06 CHIẾN LƯỢC HÀNG ĐẦU CẢI THIỆN HIỆU SUẤT NHÂN VIÊN

Sự sụt giảm hiệu suất làm việc của nhân viên có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, ảnh hưởng đến cả sự hài lòng trong công việc và thành công chung. 

Hãy hình dung thế này: Các thành viên trong nhóm phải đảm nhiệm thêm khối lượng công việc để bù đắp cho những người làm việc kém, dẫn đến kiệt sức và chất lượng công việc kém. Các nhà quản lý dựa vào các chiến lược không hiệu quả như quản lý vi mô và chu kỳ này cứ tiếp tục.

Nhưng có tin tốt. Người quản lý có nhiều cách để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và duy trì sự gắn kết cũng như sự hài lòng trong công việc.

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những chiến lược này.


Nguyên nhân khiến nhân viên làm việc kém
Hiệu suất làm việc kém của nhân viên có thể là kết quả của một số vấn đề, bao gồm:

• Mục tiêu xa vời,

• Mục tiêu mơ hồ,

• Quá tải công việc và nhiều vấn đề khác.

Trong khi một số người có thể cho rằng hiệu suất làm việc kém là do sự cẩu thả hoặc bất lực, nhưng sự thật thường khác.

Nhiệm vụ của người lãnh đạo là giữ chân và phát triển những nhân tài hàng đầu, điều này chỉ có thể thực hiện được khi nhân viên tập trung hơn.

Thông thường, nhân viên cần thêm một chút hỗ trợ và hướng dẫn từ cấp trên để có một ngày làm việc tốt. Điều này nhấn mạnh vai trò quan trọng của người quản lý trong việc trao quyền cho các nhóm và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm.

Sau đây là một số chiến lược bạn có thể sử dụng để thực hiện điều đó.

#1 Đặt ra kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng
Với những kỳ vọng không rõ ràng, chúng ta thường cảm thấy mình không có nhiều ảnh hưởng đến kết quả công việc.

Chẳng bao lâu sau, sự thống nhất mục tiêu với các mục tiêu của tổ chức sẽ không còn nữa và mức tối thiểu trở thành tiêu chuẩn.

Đây là một viễn cảnh đáng sợ, nhưng bạn có thể tránh được bằng cách đặt ra những mục tiêu rõ ràng giúp mọi người hiểu sâu hơn về vai trò của mình và tầm nhìn chung của doanh nghiệp.

Khi phân công nhiệm vụ, bạn nên thảo luận về mục tiêu cuối cùng của dự án và cách mỗi nhân viên được kỳ vọng sẽ đóng góp. Bạn cũng có thể đề cập đến cách các nhiệm vụ được kết nối với nhau và khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm của bạn.

Đừng quên nhắc nhở nhân viên rằng bạn luôn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện. Trong trường hợp gặp trở ngại, sự can thiệp hoặc đóng góp của bạn có thể trấn an nhân viên rằng luôn có sự trợ giúp khi họ cần.

Tất nhiên, nếu bạn đặt ra những mục tiêu không thực tế, mọi người sẽ chỉ loay hoay trong bóng tối, vật lộn để đạt được chúng.

Vì lý do này, trước khi xác định mục tiêu , hãy suy nghĩ về những câu hỏi sau:

• Nhiệm vụ nào là cấp bách nhất?

• Cần có những kỹ năng gì để hoàn thành nó?

• Thời hạn hợp lý là gì?

Các câu trả lời sẽ giúp bạn đặt ra mục tiêu thực tế cho nhóm và giảm bớt áp lực cho nhân viên.

#2 Thiết lập phản hồi và giao tiếp thường xuyên
Sau khi nhóm của bạn phát triển được tư duy hướng tới mục tiêu, bạn cần cho họ biết tiến độ thực hiện để đáp ứng kỳ vọng.

Phản hồi là tương tác cho và nhận. Trong khi bạn phải thường xuyên kiểm tra nhân viên, họ nên nói về mức độ hỗ trợ mà họ cảm thấy. Loại thông tin này có thể làm sáng tỏ những gì bạn có thể làm để hướng dẫn nhóm của mình tốt hơn.

Ngoài việc thảo luận về các lĩnh vực cần cải thiện, bạn cũng có thể đề cập đến những việc tốt mà nhân viên của bạn đã làm. Cách tiếp cận này củng cố sứ mệnh của bạn là cải thiện hiệu suất của nhân viên mà không tạo ra căng thẳng không cần thiết.

Tuy nhiên, việc kiểm tra có thể là một thách thức, đặc biệt là nếu bạn đang quản lý một nhóm kết hợp hoặc làm việc từ xa. Hơn nữa, việc lên lịch họp trực tiếp với từng thành viên trong nhóm có thể tốn thời gian khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và tuyển dụng nhân viên mới.

Trong những trường hợp như vậy, ứng dụng giao tiếp kinh doanh là giải pháp tiện dụng.

Ngay cả tin nhắn trực tiếp cũng là cơ hội tuyệt vời để phản hồi mang tính xây dựng. Bạn có thể gửi đánh giá nhiệm vụ hoặc yêu cầu nhân viên cung cấp thêm thông tin chi tiết. Tin nhắn trực tiếp hữu ích vì nhân viên không phải lúc nào cũng phải trả lời bằng các bức tường văn bản — một cách tiết kiệm thời gian khi bạn đang ở giữa một dự án. 

Vòng phản hồi giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm khi có đủ sự linh hoạt, vì vậy việc thiết lập nhiều tùy chọn giao tiếp là điều bắt buộc.

