03 BƯỚC CHÍNH CỦA THAY ĐỔI THÀNH CÔNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Thay đổi là một trong những điều khó khăn nhất để thực hiện trong một tổ chức, và thay đổi cấu trúc tổ chức là một trong những loại khó khăn nhất để đạt được thành công.

Thay đổi thường là kết quả của các cơ hội mới, cập nhật nhân sự chủ chốt từ quản lý cấp cao đến lãnh đạo và nhu cầu thúc đẩy thay đổi văn hóa hoặc trách nhiệm giải trình. Việc thay đổi cấu trúc của một tổ chức đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, nhưng nó có thể chứng minh là động lực lớn nhất của thành công.

Sau đây là 03 bước chính của quá trình thay đổi tổ chức:

1. Hiểu rõ các vấn đề và mục tiêu hiện tại

Khi lập kế hoạch thay đổi, bạn phải hiểu đầy đủ các vấn đề hiện tại và các giải pháp dự kiến của mình. Bước này rất quan trọng đối với sự thành công của chính sự thay đổi, nhưng nó cũng cho phép bạn truyền đạt thành công lý do thay đổi của mình trong bước tiếp theo.

Mọi tổ chức đều trải qua sự thay đổi. Những gì trước đây hiệu quả với một tổ chức có thể không còn hiệu quả nữa. Nhưng làm thế nào để bạn xác định vấn đề và tìm ra giải pháp?

Bước đầu tiên thường là kiểm tra các KPI của tổ chức. Nếu tổ chức không đạt được các KPI của mình, tại sao? Hãy hỏi ý kiến của nhân viên trong tổ chức về những gì đang hiệu quả và những gì không hiệu quả, bằng cách thảo luận nhóm nhỏ và khảo sát. Khi bạn xác định được điểm yếu trong cấu trúc hiện tại của mình, sau đó bạn có thể biến chúng thành mục tiêu cho tổ chức trong tương lai.

Thay đổi tổ chức về mặt cấu trúc thường hướng đến mục tiêu đạt được trách nhiệm lớn hơn cho thành công, tập trung hơn và phân chia trách nhiệm nhiệm vụ — cho thành công trên phạm vi rộng hơn của các nhà lãnh đạo. Một kết quả bạn có thể tìm kiếm là tuân thủ các số liệu tổ chức thực hành tốt nhất. Nếu đúng như vậy, hãy đảm bảo bạn đang ghi chép các số liệu đó, triết lý đằng sau chúng và trạng thái cuối mong muốn. Đây sẽ là những hướng dẫn quan trọng khi bạn lập kế hoạch và truyền đạt thay đổi tổ chức.

2. Lập kế hoạch, Thiết kế và Truyền đạt

Bước tiếp theo là lập kế hoạch thay đổi. Trong bước này, lời khuyên là bạn nên sử dụng phương pháp “hộp trắng” cho thiết kế tổ chức đầu tiên của mình. Bỏ qua những người bạn hiện có, cấu trúc tổ chức tốt nhất sẽ như thế nào để giải quyết các vấn đề bạn đã xác định trong các bước đầu tiên? Bạn sẽ thiết kế tổ chức như thế nào để đáp ứng các số liệu? Bằng cách bắt đầu mà chưa có sự can thiệp của con người, bạn có thể tạo ra cấu trúc lý tưởng đáp ứng được kết quả mong muốn của mình — một điểm khởi đầu tốt.

Từ đội ngũ nhân viên hiện tại của bạn, bạn có thể đưa vào các vai trò lãnh đạo chủ chốt và những cá nhân đóng góp chủ chốt không?
Bạn có chỗ trống ở đâu?
Bạn có nhân viên nào có thể lấp đầy những chỗ trống đó không?
Có những nơi nào bạn cần liên hệ bên ngoài tổ chức của mình để tuyển dụng không?

Tại thời điểm này, có thể bạn đang xem xét một nửa hoặc hầu hết là cơ cấu đã được lấp đầy, nhưng bạn cũng có một số người không hoàn toàn phù hợp. Đây là lúc những quyết định khó khăn xuất hiện.

Đối với mỗi cấu trúc phụ mà bạn đã tạo, điều gì dẫn đến vấn đề? Bạn sẽ thực hiện những thay đổi nào đối với cấu trúc "lý tưởng" của mình để phù hợp hơn với nhiều nhân viên hiện tại của bạn?

