09 CÁCH NUÔI DƯỠNG NHÂN VIÊN CHỦ ĐỘNG

Hầu hết mọi người đều muốn chủ động hơn trong cuộc sống - cho dù đó là công việc, trong các mối quan hệ hay vấn đề sức khỏe của họ. Nhưng nhiều người sẽ nói với bạn rằng thật khó để áp dụng điều này vào thực tế.

Với sự gia tăng của số lượng nhân viên làm việc từ xa, những người lao động chủ động và năng suất tổng thể của nhân viên đã trở thành một mối lo ngại. Nhưng với ít sự xao lãng, nghỉ giải lao và những ngày nghỉ ốm ở văn phòng vốn từng là một phần trong ngày làm việc bình thường của nhân viên văn phòng, một số công ty nhận thấy rằng năng suất thực sự đã tăng lên.

Một nhân viên chủ động là một nhân viên có suy nghĩ trước. Khi có vấn đề phát sinh, người chủ động tìm kiếm giải pháp ngay lập tức thay vì chờ đợi sự chỉ đạo. Họ luôn phấn đấu để đạt được kết quả tốt nhất có thể và dành nhiều suy nghĩ và nỗ lực hơn cho mỗi nhiệm vụ họ hoàn thành. Nếu họ có thời gian ngừng hoạt động, nhân viên chủ động sẽ tìm kiếm thêm cơ hội để sử dụng kiến thức và kỹ năng của mình để mang lại lợi ích cho tổ chức.

Đặc điểm của nhân viên chủ động

Tư duy cầu tiến: Một nhân viên chủ động lên kế hoạch trước. Họ luôn nghĩ về những gì họ có thể làm để mọi việc diễn ra suôn sẻ, chẳng hạn như lập danh sách việc cần làm hoặc dành vài phút vào cuối mỗi ngày để sắp xếp mọi việc cho sáng hôm sau.
Độc lập: Nhân viên chủ động có tính độc lập cao. Họ hoàn thành nhiệm vụ được giao, giúp đỡ đồng nghiệp và tìm kiếm các cơ hội khác để sử dụng kỹ năng của mình mà không cần bất kỳ sự quản lý vi mô nào.
Định hướng hành động: Nhân viên chủ động tránh sự trì hoãn. Thay vì đợi đến phút cuối cùng, họ bắt đầu nhiệm vụ mới ngay lập tức và thường kết thúc công việc sớm.
Gắn kết: Một nhân viên chủ động cảm thấy có mối liên hệ chặt chẽ với tổ chức và công việc họ làm. Họ cố gắng đạt được mục tiêu của công ty và vui vẻ giúp đỡ đồng nghiệp khi cần thiết.
Định hướng chi tiết: Một nhân viên định hướng chi tiết sẽ chú ý đến mọi thứ. Họ thường nhận ra lỗi trước khi người khác phát hiện, ngăn chặn những lỗi nhỏ biến thành vấn đề lớn.
Có đầy đủ thông tin: Những nhân viên chủ động hiểu vai trò của họ ảnh hưởng như thế nào đến những người khác trong nhóm. Họ cũng suy nghĩ cẩn thận về các vấn đề kinh doanh và theo đuổi các giải pháp có thể mang lại lợi ích cho tổ chức.
Động lực nội tại: Một nhân viên chủ động có xu hướng có động lực nội tại cao. Thay vì tìm kiếm sự xác nhận từ bên ngoài, họ thúc đẩy bản thân bằng cách đặt ra mục tiêu và cảm thấy hài lòng khi hoàn thành tốt công việc.
Kịp thời: Kiểu nhân viên này nhanh chóng giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc. Họ cũng có mặt để làm việc đúng giờ và trả lời email nhanh chóng, đảm bảo đồng nghiệp có thông tin họ cần để tiếp tục thực hiện các dự án quan trọng.

Lợi ích của nơi làm việc chủ động
Nhân viên chủ động là những người có động lực, sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và tìm kiếm cơ hội. Khi mọi người cảm thấy được tin tưởng và hỗ trợ trong công việc, điều đó không chỉ mang lại kết quả mà còn dẫn đến sự gắn kết và năng suất tăng lên.

Khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc sẽ mang lại lợi ích cho mọi người và doanh nghiệp của bạn. Nhân viên chủ động có thể dẫn đến năng suất và hiệu quả cao hơn. Nghiên cứu cho thấy rằng, “Tính chủ động thúc đẩy hiệu suất và sự đổi mới của các nhóm và tổ chức, đồng thời nâng cao phúc lợi và sự nghiệp của các cá nhân. Khi các cá nhân chủ động, họ sẽ sử dụng sáng kiến của mình trong công việc để mang lại một tương lai tốt đẹp hơn.”

9 cách nhà quản lý có thể thúc đẩy nhân viên chủ động

Hành vi chủ động bắt đầu với việc quản lý hiệu quả. Nhiệm vụ của người quản lý là tạo ra quan điểm tích cực và đảm bảo nhân viên có các công cụ và hỗ trợ cần thiết để họ chủ động. Có nhiều cách để truyền cảm hứng cho hành vi chủ động, nhưng đây là một số cách hiệu quả nhất.

1. Tạo dựng văn hóa tin cậy và trao quyền

Khi mọi người cảm thấy tự chủ và được trao quyền tự do sáng tạo tại nơi làm việc, điều đó sẽ dẫn đến văn hóa tin cậy và trao quyền. Trao cho nhân viên quyền tự do quyết định cách thức và thời điểm thực hiện từng nhiệm vụ và bạn sẽ thấy sự hài lòng trong công việc cũng như năng suất tăng lên. Hãy cho họ cơ hội đưa ra những ý tưởng độc đáo và hành động theo chúng, họ sẽ cảm nhận được năng lực và sự gắn kết ngày càng tăng cũng như tham gia vào tư duy chủ động hơn.

Hãy nhớ đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ bất cứ khi nào cần thiết để giúp nhân viên có trách nhiệm hơn và tự tin hơn vào kỹ năng ra quyết định của mình. Nếu ai đó đề xuất một giải pháp tuyệt vời, hãy yêu cầu họ thực hiện nó - và đảm bảo ghi nhận những nỗ lực của họ, bất kể thành công hay thất bại. Mức độ hỗ trợ phù hợp giúp nhân viên phát triển khả năng, tăng tính độc lập và cuối cùng là trở nên chủ động hơn. Nó cũng góp phần xây dựng văn hóa tin cậy giữa nhân viên và người quản lý của họ.

2. Nhắc nhở nhân viên trước những thử thách

Ở một số tổ chức, sự gắn kết giảm sút vì những nhân viên có thành tích cao không còn cảm thấy bị thách thức bởi công việc của họ. Một khi họ nắm vững nhiệm vụ công việc của mình, họ sẽ mất đi cơ hội phát triển các kỹ năng mới hoặc thực hiện các dự án thú vị. Để tăng sự gắn kết và khuyến khích hành vi chủ động, hãy thử thách nhân viên thường xuyên nhất có thể. Bạn không muốn khiến họ quá tải với công việc, chỉ cần thử thách họ vừa đủ để mang lại sự kích thích tinh thần và tăng sự gắn kết. Những thách thức này củng cố những hành vi tích cực và giúp nhân viên thành công phát triển các kỹ năng mới.

Hãy nghĩ về một vấn đề quan trọng trong công ty của bạn - có thể đó là giảm chi phí chăm sóc sức khỏe hoặc tăng doanh thu. Thay vì động não tìm ý tưởng trong phòng họp, hãy mở cửa cho nhân viên thông qua Thử thách ý tưởng. Hãy minh bạch về vấn đề và giải thích những gì cần đạt được. Khen thưởng năm ý tưởng hàng đầu, triển khai ý tưởng tốt nhất và ghi nhận những ý tưởng lọt vào vòng chung kết bằng cách chia sẻ với lãnh đạo hoặc thông qua giao tiếp với toàn bộ công ty.

3. Khuyến khích sự linh hoạt và sức khỏe

Cung cấp mức độ linh hoạt cao giúp nhân viên duy trì sức khỏe, giúp họ dễ dàng làm việc hiệu quả hơn. Nếu nhân viên bị kiệt sức, họ sẽ ít chủ động hơn, điều này có thể cản trở khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Thúc đẩy sự linh hoạt và sức khỏe là điều cần thiết để giúp nhân viên đạt được sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống và tránh tình trạng thiếu gắn kết liên quan đến tình trạng kiệt sức.

