiệu quả để khuyến khích sự hợp tác là tạo cơ hội cho nhân viên từ các nhóm khác nhau giao lưu bên ngoài nơi làm việc.

Ví dụ, hãy cân nhắc việc thiết lập các sự kiện vào cuối tuần làm việc để nhân viên tham dự. Nếu không gian và tiền bạc cho phép, hãy khuyến khích nhân viên mang theo một người bạn đời hoặc một người bạn. Môi trường này cho phép nhân viên chia sẻ một số cuộc sống cá nhân của họ cũng như thảo luận các chủ đề không liên quan đến công việc.

Điều này đặc biệt hữu ích khi hai nhóm ít khi chồng chéo nhau trong văn phòng hoặc nơi làm việc.

Nếu công ty của bạn không thể họp trực tiếp, hãy cân nhắc lên lịch cuộc gọi video cho toàn bộ nhóm tham gia. Trong cuộc gọi video này, hãy để nhân viên giao lưu và chia sẻ một chút về bản thân. Đây là cách tuyệt vời để thúc đẩy kết nối nhằm tạo nền tảng cho sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm.

9. Cùng nhau động não
Tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm bằng cách dành thời gian cho nhân viên cùng nhau động não. Động não là một phương pháp hữu ích để tạo ra ý tưởng trong một nhóm lớn và khuyến khích sự đổi mới.

Khi kết hợp động não, một công ty áp dụng quan điểm đa dạng của nhiều nhân viên. Do đó, việc tìm ra giải pháp cho một vấn đề của công ty dễ quản lý và thú vị hơn.

Một số cách tiếp cận để động não bao gồm tạo dàn ý và liệt kê các từ khóa cho giai đoạn đầu của dự án. Sử dụng các công cụ và vật dụng bổ sung, chẳng hạn như bảng trắng hoặc thẻ ghi chú, để làm cho quá trình này thú vị hơn. Khuyến khích nhân viên chuẩn bị sẵn ý tưởng và đề xuất.

10. Soạn thảo tuyên bố sứ mệnh của dự án
Khi nhiều nhóm cùng làm việc trong một dự án, họ có thể hưởng lợi từ việc soạn thảo một tuyên bố sứ mệnh dự án.

Tuyên bố sứ mệnh là một cách tuyệt vời để thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên vì nó tác động trực tiếp đến dự án.

Tuyên bố sứ mệnh có thể gắn kết nhân viên từ các nhóm khác nhau bằng cách tạo ra một ý tưởng chung về những gì họ muốn đạt được và lý do tại sao.

Điều này cũng giúp các nhóm hiểu lý do tại sao họ làm việc cùng nhau trong một dự án.