Không có câu trả lời đúng 100% nào ở giai đoạn này. Cuối cùng, bạn sẽ có thể điền vào hầu hết biểu đồ tổ chức mà không cần quá nhiều quyết định thỏa hiệp và bạn sẽ có một số thành viên nhóm không có vai trò.

Hãy dành thời gian để đánh giá biểu đồ cuối cùng của bạn.

Nó có hoàn thành các mục tiêu bạn đã đặt ra trước đó trong quy trình không?
Nó có giải quyết được các vấn đề bạn đã xác định không?
Nó có đáp ứng các số liệu tổ chức mà bạn đang tìm cách đạt được không?

Nếu có, thì bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, thì hãy quay lại bảng vẽ với một cách tiếp cận khác.

Bây giờ bạn đã thiết kế một cấu trúc mới, bạn cần bắt đầu truyền đạt nó. Hãy làm cho đường dẫn nói chuyện của mình nhất quán cho mỗi cuộc trò chuyện.

Hãy bắt đầu bằng thực tế là chúng tôi đang tạo ra sự thay đổi; chúng tôi giải thích lý do tại sao và những gì chúng tôi sẽ yêu cầu người này làm như một phần của sự thay đổi.

Chúng ta sẽ bắt đầu với những nhà lãnh đạo cao nhất có vai trò tiến triển và đảm bảo họ đồng tình với quy trình. Hãy đích thân truyền đạt đến hai cấp cao nhất của tổ chức, vì vậy có được sự đồng thuận và bình luận của họ để tinh chỉnh các hành động tiếp theo.

Phần cuối cùng là giao tiếp rộng rãi. Trước khi bạn có thể giao tiếp rộng rãi, bạn cần tạo ra một “shot clock”.

Shot clock là các cuộc trò chuyện trước khi giao tiếp cần phải có trước bất kỳ thông báo rộng rãi nào cùng với thời gian. Bạn nên đảm bảo rằng bất kỳ cá nhân nào có người quản lý mới hoặc thay đổi phạm vi hoặc sứ mệnh đều được thông báo trước. Đây cũng là thời điểm bạn có thể thảo luận với những cá nhân không còn phù hợp với tổ chức nữa. Sau khi giao tiếp shot clock của bạn hoàn tất, bạn có thể giao tiếp rộng rãi.

Chúng ta thấy rằng thông báo lớn hơn trong cuộc họp, tiếp theo là thông tin liên lạc qua email, là cách tốt nhất để đảm bảo mọi người đều nghe cùng một thông điệp.
Bạn phải truyền đạt mục tiêu của tổ chức, thông tin chi tiết về dữ liệu cần thay đổi, những thay đổi bạn đang thực hiện và các phép đo để xác định xem thay đổi có thành công hay không.

3. Đảm bảo sự thay đổi thành công

Là một nhà lãnh đạo, bạn sẽ không thể bỏ đi; bạn cần đảm bảo mục tiêu của mình đã đạt được. Điều này có nghĩa là làm việc với và trao quyền cho các nhà quản lý của bạn để họ thành công trong vai trò mới của họ.

Điều này sẽ mất thêm thời gian để giúp họ vượt qua quá trình chuyển đổi và đảm bảo thành công. Lời khuyên là nên tham khảo công khai và cập nhật các số liệu và phép đo với nhóm để giúp chứng minh những chiến thắng nhanh chóng và cải thiện lâu dài về số liệu mà bạn mong đợi sẽ thấy.

Một lưu ý: Trong một cuộc tái tổ chức lớn, có thể bạn sẽ cần thực hiện các thay đổi trong vòng 30, 60 hoặc thậm chí 90 ngày do phạm vi vai trò không phù hợp hoặc thay đổi hành vi bất ngờ. Hãy linh hoạt và học hỏi từ bất kỳ sai lầm nào có thể đã mắc phải. Một số quyết định có thể không hoàn hảo và cần phải thay đổi. Đừng để thiết kế của bạn trở nên quá nghiêm ngặt đến mức bạn không thể điều chỉnh thông qua việc học hỏi. Hãy theo dõi các hành vi và số liệu kết quả để đảm bảo rằng sự thay đổi trong tổ chức của bạn thành công.