Lịch làm việc linh hoạt đặc biệt có tác động đến việc cải thiện sức khỏe. Thành thật mà nói - bạn có thể cố gắng giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách tổ chức một hoạt động nào đó như hội thảo về quản lý thời gian, nhưng điều mà hầu hết nhân viên cần chỉ đơn giản là nhiều thời gian hơn mà thôi . Đặc biệt là hiện nay, thời gian làm việc từ 9 đến 5 ngày có thể không phải là thời gian tối ưu cho tất cả mọi người và một số người làm việc ở nhà hiệu quả hơn. Khi bạn tập trung vào kết quả và trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách họ cần, sự tin tưởng và tự do đó sẽ cho phép họ chủ động hơn nhiều trong công việc.

Những nhân viên khỏe mạnh luôn gắn kết, làm việc hiệu quả — và vâng, chủ động. Nhưng điều đó có nghĩa là phải chủ động khi nói đến sức khỏe của họ. Khi nhân viên cảm thấy họ có hạnh phúc cao hơn, họ sẽ có nhiều khả năng tham gia vào công việc hơn và cảm thấy được tổ chức hỗ trợ. Từ làm gương cho đến nghỉ ngơi chánh niệm, những lời khuyên này có thể giúp bạn khuyến khích tinh thần thoải mái ở nơi làm việc.

4. Thực hiện chính sách “Chỉ giải pháp”

Chủ động là thói quen số 1 trong cuốn sách bán chạy nhất quốc tế của Steven Covey, Bảy thói quen của người thành đạt. Theo cách nói của Covey, điều đó có nghĩa là chịu trách nhiệm và có tư duy giải pháp. Để khuyến khích nhân viên chủ động, hãy thực hiện chính sách “chỉ giải pháp”. Phàn nàn về công việc và nộp đơn khiếu nại chính thức có thể giúp nhân viên trút bỏ nỗi thất vọng nhưng lại không làm việc hiệu quả hoặc chủ động.

Ngay cả khi một nhân viên không biết giải pháp chính xác cho một vấn đề, họ vẫn nên sẵn sàng thảo luận vấn đề đó với các thành viên khác trong nhóm và đóng vai trò tích cực trong quá trình động não. Chủ động tránh giải quyết vấn đề đi ngược lại toàn bộ khái niệm chủ động, vì vậy chính sách “chỉ giải pháp” là một cách hiệu quả để khuyến khích tư duy chủ động.

5. Khen thưởng những hành vi chủ động

Nhân viên quan sát người quản lý của họ một cách cẩn thận để xem loại hành vi nào được khen thưởng và loại hành vi nào không được khuyến khích. Nếu muốn nhân viên lặp lại những hành vi cụ thể, bạn cần khen thưởng những hành vi đó một cách tương ứng. Sự công nhận có tác dụng lâu dài trong việc thúc đẩy nhân viên chủ động. Khi bạn khuyến khích mọi người tiếp tục nỗ lực hết mình và tiếp tục thực hiện các hành vi lành mạnh trong và ngoài nơi làm việc, nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền.

Bạn cũng không cần phải chi nhiều tiền để khen thưởng nhân viên vì những hành vi mong muốn. Bạn có thể chỉ cần kêu gọi sự chú ý đến chiến thắng của nhóm và ăn mừng thành tích của mỗi thành viên trong nhóm. Nếu bạn muốn làm điều gì đó trang trọng hơn, hãy tổ chức bữa trưa vinh danh nhân viên hoặc in giấy chứng nhận thành tích để nhân viên treo ở khu vực làm việc của họ.

6. Luôn hỗ trợ và khuyến khích

Công nhận nhân viên không phải là cách duy nhất để khuyến khích hành vi chủ động. Bạn cũng có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm bằng cách liên tục hỗ trợ và khuyến khích. Nhận được sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc người giám sát là một chặng đường dài, nhưng việc tiếp cận các loại hình hỗ trợ chính thức hơn, chẳng hạn như các chương trình hỗ trợ nhân viên, cơ hội đào tạo và chính sách nhân sự hiệu quả cũng vậy.