#3 Đầu tư vào các cơ hội đào tạo và phát triển
Bạn có biết rằng 75% các tổ chức tuyến đầu báo cáo gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian để nhân viên hoàn thành khóa đào tạo không?

Đó là điểm khó khăn đối với nhiều ngành, đặc biệt là đối với các tổ chức kết hợp. Khi nhân viên có lịch trình riêng, việc tập hợp trong một phòng để làm việc nhằm cải thiện hiệu suất có thể liên tục bị trì hoãn.

Chưa kể, nếu bạn thuê một chuyên gia bên ngoài tổ chức của mình, bạn cũng sẽ phải sắp xếp theo lịch trình của họ.

Với những vấn đề này, không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp thường không cung cấp đủ cơ hội đào tạo và phát triển. Đây là một sai lầm nghiêm trọng, vì đào tạo ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc. Khi được cung cấp thông tin có liên quan, nhân viên sẽ tự tin hơn vào vai trò của mình và thích nghi hơn khi đối mặt với những thách thức trong tương lai.

#4 Cung cấp sự công nhận và phần thưởng
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc cung cấp các ưu đãi như gói phúc lợi và phần thưởng là phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh là hiệu quả để cải thiện hiệu suất.

Trong khi tiền thưởng cuối năm là một điểm nhấn tốt đẹp và truyền cảm hứng cho nhân viên để họ có thể đảm nhiệm, bạn có thể ghi nhận và khen ngợi quanh năm. Điều này sẽ giúp duy trì tinh thần làm việc.

Ví dụ, một tin nhắn trực tiếp khen ngợi nhân viên có thể là động lực để họ tiếp tục cố gắng hơn nữa.

Tương tự như vậy, cả kênh riêng tư và công khai đều cho phép bạn công khai ghi nhận những nỗ lực của nhân viên.

#5 Tạo ra (và duy trì) một văn hóa hỗ trợ nơi làm việc
Một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy hài lòng và được coi trọng có thể góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Chưa kể, một nền văn hóa mạnh mẽ còn:

• Cải thiện khả năng lưu giữ

• Tăng cường sự an toàn về mặt tâm lý

Do đó, với tư cách là người lãnh đạo hoặc quản lý, điều quan trọng là phải tạo ra một nền văn hóa mạnh mẽ thể hiện sự tôn trọng đầy đủ đối với các thành viên trong nhóm.

Bước đầu tiên là ưu tiên các nỗ lực chuyển hướng, công bằng và hòa nhập (DEI). Dữ liệu của McKinsey về tính đa dạng chỉ ra rằng các nhóm đa dạng hơn vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh 36% về lợi nhuận.

Tuy nhiên, một môi trường hỗ trợ và hợp tác sẽ sụp đổ nếu không có giao tiếp. Để đảm bảo lòng tin và mối quan hệ không bị ảnh hưởng, các nhà quản lý có thể tổ chức các buổi hỏi đáp hàng tuần trên các kênh công khai, khuyến khích mọi người chia sẻ suy nghĩ của mình. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng phản ứng biểu tượng cảm xúc để chỉ ra câu hỏi nào họ muốn được trả lời trước.

Tất nhiên, một nền văn hóa hỗ trợ sẽ thúc đẩy nhân viên ưu tiên cân bằng giữa công việc và cuộc sống và nghỉ ngơi khi hết giờ làm việc.

Văn hóa nơi làm việc của chúng ta không bao giờ nên gây áp lực buộc chúng ta phải liên tục và có nguy cơ kiệt sức.

#6 Sử dụng số liệu để theo dõi và quản lý hiệu suất
Nếu không có số liệu thống kê xác định, người quản lý có thể dựa vào kiến ​​thức để đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Khi không có thang đo để đo lường chất lượng đầu ra, việc giám sát quá mức sẽ xảy ra. Người quản lý thường xuyên gọi điện hoặc nhắn tin cho nhóm của mình để theo dõi mọi động thái của họ — không phải là điều kiện lý tưởng để  làm việc tốt nhất.

Thật dễ dàng để tưởng tượng ra sự kết hợp giữa sự giám sát quá mức và định kiến ​​về vị trí, khi nhân viên tại chỗ được khen thưởng chỉ vì họ dành nhiều thời gian gặp mặt trực tiếp hơn với cấp trên.

May mắn thay, các số liệu đo lường sự cộng tác như chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể giúp chúng ta chấm dứt tình trạng quản lý vi mô không cần thiết.

KPI có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp vì chúng phụ thuộc vào cơ sở khách hàng và mục tiêu của tổ chức.

Tuy nhiên, điều quan trọng là:

• Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu các KPI và cách chúng liên quan đến vai trò của họ,

• Bạn xem xét lại và thay đổi các KPI để theo kịp sự tăng trưởng của doanh nghiệp

• Bạn không nên đặt quá nhiều KPI

Với các số liệu này, người quản lý có thể phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất của nhân viên và đánh giá kết quả.

Bạn có thể sử dụng dữ liệu để đo lường và giải thích:

• Chất lượng công việc,

• Năng suất,

• Khả năng thích nghi,

• Đạt được mục tiêu,

• Quản lý thời gian và nhiều hơn nữa.  

Bạn sẽ không chỉ có được bức tranh rõ nét về hiệu suất của tổ chức và nhân viên mà còn biết được nhóm của bạn cần thêm nguồn lực và hỗ trợ ở những lĩnh vực nào.