Ngay cả khi nhân viên mắc sai lầm hoặc không đạt được kỳ vọng, hãy cho họ cơ hội để cải thiện và hỗ trợ họ thông qua quá trình phát triển nghề nghiệp. Nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền nhiều hơn để tự lập nếu họ cảm thấy an toàn trong công việc và tin rằng người quản lý của họ cung cấp mức hỗ trợ phù hợp. Với sự hỗ trợ liên tục này, họ có nhiều khả năng thử những điều mới hoặc đóng vai trò tích cực trong việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề kinh doanh phức tạp.

7. Truyền đạt những mong đợi một cách rõ ràng và trực tiếp

Thật không công bằng khi mong đợi các thành viên trong nhóm đọc được suy nghĩ của bạn hoặc đoán xem bạn muốn họ làm gì. Thẳng thắn nói lên những mong đợi của bạn và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng khi cần thiết sẽ cho phép nhân viên điều chỉnh hành vi của họ và chủ động hơn. Đảm bảo mong đợi của bạn cụ thể, thực tế và phù hợp với vai trò của từng nhân viên trong công ty.

Nếu nhân viên không thể hiện hành vi chủ động mà bạn mong đợi, hãy ngồi xuống và trò chuyện trực tiếp. Giải thích rằng nhân viên có tất cả kiến thức và kỹ năng cần thiết để giải quyết vấn đề mà không cần nhiều sự giám sát thực tế. Ngoài những cuộc trò chuyện này, hãy đảm bảo rằng bạn đang đóng vai trò là một hình mẫu tốt cho nhân viên. Thật khó để phát triển các hành vi chủ động nếu người quản lý của bạn thường xuyên đi làm muộn, thường xuyên trễ thời hạn hoặc không có kế hoạch trước.

8. Ưu tiên phát triển chuyên môn cho nhân viên

Khuyến khích nhân viên đặt mục tiêu là một trong những cách tốt nhất để thúc đẩy hành vi chủ động tại nơi làm việc. Đó là lý do tại sao việc hỗ trợ nhân viên thiết lập và đạt được mục tiêu của riêng họ lại rất quan trọng. Khi một nhân viên đến gặp bạn để hỏi một câu hỏi, hãy xem đó là cơ hội để phát triển. Thay vì đưa ra câu trả lời và đuổi nhân viên đi, hãy yêu cầu họ tự suy nghĩ kỹ lưỡng. Theo thời gian, nhân viên sẽ có thói quen thử các giải pháp của riêng mình trước khi tìm đến sự giúp đỡ để giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Khuyến khích tư duy độc lập cũng mang lại cho nhân viên cơ hội học hỏi các kỹ năng mới. Nếu bạn áp dụng phương pháp quản lý này, nhân viên sẽ đánh giá cao những nỗ lực của bạn trong việc giúp họ phát triển. Họ cũng sẽ cảm thấy được khuyến khích để chủ động hơn. Chỉ cần cẩn thận để không tham gia vào việc quản lý vi mô. Nếu nhân viên tin rằng bạn không tin tưởng họ hoặc không tin tưởng vào kỹ năng của họ, họ có thể sẽ kém chủ động hơn, điều này trái ngược với những gì bạn mong muốn.

9. Dẫn dắt bằng ví dụ

Như đã lưu ý trước đó, điều quan trọng là phải làm gương. Nhiều nhân viên tìm đến người quản lý của họ để tìm những gợi ý về cách cư xử trong các tình huống chuyên nghiệp. Nếu bạn không thực hiện hành vi chủ động, các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu tin rằng công ty của bạn không coi trọng tư duy chủ động. Đến nơi làm việc đúng giờ, lập kế hoạch trước cho các dự án trong tương lai và thể hiện mức độ gắn kết cao là những cách tốt để làm gương cho hành vi phù hợp.

Điều quan trọng nữa là duy trì thái độ tích cực. Thay vì phàn nàn về công việc hoặc đổ lỗi cho các bộ phận khác về các vấn đề liên quan đến công việc, hãy áp dụng cách tiếp cận “chỉ giải pháp”. Phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong nhóm để xác định các giải pháp khả thi và triển khai chúng trong toàn công ty. Trở thành một thành viên giỏi trong nhóm sẽ cho nhân viên thấy những gì bạn mong đợi ở họ và truyền đạt rằng bạn cũng sẵn sàng chủ động.